Zarządzanie projektami w firmach wystawiane jest, często nieświadomie, na wielką próbę. Dlaczego? Można określić to jako niepotrzebny spór o słowa. Dokładnie tak - zarzewiem nieporozumień jest próba rozumienia definicji projektu podejmowana przez osoby zaangażowane w projekt i operujące różnymi zestawami pojęciowymi. Dopóki nie wyrwiemy się ze słownej pułapki pod tytułem projekt, dopóty trwać będą spory o znaczenie słów opisujących rzeczywistość projektową.

Słowa, słowa, słowa

Marek Kowalczyk, prezes MANDARINE Project Partners, który w swojej pracy zawodowej stara się nauczyć menedżerów projektów innego sposobu myślenia niż zamknięcie w ciasnych pojęciach, zwraca uwagę na idee mało znanego, choć bardzo ważnego dla świata nauki filozofa i logika Alfreda Korzybskiego, żyjącego na przełomie XIX i XX wieku. Naukowiec stwierdził bowiem, że mapa to nie terytorium, zaś słowo to nie przedmiot. Jak to się ma do materii projektów? Przywiązanie menedżerów projektowych do słów powoduje, że zaczynają oni utożsamiać słowo projekt, czy szerzej - opisaną słowami definicję, z bytem realnym, który może być opisany tymi tylko właśnie słowami. "To oczywiście prowadzi do sporów o właściwą, tę jedyną definicję projektu. Spieranie się o prawdziwe znaczenie słów nie ma najmniejszego sensu" - mówi Marek Kowalczyk. Jak zauważa, definicje nie są ani prawdziwe, ani fałszywe, mogą być natomiast bardziej lub mniej użyteczne. "To, co wydaje się ważne, to przeniesienie ciężaru dyskusji w firmach z abstrakcyjnej na pragmatyczną, czyli zrozumienie i zdobycie wiedzy, kiedy warto do danej sytuacji podejść z takim zestawem narzędzi, który możemy nazwać metodą projektową" - mówi Marek Kowalczyk.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

W firmach słowo "projekt" jest używane na oznaczenie bardzo różnych sytuacji, więc pojęcie projektu staje się zbyt szerokie i przez to nieużyteczne. Z faktu, że do określenia danej sytuacji używa się miana projektu, nie wynika, że do tej sytuacji warto wyciągać cały dostępny arsenał zarządczy. W przestrzeni komunikacji słowo "projekt" jest stosowane do bardzo różnych rzeczy - dla jednych menedżerów, czy szerzej: pracowników firmy, pod płaszczykiem słownym projekt kryje się na przykład wszystko to, co nie jest codzienną pracą wykonywaną w ramach powierzonych obowiązków, dla innych oznacza to tylko coś naprawdę dużego w firmie - taki projekt przez duże P, jeszcze inni projektem nazwą wszystkie możliwe aktywności w organizacji. Słowem, które w wielu firmach od razu kojarzy się z projektem, jest zespół (projektowy). Mówienie o projekcie w tych organizacjach od razu oznacza powołanie zespołu projektowego - dedykowanego zespołu ludzi, którzy są wyłączeni z bieżącej pracy w organizacji. A co, jeśli te konotacje są nietrafne?

Oczywiście, istnieją definicje projektu, sęk w tym, że ich zastosowanie nie oznacza rozwiązania wszystkich problemów trawiących firmę od strony zarządczej projektów. Mamy choćby oficjalną definicję PMI, która mówi, że projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego wyrobu lub dostarczenia unikalnej usługi. Z kolei wg PRINCE2 projekt to tymczasowa organizacja powołana dla dostarczenia jednego lub więcej produktów, zgodnie z ustalonym uzasadnieniem biznesowym. Jak jednak na poziomie pojęciowym przyporządkować jedną czy drugą definicję do rzeczywistości firmy? "Jeśli otwieramy po raz setny sklep należący do sieci, to czy słuszne wydaje się tu mówienie o innowacyjności? Czy to jest zatem projekt?" - Marek Kowalczyk wskazuje na niebezpieczeństwa stojące za sztywnymi definicjami, które nie opisują do końca rzeczywistości.