Oferta dla nietypowych

Znacznie węższa jest oferta specjalistycznego oprogramowania obsługującego np. pracę szpitali, kancelarii prawniczych, zakładów gastronomicznych, hoteli, sklepów internetowych, warsztatów, salonów samochodowych, szkół czy biur rachunkowych. Nie oznacza to jednak, że mniej typowe firmy i organizacje skazane są na systemy własnej produkcji. Istnieje sporo firm, które nastawiły się wyłącznie na obsługę przedsiębiorstw działających w danej branży, np. banków spółdzielczych, szkół, szpitali czy aptek. Istnieje też spora grupa producentów oprogramowania, którzy tworząc systemy o podstawowej funkcjonalności, nadające się dla prawie każdej firmy, uzupełniają je modułami umożliwiającymi informatyczną obsługę specyficznej działalności, np. prowadzenia sklepu internetowego, wydawnictwa, agencji nieruchomości, spółdzielni mieszkaniowej, sprzedaż ciepła, wody czy energii elektrycznej przez przedsiębiorstwa użyteczności publicznej czy produkcję przetworów mięsnych.

Co więcej, zakup modułów specjalizowanych nie oznacza wcale konieczności zakupu modułów finansowo-księgowych czy kadrowo-płacowych tej samej firmy. Całość oprogramowania wykorzystywanego przez firmę nie musi bowiem pochodzić od jednego producenta. Można podejść do problemu informatyzacji firmy zgodnie ze strategią best of breed, czyli wybierając najlepsze oprogramowanie do danego celu. Wiele firm z powodzeniem łączy np. systemy kadrowo-płacowe jednej firmy z aplikacjami finansowymi innej. Robią tak nawet firmy zatrudniające kilka tysięcy pracowników i korzystające z takich systemów, jak SAP R/3 czy Oracle Applications.

Wynika to z faktu, że najczęściej największym producentom oprogramowania nie opłaca się tworzyć i rozwijać modułów związanych z ustawodawstwem danego kraju. Lukę wypełniają lokalni producenci oprogramowania. Jest to dowód na to, że można z sukcesem łączyć oprogramowanie jednej firmy z systemami drugiej po warunkiem, że nie ulegnie się pokusie integrowania wszystkiego ze wszystkim. Producenci oferują pakiety oprogramowania zazwyczaj jako zbiór programów, które współpracują ze sobą, ale mogą również działać niezależnie. Korzystanie z systemów kilku producentów może być przyczyną problemów z integracją całości. Jednocześnie jednak - zwłaszcza w przypadku mniej typowych modułów - wyjątkowo udane rozwiązanie producenta w zakresie kontrolingu nie musi być gwarancją tego, że jego system umożliwiający obsługę mobilnych handlowców będzie równie udany.

Rozwój oprogramowania największych producentów systemów dla małych i średnich przedsiębiorstw poszedł ostatnio nie tyle w kierunku rozwiązań przeznaczonych dla wybranych branż, ile w kierunku rozbudowy narzędzi umożliwiających analizę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Programy pozwalające na tworzenie różnego rodzaju raportów finansowych, analizę płynności finansowej czy systemy kontrolingowe - to pierwszy etap wychodzenia pakietów przeznaczonych dla rynku MSP poza podstawową funkcjonalność. Znacznie rzadziej rozwój dotyczy systemów produkcyjnych czy logistycznych. Czasem pojawiają się moduły zarządzania projektami czy analizy kosztów ABC.

System standardowy czy szyty na miarę?

Im więcej funduszy na informatyzację mają mali i średni przedsiębiorcy, tym częściej producenci oprogramowania mówią o dostosowywaniu swoich pakietów do potrzeb danego przedsiębiorstwa, często określa się to mianem customizacji. Systemy takie mogą rzeczywiście lepiej odpowiadać potrzebom firmy, ale w miarę możliwości lepiej nie wprowadzać ich samodzielnie i nie wymagać od producenta oprogramowania wprowadzania zbyt wielu zmian w pakiecie, który firma zdecydowała się kupić i wdrożyć. Wszystkie zmiany kosztują, a ich wprowadzenie wiąże się czasem z przejściową niestabilnością oprogramowania. Przede wszystkim jednak wszystkie zmiany powodują problemy w chwili przejścia na kolejną wersję programu, ponieważ muszą zostać wprowadzone ponownie i nie jest to bynajmniej mechaniczne przeniesienie fragmentów kodu.

Wprowadzenie zmian wiąże się też często z konsekwencjami, których nie można przewidzieć w chwili ich planowania. Zmiany wpływają na zachowanie całego systemu, a niektóre z nich spowodują efekt domina w innych modułach. Może się też okazać, że zmiany wikłają firmę w zależność od producenta oprogramowania, który za każdą godzinę pracy swoich konsultantów wystawia słony rachunek. Z czasem system, w którym wprowadzono zbyt wiele zmian, może okazać się zbyt skomplikowany i mało intuicyjny w obsłudze.

Konsultanci od paru lat są zgodni co do tego, że jeśli chce się osiągnąć sukces we wdrożeniach oprogramowania wspierającego zarządzanie, trzeba zacząć od rzeczy małych.

Podzielić planowane wdrożenie na kilka wyraźnie zakreślonych etapów, których efekty (lub ich brak) łatwo będzie stwierdzić. Zacząć od jednego modułu, a w przypadku firmy wielooddziałowej przeprowadzić wdrożenie pilotażowe w jednym oddziale.

To pozwoli uzmysłowić uczestnikom projektu, jakie ograniczenia ma wybrany pakiet oprogramowania i jakich zmian w firmie wymagać będzie jego wdrożenie. Urealni również oczekiwania, co do czasu trwania projektu i kosztów, które trzeba ponieść, również tych związanych z nakładem pracy własnych pracowników.

Nie warto również przesadzać i dać się naciągnąć na pełną gamę funkcjonalności, które w danej firmie nie są do niczego potrzebne.

Zwiększą one z pewnością sprzedaż producenta oprogramowania, ale niekoniecznie przełożą się na wzrost obrotów jego klienta. Wdrożenie będzie zaś trwało dłużej, dłużej też będą oswajać się z nowym oprogramowaniem pracownicy. W efekcie projekt będzie droższy i bardziej skomplikowany.