Zespół, który może wszystko

Zbudowanie od podstaw własnej platformy IT, będącej krwiobiegiem LUX MED, było jednym z największych wyzwań tej organizacji. LUX MED uzyskał tytuł Lidera Informatyki 2016 w kategorii Ochrona Zdrowia.

Po pięciu latach pracy LUX MED ma własny, skalowalny system, wspierający niemal wszystkie kluczowe procesy biznesowe firmy, a także zbudowany praktycznie od zera software house, złożony z 300 specjalistów, inżynierów IT. Ta samowystarczalność pozwala organizacji realizować kolejne, udane projekty.

Decyzja o wymianie głównego systemu medycznego w Grupie LUX MED zapadła w 2010 r.

Lata 2011–2012 to konfiguracja projektu, prace architektoniczne, wybór i dostawa nowego stosu technologicznego oraz budowa i wdrożenie pierwszych aplikacji na bazie nowego frameworku. Lata 2012–2014 to budowa funkcjonalności głównego systemu, w tym wdrożenie pilotażowe pierwszego modułu dla lekarzy – elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR).

Zobacz również:

Wdrożenie produkcyjne pełnej funkcjonalności systemu 4Net i wyłączenie poprzedniego systemu nastąpiło 19 października 2014 r. Andrzej Osuch, dyrektor ds. transformacji biznesowej, sponsor projektu 4Net, pamięta kompromis podjęty przez LUX MED w 2007 r., gdy w obliczu największej integracji w sektorze zdrowia, czyli połączenia spółek dziś tworzących Grupę LUX MED, priorytetem była jak najszybsza integracja obsługi medycznej pacjentów poszczególnych podmiotów. „Każda ze spółek wnosiła do Grupy swoje rozwiązania IT, więc aby zapewnić wymienność danych w krótkim czasie, zdecydowaliśmy się nie szukać nowego rozwiązania, tylko rozbudować jeden z systemów i przeprowadzić do niego migrację pozostałych. Ta koncepcja sprawdziła się i już po siedmiu miesiącach odbyło się wdrożenie, a pacjenci zaczęli być obsługiwani we wszystkich placówkach Grupy”.

System 4Net w liczbach

• ponad 4,5 mln pacjentów obsłużonych przez system

• blisko 3 tys. jednoczesnych użytkowników w godzinach szczytu

• ponad 2 mln dokumentów medycznych generowanych miesięcznie (średnio w dni powszednie liczba wytwarzanych dokumentów przekracza 100 tys.)

• ponad 200 tys. rezerwacji miesięcznie, z czego blisko połowa za pomocą samoobsługowego Portalu Pacjenta

Firma osiągnęła cel, lecz zyskała rozwiązanie tylko na jakiś czas. Andrzej Osuch nakreśla sytuację po wdrożeniu: „Ambicje rozwojowe i tempo wzrostu biznesu po integracji wymagały już zupełnie innego podejścia. W 2010 r. zapadła decyzja o budowie nowej platformy technologicznej, w odmiennej, modułowej architekturze, która musiała zapewnić wysoką skalowalność i obsłużyć ekspansję rynkową w przyszłości”.

Tomasz Garbowski, CIO i członek zarządu ds. IT i projektów, który dołączył do firmy we wrześniu 2013 r., wskazuje na krytyczny moment, który zaważył na podjęciu przez zarząd decyzji o wdrożeniu platformy 4Net. „Punktem zwrotnym była bieżąca sytuacja spółki w połowie 2014 r. W ślad za gwałtownym wzrostem biznesu nastąpiły ogromne przyrosty danych i dokumentów medycznych, lawinowo rosła liczba transakcji i użytkowników jednocześnie korzystających z systemu, co powodowało, że poprzedni system dochodził do granic swoich możliwości. Nowe rozwiązanie miało zacząć pracować nieco później, ale we wrześniu 2014 r. mieliśmy pewność, że ciągłość działania firmy jest zagrożona i choć jesień jest najbardziej pracowitą porą roku w branży medycznej, zdecydowaliśmy się na wdrożenie platformy 4Net w październiku” – dodaje.

