Dzisiejsze zestawy zarządzania zasobami idą często znacznie dalej: poza inwentaryzacją i pomiarem użytkowania oprogramowania, przechowują również informacje finansowe i o przynależności zasobów lub integrują się z istniejącymi systemami finansowymi, zarządzania usługami i kadrowymi. W ten sposób dane o zasobach mogą być powiązane z użytkownikami, gwarancjami, wywołaniami pulpitu pomocy, stopniem zużycia i zmianami rozwiązań zarządzania. Tak osiąga się etap proaktywny. Stan ten oznacza możliwość zbudowania pewnych aplikacji i procesów wykorzystujących bazę danych o zasobach, wspomagających zarządzanie cyklem życia zasobów.

Osiągnięcie tego etapu pozwala działom IT na lepsze manipulowanie kosztami obsługi każdego zasobu i określenie rzeczywistych kosztów posiadania, a tym samym przygotowywanie bardziej konkretnego i precyzyjnego budżetu IT. Może także pomóc w śledzeniu gwarancji, kontraktów serwisowych i umów SLA (Service Level Agreement). Wcale nierzadkim przypadkiem w wielu firmach jest rozpoczęcie projektu, zakup oprogramowania, a następnie zaniechanie projektu bez kasowania umów serwisowych.

Większość zestawów zapewnia także przejście do etapu "usługi", w którym można budować warstwę automatycznych procesów, wykorzystujących zarządzanie zasobami i inne zintegrowane systemy. Można np. ustawić proces zatwierdzania zamówień i następnie uaktualniać bazę danych o zasobach w momencie wdrożenia zakupionego zasobu. Można też ustawiać automatyczne procesy zgłaszania zapotrzebowania na wyposażenie z chwilą zatrudnienia nowego pracownika i wprowadzenia go do systemu kadrowego. Niektóre pakiety zarządzania zasobami zawierają własne, podstawowe, automatyczne usługi zapotrzebowania i katalog mechanizmów, które użytkownicy wykorzystują do składania zamówień na sprzęt i usługi ze strony IT. BMC np. łączy swój system zarządzania zmianami z bazą danych zarządzania zasobami, tak aby wszystkie zmiany w osprzęcie i oprogramowaniu mogły być rejestrowane.

Ostatnim etapem jest "analiza wartościowa". Etap ten osiąga się wtedy, gdy posiadane dane analizuje się pod kątem znalezienia możliwości obniżki kosztów i przygotowuje się comiesięczne rekomendacje dla jednostek biznesowych. Niektórzy dostawcy zarządzania zasobami zaczynają dostarczać szersze narzędzia analityczne przeznaczone do tego celu. CA oferuje produkt o nazwie Unicenter Asset Intelligence, a Peregrine moduł Asset Optimization. Można także spotkać dostawców, takich jak Blazent i Datastream, którzy specjalizują się w inteligencji biznesowej związanej z IT oraz w analizatorach analizujących informacje związane zarówno z zarządzaniem zasobami, jak i innymi systemami.

Powoli i równomiernie

Osiągnięcie etapu analizy jest przedsięwzięciem wielopłaszczyznowym, które może okazać się zbyt skomplikowane dla wielu organizacji. Większość analityków i dostawców zaleca rozpoczynanie wdrażania zarządzania zasobami w małych, dających się opanować krokach. Można zaczynać od pojedynczej jednostki biznesowej lub pojedynczego procesu zarządzania zasobami.

Jeżeli posługiwano się arkuszami kalkulacyjnymi, to najprostszym ruchem jest przejście do automatycznej inwentaryzacji. W kolejnym kroku można myśleć o jej integracji z systemem finansowym.

Po osiągnięciu bieżącego stanu inwentaryzacji, można przejść na następny poziom. Zarządzanie zasobami to bardziej procesy niż oprogramowanie i konieczny jest odpowiedni czas na wyjaśnienie tych procesów i przezwyciężenie przeszkód "politycznych". Jednym z większych wyzwań jest to, gdzie umieścić zarządzanie zasobami w organizacji.

Większość departamentów IT dojdzie jednak do wniosku, że nie może spełnić wymagań nowych regulacji, czy też przestawić się na działanie zgodne z regułami biznesu, bez wiedzy o tym co się posiada, a zarządzanie zasobami jest jedną z najefektywniejszych dróg uzyskania takiej wiedzy.