Zarządzanie pocztą internetową

IProgram firmy Mustang kieruje przepływem listów wysłanych na wspólne konta pocztowe.

IProgram firmy Mustang kieruje przepływem listów wysłanych na wspólne konta pocztowe.

Najlepsze wynalazki - jak na przykład spinacz - zapewniają proste rozwiązanie powszechnie występujących problemów. Internet Message Center (Internet Messaging Center) 1.0, Business Edition firmy Mustang Software należy umieścić w tej elitarnej grupie.

Internet Messaging Center rozwiązuje problem, z którym boryka się rosnąca liczba firm prowadzących sprzedaż i marketing poprzez Internet. W prawie każdej z nich pojawiają się kłopoty związane z osbługą tzw. "ślepych listów elektronicznych". Są to na ogół przesyłki wysłane przez użytkowników Internetu na podane konto firmowe (najczęściej będące aliasem, sprzedaz@firma.com).. Takie listy należy skierować do właściwej osoby w firmie. Problem pojawia się w sytuacji, gdy tych listów pojawia się coraz więcej, zaś ich lekturą ma zajmować się dany dział, w którym pracuje większa liczba osób. W jaki sposób sprawnie kierować ich rozdziałem, aby dany list otrzymywał tylko jeden pracownik (by nie dopuścić do bałaganu) i to najlepiej ten w danej chwili wolny.

Dotychczas można było ten problem rozwiązać jedynie częściowo, używając skryptów i reguł dostępnych w programach pocztowych, takich jak Microsoft Exchange Serverze, cc:Mail lub Lotus Notes. Programy te sprawdzały tekst nadesłanej wiadomości i - w zależności od zawartości - przesyłały ją określonemu użytkownikowi. Jednakże rozwiązanie to jest trudne do zrealizowania i często doprowadza do dużej liczby źle przesłanych wiadomości.

Rozwiązanie Mustanga jest prostsze i bardziej efektowne. Potrzeba jedynie kilku minut, żeby skonfigurować w module administracyjnym Ineternet Messaging Center wspólne konto dla nadsyłanych listów. Następnie utworzyć konta użytkowników dla wszystkich pracowników działu. Chcąc utworzyć konto użytkownika, trzeba podać jego nazwę, hasło i adres poczty elektronicznej. Na koniec zainstalować w komputerach pracowników oprogramowanie klienta.

Pracownik musi jedynie uruchomić program agenta i wybrać przycisk Get, dzięki czemu serwer Internet Messaging Center dowiaduje się, że dany pracownik jest gotów do odbierania listów. Wówczas następna w kolejce wiadomość zostanie przesłana pod adres poczty elektronicznej pracownika (użytkownicy mogą korzystać z dowolnego klienta poczty elektronicznej POP3). Użytkownicy otrzymują po jednej wiadomości, tak więc ich skrzynki z pocztą nadesłaną nie zapełniają się szybciej niż są w stanie ją obsłużyć.

Po otrzymaniu wiadomości użytkownik może udzielić nadawcy odpowiedzi albo przesłać ją komuś innemu w celu podjęcia innych działań. Ponieważ pracownicy otrzymują informacje dopiero po poinformowaniu oprogramowania klienta Internet Messaging Center, że są dostępni, listy nie będą zbędnie gromadzone w skrzynce osoby, która akurat wyszła na obiad lub jest na urlopie.

Możemy też utworzyć więcej wspólnych kont, a Internet Messaging Center będzie przesyłał nadchodzące listy do właściwego konta, uwzględniając zawartość nagłówka listu. Pozwala to na przykład utworzyć jedno konto dla listów związanych ze sprzedażą i drugie - dla serwisu.

Rozdzielanie wiadomości między pracowników jest jedną z ważnych zalet programu Internet Messaging Center. Możliwość ewidencjonowania listów jest chyba równie istotna. Każda przesyłka trafiająca do konta wspólnego automatycznie otrzymuje numer identyfikacyjny. Jednocześnie do nadawcy wysyłana jest informacja o otrzymaniu przesyłki. W automatycznej odpowiedzi umieszczony jest numer identyfikacyjny na wypadek, gdyby klient chciał później odwołać się do oryginalnego listu.

Gdy wiadomość znajdzie się już w systemie, Internet Messaging Center kontroluje nie tylko oryginalną przesyłkę, lecz również ewentualne odpowiedzi. Pracując z Internet Messaging Center, można niemal natychmiast utworzyć zestawienie informujące o aktualnym statusie i przepływie wiadomości. Godny uwagi jest program usługowy do generowania raportów. Mamy do dyspozycji 10 różnych typów raportów - między innymi dotyczące kontroli przesyłek elektronicznych, otrzymanych od klientów, oraz statusu przesyłek. Można przy tym określić interesujące nas konto wspólne i przedział czasowy. W efekcie, w zupełnie prosty sposób przekonamy się, kto pracuje więcej, a kto mniej. Który z pracowników jest bardziej wydajny.

Jeśli programy do tworzenia raportów dołączane do Internet Messaging Center okażą się niewystarczające, można bez problemu zapisać dane Internet Messaging Center i przeanalizować je za pomocą innego programu do tworzenia raportów.

Internet Messaging Center można uruchomić na komputerze PC, wyposażonym co najmniej w procesor Pentium i 32 MB RAM, do tego potrzebne jest ok. 2 GB wolnego miejsca na dysku twardym na otrzymywane wiadomości. Oprogramowanie klienta i serwera Internet Messaging Center może działać pod systemem operacyjnym Windows NT 4.0 lub Windows 95. Będzie też potrzebny serwer poczty elektronicznej SMTP/POP3 i stałe łącze internetowe.

<hr size=1 noshade>InfoWorld z 13.10.97r. tłum. BTInfo