Zarządzanie projektami - priorytet nowoczesnej firmy

Coraz więcej firm inwestuje w rozwiązania do zarządzania projektami - znajdują się one na liście priorytetów biznesowych. Potrzeba wdrażania takich rozwiązań oraz wymiana starszych narzędzi na bardziej efektywne powoduje roczny wzrost rynku na poziomie 10%.

Coraz więcej firm oraz instytucji prowadzi swoją działalność w oparciu o podejście projektowe. Do realizacji takiego podejścia potrzebne są jednak specjalistyczne narzędzia - oprogramowanie do zarządzania projektami. Dzięki niemu organizacje uzyskują kontrolę nad całością realizowanego zadania i mogą stosunkowo łatwo poradzić sobie z najważniejszymi ograniczeniami dotyczącymi każdego projektu, z tzw. trójkątem ograniczeń na który składa się czas, budżet, zakres i jakość. Bieżąca kontrola nad projektem umożliwia bowiem szybkie reagowanie na występujące przekroczenia, czy odstępstwa od założonego harmonogramu.

Narzędzia project management można stosować niezależnie od wielkości firmy. Sprawdzą się zarówno w korporacjach jak i w przedsiębiorstwach z sektora MŚP, a także w instytutach badawczych. - "Wielkość organizacji nie mam większego znaczenia, istotny jest przedmiot działalności. Wszędzie tam gdzie pojawia się produkcja jednostkowa, wymagająca uruchomienia szeregu działań, od fazy koncepcji do realizacji zaczyna mieć sens praca w strukturze projektu. Oczywiście w związku z tym prym wiodą przemysł maszynowy, stoczniowy, branża pojazdów specjalnych czy producenci instalacji przemysłowych" - mówi Tomasz Majcherek, prezes zarządu i dyrektor generalny w proALPHA Polska. PM będzie też dużą pomocą w firmach budowlanych, przedsiębiorstwach zajmujących się projektami energetycznymi i wszędzie tam, gdzie realizowane są dłuższe, złożone przedsięwzięcia – także te badawczo-rozwojowe, w których szczególnie uważnie trzeba monitorować koszty.

Właściwie dobrane i wdrożone rozwiązania project management zdecydowanie ograniczają marnotrawstwo kosztów, które jest bolączką wielu projektów. Brak przepływu informacji i nadzoru nad postępem prac powoduje bowiem opóźnienia, co ma odbicie w rentowności produkcji. Jak wynika z badań prowadzonych przez Project Management Institute (PMI) na każdy miliard dolarów zainwestowany w projekty w USA w 2017 roku, 97 mln USD zostało zmarnowanych z powodu słabej wydajności projektu. W stosunku do poprzedzającego roku nastąpiła co prawda znaczna poprawa - wówczas straty wynosiły 122 mln USD na jeden miliard, ale nadal oznacza to, że prawie 10% zasobów inwestowanych w projekty jest marnowanych.

Inwestycje w zarządzanie projektami mają wysoki priorytet w organizacjach

Narzędzia PM są obecnie na liście priorytetów biznesowych w wielu firmach. Siedemdziesiąt sześć procent dyrektorów PMO (project management officer) i 75% kadry zarządzającej wyższego szczebla zapytanych przez PMI jak ważne jest dla nich inwestowanie w technologię umożliwiające sukces projektu stwierdziło, że jest to "umiarkowanie wysoki" lub "bardzo wysoki" priorytet. Z przeprowadzonej przez GetApp w 2017 roku ankiety wśród 200 kierowników projektów z USA wynika, że poszukują oni jak najlepszych rozwiązań PM. Dwie trzecie respondentów (66%) nosiło się z zamiarem zmiany posiadanego dotychczas oprogramowania do zarządzania projektami w ciągu najbliższego roku. Powodem zmiany dla 37% respondentów było zapotrzebowanie na solidniejszy, bardziej rozbudowany system, zawierający brakujące funkcje oraz umożliwiający automatyzację jak największej ilości zadań.

