Zarządzamy projektem, nie firmą

Winezja.pl korzysta z outsourcingu IT we wszystkich obszarach. Zarząd zdecydował się na te oszczędności, aby jak najwięcej funduszy pozostało na zaistnienie w świadomości klientów.

"Winezja.pl jest ucieleśnieniem ogromu możliwości, jakie narzędzia IT niosą obecnie dla biznesu, w tym przypadku dla e-commerce" - Robert Warmbier, dyrektor sprzedaży i marketingu Winezja.pl.

Wninezja.pl powstała w lipcu 2010 r. Począwszy od tamtego momentu zdobyła sporo nagród, m.in. od Wprost Online za najlepszą stronę internetową miesiąca. Została też wyróżniona przez Akademię Internetu (Webstar Festival) jako najlepszy w Polsce. W głosowaniu internautów uzyskała zaś tytuł Strony Roku. Jak twierdzą przedstawiciele firmy, to nie przypadek. W strategii Winezja.pl - nazywanej nawet przez zarząd "zero przypadków" - widać doświadczenia wyniesione z bankowości i firm konsultingowych.

"Podejmujemy każdą decyzję na podstawie wcześniejszych badań i analiz. To jest podwójnym wyzwaniem, jako że w odniesieniu do polskiego rynku wina w Internecie możliwości sięgnięcia po gotowe dane po prostu nie ma. O tym, co i jak sprzedawać, mówią nam wielostronicowe opracowania. Co ważniejsze, powiedziały nam one kiedy sprzedawać" - mówi Robert Warmbier, dyrektor marketingu i sprzedaży Winezja.pl. "Wszystkie nasze wina ocenia Tomasz Kolecki-Majewicz, cztery lata z rzędu legitymujący się tytułem najlepszego sommeliera w Polsce. Starannie dobieramy każde wino w naszej ofercie i - w odpowiedzi na najróżniejsze potrzeby klientów - tworzymy unikalne zestawy. Biznesowo także postawiliśmy na najlepsze rozwiązania, aby pokazywać wina z jak najlepszej strony" - uzupełnia Rafał Warmbier, współzałożyciel i prezes Winezja.pl.

Partnerem i udziałowcem firmy jest AMBRA - jeden z największych dystrybutor win w Polsce. Od strony logistycznej Winezja.pl współpracuje z UPS i Schenkerem. Technologiami IT zajęła się zaś firma JADE - złoty partner Microsoftu i laureat rankingu Deloitte Fast 50 roku 2010. Także udziałowiec Winezja.pl. Jej dyrektorem generalnym jest Rafał Warmbier

Biznes zrodzony w chmurze

"Największym wyzwaniem było zintegrowanie rozwiązań Winezja.pl i partnerów, tak aby cały łańcuch wymagał minimalnej interwencji poszczególnych zespołów. Efektem końcowym była realizacja zamówienia dokonana już na następny dzień w każdym miejscu Polski" - Robert Warmbier, dyrektor sprzedaży i marketingu.

Winezja.pl oparła większość obszarów IT na rozwiązaniach Microsoftu - Dynamics CRM, SharePoint, serwerze BizTalk i pakiecie . Współpraca z AMBRĄ zadecydowała o wyborze systemu magazynowego SAFO, z którego korzysta także ten dystrybutor. Jednocześnie dokonano integracji pozwalającej na sprawne zarządzanie zasobami w Centrum Logistycznym firmy Schenker w Teresinie. Równolegle dokonano integracji z systemem IT UPS. Całość została powiązana z systemem eCard, który umożliwia przeprowadzanie bezpiecznych płatności online. Bieżący przepływ danych z eCard uruchamia bądź blokuje realizację zamówień.

Kierownictwo Winezja.pl skoncentrowało się na działaniu w Internecie. Tam sprzedaż wina w ciągu 1,5 roku wzrosła o 100%. Oprócz tego prowadzony jest niewielki punkt sprzedaży "offline", przeszklony i nieco żartobliwie zwany przez zespół Winezja.pl "wyspą". "Uruchamiając nasz projekt staraliśmy się nie popełnić trzech podstawowych błędów. Po pierwsze, wstrzymywania startu sklepu do momentu, gdy gotowe będą wszystkie planowane elementy projektu. Dążąc do ideału często nigdy nie kończy się projektu. Za to wyczerpują się fundusze i siły. Na starcie uruchomiliśmy kluczową - na ówczesny moment - część planowanych funkcjonalności" - wspomina szef sprzedaży i marketingu Winezja.pl. "Wciąż więc możemy zaskakiwać nowymi pomysłami. Unikamy dzięki temu również drugiego, często popełnianego błędu - raz uruchomiona strona pozostaje taka na zawsze. Bazując na ewoluujących potrzebach klientów, zmieniamy portal, sposób komunikacji. W parze z tym idzie trzeci ze wspomnianych aspektów- sklep online to nie supermarket na rogu, do którego trafi się po drodze. Nikt nie śledzi setek powstających codziennie stron. Dlatego z pełnym rozmysłem inwestujemy w marketing" - dodaje Robert Warmbier.

