Ze świadomością ograniczeń

Systemy Business Intelligence pozwalają na podejmowanie dobrych decyzji. Wspierają proces biznesowy w jego kluczowych punktach i minimalizują ryzyko, jakie organizacja ponosi na poziomie operacyjnym i strategicznym.

Systemy Business Intelligence pozwalają na podejmowanie dobrych decyzji. Wspierają proces biznesowy w jego kluczowych punktach i minimalizują ryzyko, jakie organizacja ponosi na poziomie operacyjnym i strategicznym.

Od ponad 50 lat rozwija się idea budowy i wykorzystania rozwiązań klasy Business Intelligence. Systemy te przede wszystkim mają za zadanie wspierać nas w podejmowaniu decyzji - niezależnie od ich złożoności, wpływających na nie zmiennych czy ograniczeń, w świetle których dokonywany jest wybór. W jaki sposób używamy ich w tej chwili? Aby skutecznie odpowiedzieć na pytanie, jaki mają one wpływ na procesy biznesowe zachodzące w organizacjach, prześledźmy kilka przykładów.

W sektorze finansowym najbardziej krytyczne decyzje zapadają w procesie rozpatrywania wniosków kredytowych. Odpowiednia ocena wiarygodności i zdolności kredytowej klienta banku jest kluczowa dla zapewnienia, z jednej strony, rentowności sprzedawanego produktu, a z drugiej strony - dla minimalizacji wymogu kapitałowego nakładanego na bank. W tym obszarze od zawsze królowały rozwiązania Business Intelligence, pozwalając na budowanie z wykorzystaniem metod statystycznych, profili klientów umożliwiających predykcję ich zdolności kredytowej i ich wiarygodności.

Stale rosnące wolumeny wykonywanych połączeń, dokonywanych w procesie wykorzystania produktów telekomunikacyjnych, podnoszą wagę ryzyka utraty przychodów przez operatorów. Pominięcie informacji w procesie naliczania opłat (billing), czy też w momencie drukowania faktur dla klientów, oznacza niepoinformowanie klienta o istniejącym zobowiązaniu, a co gorsza brak informacji o tym fakcie w systemach informatycznych. Rozwiązaniem tego zagadnienia jest wdrożenie systemów Business Intelligence czuwających nad przepływem danych w procesie rozliczania klientów. Spółki telekomunikacyjne, poza zmniejszeniem ryzyka swojej działalności i zagwarantowaniem przychodu adekwatnego do zrealizowanych usług, uzyskują także dodatkową wartość: w oczach udziałowców stabilizacja i gwarancja przychodu przekłada się bezpośrednio na wartość akcji danej spółki.

Firmy produkcyjne wraz ze swoim wzrostem, borykają się z problemem odpowiedniego monitorowania swojej działalności tak, aby możliwe było wdrażanie i śledzenie realizacji zakładanej strategii. Z pomocą przychodzą tu także rozwiązania oraz metodyki takie jak Balanced Scorecard. Dzięki ich wdrożeniu odpowiednia informacja jest kierowana na adekwatne szczeble zarządzania, a dodatkowo automatycznie przeliczane agregaty pozwalają na weryfikację stopnia realizacji poszczególnych inicjatyw wchodzących w skład strategii.

Proces podejmowania decyzji

Realizacja procesów biznesowych przez organizacje to przede wszystkim podejmowanie decyzji. Aby dokonać wyboru, z definicji, należy mieć co najmniej dwie możliwości, ot choćby tak proste jak: tak i nie. Podjęcie decyzji w procesie biznesowym może być z pewnych powodów trudne. Przykładowymi przyczynami trudności zwykle są:

  • duża liczba wariantów - np. wybór grup docelowych dla kampanii marketingowych;
  • poziom skomplikowania sytuacji decyzyjnej - np. wybór elementów portfela inwestycyjnego zapewniającego wybrany poziom ryzyka i planowanego zwrotu z inwestycji;
  • skrajnie wysokie korzyści do osiągnięcia postawione naprzeciw bardzo dużych strat - np. decyzja o wysokości kapitału instytucji finansowej;
  • komplikacja i złożoność samego procesu decyzyjnego - np. proces planowania i budżetowania w dużych organizacjach;
  • ograniczenia, pod jakimi decyzja jest podejmowana.