Budowa własnego świata

Nowy system planowany był jako rozwiązanie skalowalne, stabilne, umożliwiające szybszy i niezależny rozwój w wielu obszarach biznesowych, opierające się na bezpiecznej i nowoczesnej technologii oraz zapewniające bezpieczeństwo i jakość danych. Zakres projektu obejmował budowę nowego środowiska aplikacyjnego (software framework) w wielowarstwowej architekturze i skalowalnym modelu o wysokiej dostępności.

„Uruchomienie tak złożonego systemu modułowego nie odbywa się bez bólu. Napędzała nas determinacja do skończenia projektu i nieograniczone zaufanie oraz wsparcie biznesu. Nie było innego wyjścia – system musiał być skończony, wdrożony, sprawny, inaczej organizacja mogła być zagrożona”.

Tomasz Garbowski, CIO i członek zarządu ds. IT i projektów, Grupa LUX MED

Andrzej Osuch przytacza niektóre założenia przyjmowane podczas inicjowania projektu: „Projekt był wyzwaniem w skali całej firmy. Nowa platforma miała przejąć obsługę wszystkich procesów operacyjnych i medycznych, od prowadzenia baz pacjentów, personelu czy aparatury, poprzez definicje produktów i rozliczeń, obsługę wizyt i hospitalizacji, aż po wrażliwe dane medyczne. Co więcej, funkcji miało w przyszłości szybko przybywać. Aby zapewnić wykonalność projektu i wdrożenia, musieliśmy przyjąć wiele założeń. Oczywiste było np. szerokie wykorzystanie możliwości nowoczesnego stosu technologicznego i wielowarstwowej architektury dla zapewnienia wydajności i skalowalności. Trudniejsze, choć finalnie skuteczne, okazało się zachowanie wybranych scenariuszy nawigacji w systemie, do których przez lata przywykli użytkownicy. Mimo że ich produkcja w technologii przeglądarkowej była czasem niestandardowa i bardzo pracochłonna, koszt zwracał się z nawiązką poprzez łatwiejsze szkolenia i wdrożenie. Ważnym założeniem było zorganizowanie danych medycznych w nowym systemie od razu w pełnej zgodności z międzynarodowymi standardami branżowymi, co pozwala na sprawne i bezpieczne udostępnianie profesjonalistom medycznym dokumentacji medycznej przez pacjenta, tak ważne dla ciągłości i koordynacji leczenia. Te przykłady obrazują wagę decyzji podejmowanych w trakcie projektu dla jakości wsparcia biznesu w przyszłości”. Obecnie system 4Net jest wykorzystywany przez ponad 10 tys. użytkowników.

Tylko „big bang”

Trwałym efektem prac nad platformą było skompletowanie własnego zespołu specjalistów, liczącego dziś 300 osób. „Projekt pierwotnie był realizowany z dużym wsparciem zewnętrznym, zaangażowaliśmy kilkudziesięciu kontraktorów zewnętrznych z kilkunastu firm. Doszliśmy jednak do wniosku, że w takim składzie możemy doprowadzić projekt do wdrożenia, ale w dłuższej perspektywie spowoduje to znaczne ograniczenia w możliwościach jego rozwoju i utrzymania. Zapadła decyzja o budowie własnego zespołu. Udało się, mamy swój software house, w którym są wszystkie role – od analityków, architektów, po programistów, testerów, opiekunów aplikacji, administratorów. Dziś ‘stoimy’ na wewnętrznym IT zarówno pod względem utrzymania, jak i rozwoju. Teraz możemy wszystko…” – mówi Tomasz Garbowski.

Prace projektowe w zasadniczej fazie realizowane były w metodyce Scrum, poprzez samodzielne zespoły wytwórcze, w których skład wchodzili analitycy, deweloperzy, testerzy oraz product ownerzy z poszczególnych obszarów biznesowych. Zespoły pracowały w dwutygodniowych sprintach, kończących się dostarczeniem określonego zakresu funkcjonalnego.