Takie założenia odnośnie lokowania funduszy spowodowały, że Winezja.pl w znacznym stopniu korzysta z usług oferowanych w modelu cloud computing. Wymusza to także rozproszona geograficznie struktura. Księgowość i główna siedziba znajdują się w dwóch punktach w Warszawie, magazyny w Teresinie, partner technologiczny biura umieścił w Toruniu, a sommelier - z którym serwis ten współpracuje - podróżuje po całym świecie.

W samej Winezja.pl pracuje zaledwie dziesięciu pracowników. Ale przy "projekcie" Winezja.pl zaangażowanych jest już kilkadziesiąt osób. "Często trudno jest - zważywszy na rozproszoną strukturę - zorganizować spotkanie. Do tego służą zakupione narzędzia do komunikacji oraz współdzielone kalendarze dostępne online - ze wskaźnikami dostępności współpracowników i asystentem planowania spotkań. Wykorzystanie wideokonferencji pozwala na jeszcze lepszą formę kontaktu" - opowiada Robert Warmbier. Chwali sobie także dostęp online do skrzynki pocztowej Exchange z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie. Dzięki zaś platformie Microsoft SharePoint pracownicy i partnerzy Winezja.pl mają dostęp do niezbędnych zasobów - aktualnych plików, planów i projektów - bez konieczności przesyłania ich drogą mailową

Pełna integracja partnerów

W sklepie internetowym - takim, jak Winezja.pl - za większością rozwiązań stoi technologia. Wydatki firmy skierowane są na marketing, e-commerce oraz spinające całość IT. Pieniądze wydawane są jednak tylko na to, czego firma używa. Przy tym dokonano praktycznie doskonałej, integracji wykorzystywanych systemów - własnych i partnerów. Zamówienia zbierane są przez portal Winezja.pl, a następnie przekazywane do systemu Microsoft Dynamics oraz systemu magazynowego SAFO. Zamówienia stamtąd kierowane są do magazynu. Jednocześnie realizacja płatności weryfikowana jest w systemie Card. Następnie przesyłki dostarczane są przez firmy kurierskie. "My otrzymujemy informacje zwrotne, pozwalające na natychmiastowe reakcje" - opowiada Robert Warmbier. "Największym wyzwaniem było zintegrowanie rozwiązań Winezja.pl i partnerów, tak aby cały łańcuch wymagał minimalnej interwencji poszczególnych zespołów. Efektem końcowym była realizacja zamówienia dokonana już na następny dzień w każdym miejscu w Polsce. Klient otrzymuje najlepszą obsługę, nieświadom machiny informatyczno-logistycznej" - dodaje.

Integracja systemów IT umożliwiła bieżące aktualizacje i planowanie dostaw win, a także regularne uzupełnianie oferty o nowe produkty. Stan magazynów w Teresinie aktualizowany jest raz na pół godziny, tak aby klient portalu Winezja.pl nie zamówił czegoś, czego już nie ma na stanie. Dodatkowo - przy akceptacji zamówienia - następuje kolejne sprawdzenie, czy wszystkie wina są nadal dostępne. Rozwinięty został też system reagowania na błędne zamówienia. Zastosowane rozwiązania umożliwiły bieżące śledzenie reklamacji, automatyczne przygotowywanie dotyczących ich statystyk oraz przypisywanie osób odpowiedzialnych za rozwiązanie każdej sprawy.