Systemy Business Intelligence znajdują zastosowanie wszędzie tam, gdzie powyższe czynniki mają wpływ na proces decyzyjny. Dlaczego tak się dzieje? Organizacje szukają wsparcia w podejmowaniu decyzji w systemach Business Intelligence, ponieważ pomagają one podejmować jakościowo dobre decyzje.

Kryteria dobrej decyzji

Dobre decyzje wiążą się z określonym zestawem cech, jakie można im przypisać. Przede wszystkim podjęta decyzja musi być powszechnie jednoznaczna. Dotyczy to rozumienia przez całą organizację i strony zaangażowane w proces, który z dostępnych wariantów został wybrany, jakie konsekwencje ta decyzja niesie oraz w jaki sposób została podjęta. Można to uzyskać poprzez zbudowanie hurtowni danych, będącej jednym źródłem prawdy oraz unifikującej obowiązujący model pojęciowy.

Kolejny kluczowy aspekt to konieczność podejmowania decyzji we właściwym czasie. W bieżących realiach rynkowych nie można pozostawać w tyle każąc klientom czekać, a konkurowanie czasem obsługi i realizacji procesów biznesowych stało się standardem. Najprostszy przykład to podejmowanie decyzji kredytowej - jeżeli klient nie otrzyma gwarancji udzielenia atrakcyjnego kredytu, to zwróci się do konkurencji lub, co gorsza, jego potrzeba uzyskania dodatkowych środków finansowych przeterminuje się.

Jeżeli przyglądamy się dużym organizacjom, szczególnie tym posiadającym skomplikowane procesy planowania i budżetowania oraz rozwinięte strategie dekomponowane na wiele poziomów inicjatyw, zauważamy kolejną cechę dobrej decyzji - korelację ze strategią organizacji, a nie tylko taktycznymi aspektami jej podejmowania. Wdrożenie systemów BI pozwala na monitorowanie wskaźników efektywności organizacji i ich korelacji z realizacją inicjatyw wynikających ze strategii. Dzięki znajomości metod dekompozycji i agregacji wskaźników, możliwe jest prowadzenie analizy przyczyn i efektów zmian ich wartości. Rozwiązania BI pozwalają na modelowanie zachowań wskaźników w czasie jako konsekwencji podejmowanych decyzji - umożliwiają prowadzenie zaawansowanych symulacji różnych scenariuszy postępowania.

Kiedy instytucja finansowa udziela kredytu, podejmuje się pewnego poziomu ryzyka. Bezpośrednio przekłada się to na kwotę kapitału, jaka będzie musiała być zamrożona na poczet tego ryzyka. Podobnie kiedy system Business Intelligence jest wykorzystywany do planowania obciążenia dla call center obsługującego klientów operatora telekomunikacyjnego, podejmowane jest ryzyko, że zagwarantowany wolumen osób i linii telefonicznych okaże się niewystarczający. Wynika z tego prosty wniosek, że decyzja powinna być wyborem podejmowanym w kontekście ocenionego i zważonego ryzyka. Proces biznesowy powinien być świadom skali ryzyka, jakie wiąże się z sugerowaną przez system informatyczny decyzją. Należy także pamiętać, że jednym z kryteriów i ograniczeń podejmowania decyzji jest właśnie ryzyko.

Często popełnianym błędem jest podejmowanie decyzji bez odpowiedniego procesu weryfikacji, czy rzeczywiście jest ona zgodna z ograniczeniami i czy rzeczywiście możliwe jest wdrożenie jej w życie. Dobra decyzja, to decyzja podjęta na bazie wszystkich informacji.


TOP 200