Odbiory biznesowe przeprowadzane były w jak najkrótszych odstępach, niemal na bieżąco. Było to możliwe jedynie dzięki ogromnemu zaangażowaniu i determinacji biznesu. Równolegle w trybie iteracyjnym przygotowywana była migracja danych. Docelowe uruchomienie systemu poprzedzone było certyfikacjami biznesowymi w placówkach oraz w centrali Grupy LUX MED, gdzie przeznaczone do projektu osoby z wszystkich obszarów weryfikowały wszystkie istotne procesy i ścieżki biznesowe na własnych, rzeczywistych danych.

Ze względu na specyfikę danych oraz procesów, które wspiera, system 4Net musiał być uruchomiony w trybie „big bang”. W trakcie jednego zintegrowanego wdrożenia zmigrowane zostały dane, podmienione interfejsy do systemów zewnętrznych, przeprowadzone testy certyfikacyjne i uruchomiono nowy, komponentowy system centralny. Kluczowe było zapewnienie ciągłości procesów biznesowych oraz bezpieczeństwa danych przetwarzanych zarówno w poprzednim jak i nowym systemie. Przygotowany i uruchomiony został Plan ciągłości działania, który na czas wdrożenia został wsparty dodatkowymi narzędziami komunikacyjnymi oraz zapasowymi zbiorami krytycznych danych.

Kluczowe było zapewnienie ciągłości procesów biznesowych oraz bezpieczeństwa danych przetwarzanych w poprzednim i nowym systemie. Przygotowano i uruchomiono plan ciągłości działania, który na czas wdrożenia został wsparty dodatkowymi narzędziami komunikacyjnymi oraz zapasowymi zbiorami krytycznych danych.

„Projekt można było wdrożyć tylko w ten sposób, ponieważ zawierał w sobie wszystkie kluczowe procesy – od momentu kontaktu pacjenta, przez call center, wyszukania terminów, rezerwacji, aż po opisy konsultacji medycznej. Większość naszych klientów korzysta z usług medycznych w całej Polsce, nie było możliwe uruchamianie nowego systemu ani w sposób terytorialny, ani wydzielonymi modułami usług. Trzeba było to zrobić w jednym miejscu i w jednym czasie” – mówi Andrzej Osuch.

„Oczywiście, zadawaliśmy sobie szereg pytań z serii a jeśli… A jeśli w trakcie przejścia z systemu na system ryzyka się zmaterializują? Adresowaliśmy to na kilka sposobów, pierwszy, na który położyliśmy największy nacisk, to odbiory biznesowe realizowane w całej Polsce. Drugi wariant zaradczy, który wdrożyliśmy, to przygotowanie kompletnych zestawów danych, procedur, instrukcji i szkoleń na wypadek, gdyby system był niedostępny. Krótko po wdrożeniu byliśmy zmuszeni częściowo z nich skorzystać. Pierwszy miesiąc po wdrożeniu był trudny, pracowaliśmy na trzy zmiany w systemie całodobowym. Wyzwaniem była złożoność danych i skala realizowanych transakcji. Uruchomienie tak złożonego systemu modułowego, w którym mamy kilka tysięcy komponentów, nie odbywa się bez bólu, pojawiają się wąskie gardła, których wcześniej nie byliśmy w stanie przewidzieć. Jednak, jak widać, wszystko działa. Myślę, że napędzała nas silna determinacja do skończenia projektu i nieograniczone wręcz zaufanie oraz wsparcie biznesu. Nie było innego wyjścia – system musiał być skończony, wdrożony, sprawny, inaczej organizacja mogła być zagrożona” – dodaje Tomasz Garbowski.