Tak skonstruowany system ułatwia też podejmowanie decyzji w zakresie bieżącego śledzenia KPI (Key Performance Indicators) i innych - zdefiniowanych przez zarządzających - wskaźników. Dotyczy to także wprowadzania alertów o niestandardowych zachowaniach i możliwościach szybkiego reagowania na sytuacje kryzysowe. Microsoft Dynamics CRM gromadzi pełne informacje o klientach Winezja.pl. Na ich podstawie można wyciągać wnioski, budować zależności, dostosowywać oferty do indywidualnych potrzeb. Jako podstawowa część infrastruktury IT Winezja.pl, umożliwia on też dokonywanie bieżącego pomiaru wydajności, a wszystko z zastosowaniem paneli menadżerskich i narzędzi Business Intelligence. Są one wyposażone w funkcje raportowania, zestawiania i graficznej prezentacji, co ułatwia szybkie wyciąganie wniosków.

Kluczowym elementem łańcucha dostaw Winezja.pl była integracja systemów z tymi zastosowanymi w Grupie AMBRA. Pozwoliło to na pełną dbałość o stany magazynowe, poprawność zamówień - kompletowanie i weryfikację cen produktów - oraz zarządzanie magazynem w Teresinie. Istotna była też komunikacja Winezja.pl z firmami kurierskimi. "Współpraca przebiega automatycznie w zakresie przyjęcia złożonych zamówień, których termin realizacji uwarunkowany jest jedynie momentem kliknięcia w koszyk przez klienta, dokonaną płatnością lub indywidualnym życzeniem kupującego" - wyjaśnia Rafał Warmbier.

Zastosowane rozwiązania dają możliwość śledzenia na bieżąco przez klienta informacji o stanie przesyłki, składania zamówień na pakiety, czy kupowania abonamentów miesięcznych. "W zakresie procesów sprzedaży naszym atutem - i korzyścią z punktu widzenia klienta - jest możliwość wprowadzenia zindywidualizowanych cenników na poziomie dowolnego użytkownika, stosowania cen klubowych, cen promocyjnych i zestawów produktów oraz cross-sellig i up-selling bazujących na preferencjach i historii zakupów" - dodaje prezes Winezja.pl. "Informacje, jakie zbiera system o kliencie umożliwiają dostarczanie mu kompletu danych przed dokonaniem zakupu, a także przedstawianie ofert specjalnych" - wyjaśnia.

Wygoda Wybór Wiedza

Kierownictwo Winezja.pl w ciekawy sposób rozwinęło skrót WWW jako Wygoda Wybór Wiedza.

"W jak Wygoda, gdyż klient Winezja.pl nie jest ograniczony godzinami otwarcia punktu i może wybierać z wielu form płatności. Zakupów nie dźwiga, lecz otrzymuje przed próg domu, mając do dyspozycji elastyczne terminy dostaw. Uzyskuje też wszystkie - potrzebne przy podjęciu decyzji - informacje" - opowiadają przedstawiciele firmy. Winezja.pl wprowadziła też programy lojalnościowe. Klubowicze nie tylko otrzymują zniżki, ale także mogą dzielić się preferencjami wprowadzając różne wina na tzw. listę życzeń. Widzą to znajomi poszukujący np. prezentu dla nich. Klienci otrzymują też sposobność korzystania z abonamentu. Co miesiąc otrzymują propozycje win w określonej wcześniej kwocie.

W jak Wybór, bo oferta obejmuje ponad 650 gatunków win z całego świata, przy czym nie trzeba znać się na winie, aby coś kupić. Winezja.pl sugeruje, które wina pasują do konkretnej okazji, czy przygotowywanego dania. Ułatwia także wybór sugerując wina na co dzień, dla gości, ale też np. z okazji rocznicy, czy przeprosin. Zakupiony na Winezja.pl prezent można wręczyć samemu, wysłać na znany adres, bądź przekazać zapytanie o preferowanym sposobie odbioru przesyłki na e-mail znajomego.

I W jak Wiedza, bo na stronie jest sporo materiałów o winach. Uruchomiono też winiarski kurs mailowy. "Nie zamierzamy być najtańsi. Chcemy być najlepsi. Zdajemy sobie jednak sprawę, że dobra cena to początek" - przekonuje Robert Warmbier. Winezja.pl wie jakie wina ludzie lubią i kupują, co pozwala prognozować popyt. Ten człon skrótu WWW działa więc w obie strony…

Główne korzyści ze stosowanych rozwiązań

- Szybkie reagowanie na trendy biznesowe

- Indywidualizacja form przekazu, ofert i kontaktu z klientami

- Zwiększenie produktywności

- Możliwość ograniczenia liczby zatrudnionych osób

- Outsourcing logistyki, magazynów, dostaw


TOP 200