Zarządzanie i automatyzacja procesów biznesowych

Na rynku pojawia się nowa generacja oprogramowania BPM z funkcjami rozszerzonymi przez nowe narzędzia umożliwiające automatyzację procesów biznesowych. Jakie są zastosowania oprogramowania znanego pod skrótami iBPMS, DPA, DCM lub RPA.

Średnio dwie trzecie firm na świecie deklaruje, że są w trakcie cyfrowej transformacji, a 16% z nich uważa, że już wdrożyło takie projekty. Są to wyniki z badań opublikowanych przez Forrester w 2018 roku. Jednocześnie należy zauważyć, że technologie umożliwiające automatyzację procesów stają się kluczowym elementem aplikacji biznesowych, a także projektów cyfrowej transformacji. A na rynku pojawiła się duża liczba różnego rodzaju narzędzi umożliwiających automatyzację, które zyskują coraz większą popularność. Ale potencjalnym użytkownikom trudno jest ocenić jakie oprogramowanie lub usługi umożliwiające automatyzację mogą najlepiej spełnić ich wymagania. Czasami można się pogubić, bo jest wiele produktów i usług związanych z tego rodzaju technologiami.

Czym się różnią klasyczne systemy BPM, od iBPMS, DPA, DCM lub RPA. W kontekście projektów cyfrowej transformacji ważne jest zrozumienie różnic między tymi technologiami, a także obszarów w których mogą współpracować i uzupełniać się.

Rozszyfrowując skróty, BPM to Business Proces Management, iBPMS - intelligent-Business Process Management Suites, DPA- Digital Process Automation, RPA - Robotic Process Automation, a DCM - Dynamic Case Management.

Ewolucja BPM

Dla nowej generacji znanych od dawna pakietów oprogramowania BPM, Forrestera wprowadził określenie DPA-deep (Digital Process Automation), a Gartner posługuje się nazwą iBPMS (inteligent Business Process Management Suites). Ma to lepiej oddawać ewolucję oprogramowania m.in. w kierunku integrowania i wykorzystania zaawansowanych mechanizmów automatyzacji takich, jak RPA (Robotic Process Automation) lub DCM (Dynamic Case Management), a dodatkowo także technologii uczenia maszynowego.

Rozszerzanie funkcji pakietów BPM o nowe funcje często polega na przejmowaniu mniejszych firm, które opracowały odpowiednie rozwiązania. Na przykład w listopadzie 2018 roku SAP przejął francuską firmę Contextor specjalizującą się w opracowywaniu narzędzi RPA, a Nintex, w marcu 2019 roku kupił firmę EnableSoft. Również inni producenci systemów BPM rozszerzają możliwości swojego oprogramowania o funkcje pozwalające na automatyzację procesów, jak firma Pegasystems, która już 3 lata temu zdecydowała się na przejęcie OpenSpan.

Inni dostawcy platform BPM, jak Oracle, Bizagi lub Appian wykorzystują porozumienia o partnerstwie rozszerzając możliwości oprogramowania o funkcje automatyzacji procesów integrując narzędzia RPA z pakietami iBPMS.

Warto tu zwrócić uwagę na narzędzia RPA, które są niezależnym produktem ale coraz częściej zaczynają być integrowane w pakietach BPM nowej generacji. Według Gartnera to względnie niewielki segment rynku, którego wartość to w skali globalnej ok. 850 mln USD, ale jednocześnie Gartner notuje jego imponujący wzrost na poziomie 63% rocznie.

Jakie są różnice między BPM, DPA, RPA i DCM

BPM (iBPMS lub DPA-deep) mają na celu usprawnienie złożonych procesów biznesowych. Narzędzia te ułatwiają architektom korporacyjnym zrozumienie, gdzie warto wprowadzać innowacje, jak ujednolicić procesy oraz udostępniają wskaźniki i narzędzia do doskonalenia procesów. Oprócz tego pomagają wykwalifikowanym programistom tworzenie nowych interfejsów użytkownika, modelowanie zadań, zarządzanie połączeniami z różnymi aplikacjami wykorzystującymi interfejsy API, a także opracowywanie użytecznych raportów.

