Zarządzanie drukiem w dobie cyfrowej transformacji
-
- Computerworld,
- 14.01.2021, godz. 17:39
W najnowszym badaniu redakcji Computerworld, którego partnerem była firma Hewlett Packard Inc. Polska, przyjrzeliśmy się podejściu organizacji do zarządzania drukiem i przetwarzania dokumentów. W tym obszarze coraz popularniejszym modelem staje się Managed Print Services, który pomaga zwiększyć efektywność procesów związanych z przepływem informacji. To także jeden z istotnych elementów całościowej transformacji cyfrowej przedsiębiorstw.
Firmy coraz chętniej sięgają po outsourcing druku i przetwarzania dokumentów. Jak wynika z naszego badania, aż 70% dużych organizacji korzysta z usług Managed Print Services, aby usprawnić procesy związane z przepływem informacji. Rozwiązania tej klasy mają wpływ m.in. na poprawę standardów bezpieczeństwa i optymalizację kosztów.
Jakie są najważniejsze korzyści biznesowe związane z MPS według uczestników badania? To przede wszystkim przewidywalność kosztów (73%), możliwość ograniczenia wydatków na drukowanie (70%) i poprawa jakości oraz niezawodności usług (75% wskazań). Ważna jest także poprawa efektywności procesów biznesowych i standardów bezpieczeństwa (ponad 60% wskazań).
Ankietowani przedstawiciele największych przedsiębiorstw uważają, że przeniesienie zadań związanych z zarządzaniem drukiem na zewnętrznego dostawcę odciąża w znaczący sposób dział IT (to ten dział jest najczęściej odpowiedzialny za obszar druku) oraz wspiera stworzenie elastycznego i nowoczesnego środowiska pracy.
To także model, który pomaga w zwiększeniu efektywności przedsiębiorstwa. Niemal połowa uczestników badania uważa, że usługi MPS dostosowują się do zmiany skali biznesu, a 41% - że umożliwiają automatyzację przepływów dokumentów i odpowiadają dzięki temu na ważne potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa.
Jakimi kryteriami kierują się firmy dobierając odpowiedniego dostawcę MPS? To przede wszystkim efektywność usług i odpowiedni poziom SLA, konieczna jest także niezawodność i funkcjonalność usługi.
Posiadane rozwiązanie powinno elastycznie dostosowywać się do zmieniających się warunków biznesowych. Dla niemal 70% uczestników badania kluczowe jest wypracowanie modelu współpracy, który jest funkcjonalny i stale udoskonalany.
Bardzo istotna jest kwestia bezpieczeństwa – co czwarty uczestnik badania deklarował, że prowadzi stałą analizę i ocenę zabezpieczeń w obszarze zarządzania drukiem, 13% korzysta z zaawansowanych rozwiązań w tym obszarze, a 14% automatyzuje procesy związane z ochroną systemów i danych. Gros firm wiąże kwestie związane z bezpieczeństwem wydruków ze strategią zgodności z przepisami RODO.