Wdrożenie systemu 4Net i zakończenie z sukcesem okresu stabilizacji umożliwiło spełnienie postawionych celów, takich jak:

• zapewnienie bezpieczeństwa danych pacjentów;

• bezpieczne planowanie organicznego i skokowego wzrostu biznesu dzięki możliwości skalowania i monitorowania systemu;

• istotne zmniejszenie czasu TTM (time to market) dla nowych inicjatyw, dużo szybsze wdrażanie mniejszych rozszerzeń funkcjonalnych ;

• system jest w kontrolowalny sposób możliwy do integrowania z wieloma zewnętrznymi modułami za pomocą wystandaryzowanych i powszechnych rynkowo interfejsów;

• bezpieczna i nowoczesna architektura umożliwia szybkie reagowanie na problemy i celowane opracowywanie ich rozwiązań;

• poszczególne moduły systemu mogą rozwijać się z różnymi prędkościami, w sposób dostosowany do obecnych potrzeb klientów.

Odskocznia do dalszych projektów

Nowa platforma 4Net stała się podstawą do rozwijania nowych rozwiązań. Tak było w przypadku uruchomienia projektu telemedycznego. Zespół IT pokazał, że potrafi pracować nie tylko w projektach długodystansowych, ale również jest na tyle elastyczny, by prowadzić wdrożenia kilkumiesięczne.

Zwiększający się popyt oraz zmieniające się oczekiwania pacjentów spowodowały, że biznes zainteresowany był znalezieniem nowych sposobów świadczenia usług medycznych z wykorzystaniem nowych kanałów i technologii. Zmiana ustawy o zawodzie lekarza oraz ustaw pokrewnych z końca 2015 r. umożliwiła zapoczątkowanie nowych usług zdalnych.

„Myśląc o telemedycynie, skupiliśmy się na szukaniu rozwiązań technologicznych, które moglibyśmy zaadaptować pod procesy medyczne. Na starcie w obszarze naszych poszukiwań był tylko rynek polski. Mieliśmy przykłady banków, które uruchamiały platformy audio i video chatów z konsultantami, początkowo chcieliśmy dostosowywać te rozwiązania” – mówi Tomasz Garbowski. „Jednak zaczęliśmy się też zastanawiać, czy jest szansa na wykorzystanie know-how grupy Bupa, której częścią jest LUX MED. Okazało się, że w Hiszpanii rozwiązania telemedyczne są właśnie w fazie testów, skorzystaliśmy więc z ich doświadczenia”.

Projekt został zrealizowany w 4 miesiące. Jak to możliwe? „W myśl podejścia MVP (Minimum Viable Product) wspólnie z biznesem udało się nam opracować rozwiązanie uproszczone, które w razie powodzenia u pacjentów, można rozbudować. Taki pomysł świetnie się sprawdził” – wyjaśnia szef IT.

Dzięki wdrożonemu nowemu rozwiązaniu uruchomione zostało oferowanie konsultacji medycznej pacjentom poprzez czat w formie tekstowej, audio i wideo. Specjaliści oferujący dany typ konsultacji pogrupowani są dzięki wirtualnym gabinetom, do których stworzona jest centralna wirtualna kolejka oczekujących. Rozwiązanie to jest unikalne w skali rynku, daje pacjentom oraz lekarzom poczucie kontroli i wiedzy na temat sposobu realizacji usługi medycznej, jej organizacji i cyklu życia.

Projekt wystartował w styczniu 2015 r., uruchomienie nastąpiło już w kwietniu. W lipcu zaś, zgodnie z zakładanym rozwojem sytuacji, pojawiło się uzasadnienie biznesowe i pomysł budowy docelowej platformy telemedycznej. Od września ruszyły prace analityczne i projektowe z hiszpańską Costaisą (dostawca rozwiązania na tamtejszy rynek), w efekcie pierwsza wersja produkcyjna gotowego rozwiązania została wdrożona w połowie grudnia 2015 r. W kwietniu 2016 r. wdrożono kolejną wersję rozwojową, wzbogaconą o nowe funkcje, m.in. przesyłanie plików przez pacjentów. Obecnie trwają prace nad wersją mobilną, która będzie wdrożona jeszcze w 2016 r.


TOP 200