W ostatnich latach możemy zauważyć dwa wyraźne trendy rozwoju narzędzi BPM. Po pierwsze, platformy ewoluują w kierunku systemów low-code lub no-code, coraz bardziej angażujących w procesy tworzenia aplikacji użytkowników nie będących profesjonalnymi programistami. Po drugie, zakres funkcjonalny i technologiczy tych narzędzi poszerza się o platformy mobilne oraz mechanizmy RPA czy AI.

Jakub Prosiński, Dyrektor Operacyjny Realvalue Consulting Polska

Inaczej niż w przypadku systemów BPM, narzędzia typu DPA-wide mogą być wykorzystywane przez użytkowników biznesowych, a nie wykwalifikowanych programistów. Umożliwiają samodzielne projektowanie procesów za pomocą platform low-code praktycznie nie wymagających kodowania. Oprócz tego oprogramowanie z reguły umożliwia dostęp do aplikacji za pośrednictwem interfejsów mobilnych lub internetu.

RPA to narzędzia umożliwiające zwiększanie efektywności i ulepszanie istniejących procesów przez tworzenie botów eliminujących proste, ale zajmujące czas zadania takie jak wypełnianie tabel lub wprowadzanie tych samych danych do wielu różnych systemów. W przeciwieństwie do BPM lub DPA, oprogramowanie RPA nie wymaga integracji danych, modyfikacji aplikacji i systemów lub intensywnego szkolenia pracowników.

DCM, można przetłumaczyć jako dynamiczne zarządzanie sprawami lub przypadkami użycia, to narzędzie, które umożliwia automatyzację przetwarzania danych dotyczących spraw, które w tym kontekście są zbiorem informacji o konkretnym wystąpieniu na przykład osoby, firmy, incydentu lub problemu. Inaczej mówiąc, przypadek użycia opisuje w jaki sposób system powinien być używany przez użytkownika inicjującego zdarzenie by mógł on osiągnąć konkretny cel. Wykorzystując DCM można na przykład modelować i automatyzować odpowiedź na zgłoszenia serwisowe. Sprawy są zwykle mniej ustrukturyzowane i bardziej dynamicznie się zmieniają niż typowe przepływy procesów obsługiwanych przez systemy BPM.

Warto zauważyć, że BPM i RPA to systemy deterministyczne, które działają na podstawie ściśle określonych ścieżek zdefiniowanego procesu. Natomiast DCM jest w mniejszym stopniu deterministyczny i pozwala człowiekowi zmieniać przebieg procesu w czasie rzeczywistym, a oprócz tego umożliwia wykorzystanie uczenia maszynowego do modyfikacji procesów.

Forrester opracował i opublikował w marcu 2019 roku raport „RPA, DPA, BPM, And DCM Platforms: The Differences You Need To Know”, który dokładnie opisuje cechy wspólne oraz różnice między tego rodzaju narzędziami, a także zakres ich zastosowań. Jest to poradnik, który ma ułatwić praktyczne wdrożenia nowych technologii w projektach cyfrowej transformacji.

Przegląd najważniejszych firm oferujących rozwiązania BPM, DPA, RPA i DCM

Wśród najważniejszych dostawców systemów BPM i DCM Forrester wymienia firmy Appian, Bizagi, IBM i Pegasystems. Natomiast wśród liderów na rynku narzędzi DCM wymienia firmy: Appian, IBM, Newgen Software i Pegasystems.

Z kolei według Gartnera, liderzy na rynku oprogramowania iBPMS to Pegasystems, IBM i Appian. Jeśli chodzi o narzędzia DPA to Gartner wymienia Pegasystems, Appian, IBM, Bizagi i OpenText. Dodatkowo w magicznym kwadrancie Gartnera dotyczącym narzędzi RPA, Pegasystems pojawia się wśród wizjonerów.

Warto zwrócić, że w większości rankingów pojawia się firma Pegasystems, która oferuje narzędzia RPA jako integralną część pakietu iBPMS Pega Infinity dostępnego w formie licencji lub usługi chmurowej. A oprogramowanie Pega Infinity jest też wyposażone w mechanizmy uczenia maszynowego oraz AI.

Firma Pegasystems działa również w Polsce – jej partnerem w naszym kraju jest firma Realvalue Consulting, która zajmuje się wdrożeniami tej platformy, jak również oferują ją jako świadczoną w chmurze usługę SaaS.

Zarządzanie i automatyzacja procesów biznesowych