Zarówno potrzeba wdrażania nowych rozwiązań, jak i wymiana na bardziej efektywne powoduje duży wzrost rynku oprogramowania do zarządzania projektami. Według raportu Markets and Markets jego średnioroczny wzrost (CAGR) w latach 2018-2023 będzie się utrzymywał na poziomie 10,14%. Sam rynek zarządzania projektami IT, które stanowią dziś duży procent realizowanych projektów z racji na cyfryzację przedsiębiorstw, wzrośnie z 3,6 mld USD w 2014 roku do prognozowanej wartości 5,4 mld w 2021. Coraz więcej przedsiębiorstw używa rozwiązań PM w chmurze. Według WiseGuyReports światowy rynek oprogramowania do zarządzania projektami online do końca 2020 r. wygeneruje przychody w wysokości 1,52 mld USD.

Wzrost rynku jednoznacznie wskazuje, że firmy bardziej niż kiedykolwiek wcześniej zaczynają zdawać sobie sprawę z wartości, jaką mogą uzyskać dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami. Jest to przede wszystkim poprawa alokacji zasobów, zmniejszenie ilości błędów i mocne trzymanie się budżetów.

Jak ERP wspiera zarządzanie projektami

Narzędzi IT przeznaczonych do zarządzania projektami jest na rynku ogromna ilość; są to zarówno samodzielne rozwiązania jak i moduły będące częścią systemów do planowania zasobów przedsiębiorstw (ERP). W przypadku nabycia oprogramowania od innego producenta konieczna jest oczywiście jego integracja. Jednak, jak twierdzą eksperci, rzadko osiąga ona poziom sprawności modułu stanowiącego integralną część systemu ERP. "Powiązania z pozostałymi modułami systemu, takimi jak planowanie produkcji, księgowość i controlling są tak daleko idące, że tylko kompleksowe rozwiązanie maksymalizuje efekt synergii" - potwierdza Tomasz Majcherek.

Dla wielu firm moduł systemu ERP jest rozwiązaniem wystarczającym dla ich potrzeb. Standardowe funkcjonalności modułu zarządzania projektami to przede wszystkim - jak dodaje Majcherek - budowanie wielopoziomowej struktury projektu (etapy, zadanie, czynności, kamienie milowe); definicja zasobów dostępnych w projekcie (powiązanie ich z kalendarzami ich dostępności); alokowanie zasobów w projekcie; długookresowe planowanie zapotrzebowania materiałowego; harmonogramowanie projektów; możliwość tworzenia budżetów projektu, śledzenie realizacji i odchyleń i obligatoryjnie - uwzględnienie niezaksięgowanych pozycji kosztowych.

Jeśli dany producent używanego dotąd w firmie sytemu posiada moduł zarządzania projektami można go wdrożyć w dowolnym momencie, gdy tylko zrodzi się taka potrzeba. "Wszystkie funkcje planistyczne można konfigurować i uruchamiać zupełnie niezależnie od działających już elementów systemu ERP. Dotyczy to zarówno czasu uruchamiania jak i zakresu" - mówi Andrzej Seroczyński, product manager obszaru "Zarządzanie Projektami" w Simple. "Warto zarządzanie projektami połączyć z obiegiem dokumentów – kierownicy projektów, osoby odpowiedzialne za wydatki nawet na urządzeniu mobilnym mogą dzięki temu wskazać, jakiego elementu projektu dany dokument dotyczy" - dodaje Tomasz Rutkowski, dyrektor konsultingu systemów ERP w Comarch.

Atutem zintegrowanego modułu zarządzania projektami jest możliwość łączenia procesów między działami, a także tworzenie powiązań na linii sprzedaży i produkcji, co pozwala na skuteczne planowanie i kontrolowanie terminów i zadań. "Proces tworzenia i zatwierdzania projektu, jak i procesy realizacji poszczególnych zadań mogą być sterowane poprzez konfigurowalny mechanizm zatwierdzeń"- mówi Ryszard Krawczyński, główny konsultant sprzedaży Aplikacji Oracle w Oracle Polska.

Moduły projektowe stoją też na straży budżetu umożliwiając definiowanie planów finansowych na różnych poziomach szczegółowości. Dzięki mechanizmowi kontroli budżetowej, kierownicy projektu mogą ograniczać koszty ponoszone na poszczególne zadania w danym okresie lub informować osoby zaangażowane w realizację projektu o przekroczeniu zaplanowanej kwoty.