Zapytaj eksperta

Na pytania Czytelników z zakresu systemów MRP II/ERP odpowiada Ludwik Maciejec. Pierwszą część odpowiedzi zamieściliśmy przed tygodniem.

Na pytania Czytelników z zakresu systemów MRP II/ERP odpowiada Ludwik Maciejec. Pierwszą część odpowiedzi zamieściliśmy przed tygodniem.

Jaki jest optymalny sposób startu produkcyjnej części systemu? Jak określić i zapisać ten moment zero, gdy produkcja cały czas trwa?

Przedsiębiorstwo obecnie jest traktowane jak mechanizm ekonomiczny do generowania wartości dodanej. W przedsiębiorstwie produkcyjnym istotną część zarządzania stanowi planowanie i zarządzanie produkcją na wszystkich poziomach (Harmonogram Główny - planowanie długookresowe oparte na prognozach, MRP - planowanie potrzeb materiałowych, planowanie średniookresowe oraz zarządzanie operatywne produkcją i zaopatrzeniem). Dane części produkcyjnej systemu służą także do prowadzenia rachunku kosztów produkcji i rozliczania produkcji. Wszystko to wymusza odpowiednią kolejność przygotowań i uruchamiania informatycznej obsługi produkcji. Typowe postępowanie w przedsiębiorstwie jednozakładowym lub na wydziale to:

W trakcie przygotowań do wdrożenia należy zdefiniować miejsca powstawania kosztów oraz niezbędną część planu kont, służącą do rozliczania produkcji.

Niezbędne jest dysponowanie dokładnymi i aktualnymi danymi o stanach magazynowych i poziomie prac w toku oraz zamówieniach, co implikuje pełne wdrożenie systemu zarządzania gospodarką materiałową i zaopatrzeniem.

Należy dysponować działającym systemem rachunkowości, pozwalającym na prowadzenie przynajmniej księgowości przedsiębiorstwa. Wdrażanie części produkcyjnej systemu informatycznego bez równoczesnego powiązania z rachunkowością jest często spotykane, ale mało celowe, ponieważ po pewnym czasie, aby móc liczyć koszty i rozliczać produkcję, znaczną część wdrożenia trzeba powtórzyć.

Dane techniczne produktów (opis pozycji: wyrobów gotowych, podzespołów, materiałów i surowców, zestawienia materiałowe lub receptury, opis stanowisk pracy oraz procesów technologicznych) powinny być sprawdzone i kompletne. Często w przypadku skomplikowanych i licznych wyrobów pełne opracowanie danych produkcyjnych ze względu na nakład pracy przed wdrożeniem systemu nie jest możliwe. W takim przypadku często wprowadza się i weryfikuje tę część danych produkcyjnych, która będzie potrzebna w najbliższym czasie do planowania produkcji, a pozostałe dane są uzupełniane sukcesywnie i po pewnym czasie zostaną one skompletowane. Na ogół nie jest celowe przenoszenie na początek całego archiwum rysunkowego do bazy danych systemu.

Zwykle przed wdrożeniem obsługi procesów planistycznych niezbędne jest przeprowadzenie rozległych prac organizacyjnych i szkolenia dla specjalistów, aby przygotować personel do pracy w wieloszczeblowym systemie planowania kroczącego.

Po zakończeniu przygotowań można w weekend lub święto dokonać spisu robót w toku, wprowadzić stan zleceń produkcyjnych oraz rozpocząć planowanie produkcji i jej rozliczanie od następnego dnia roboczego.

Oczywiście istnieją różne okoliczności powodujące odchylenia od typowego procesu wdrożenia. Najczęstsze to:

Konieczność prowadzenia planowania potrzeb materiałowych dla tych materiałów, których cykl dostaw jest szczególnie długi, na podstawie prognoz potrzeb, często przy niepełnej specyfikacji materiałowej. Zwykle występuje to przy produkcji małoseryjnej lub jednostkowej na zamówienie np. urządzeń energetycznych. W takich przypadkach wdrożenie rozpoczyna się zwykle od modułu planowania.

Produkcja na liniach wyrobów niezbyt skomplikowanych, np. żywności. Istotna jest wtedy obsługa łańcucha dostaw, ponieważ planowanie produkcji jest stosunkowo proste.

Jakich kłopotów można się spodziewać w momencie startu? Jak się przygotować do wystartowania systemu?

W chwili startu systemu można się spodziewać wszelkich problemów, z których najważniejsze to:

Brak zaufania użytkowników do systemu i praca równoległa "po staremu". Jeśli trwa to zbyt długo, może spowodować "załamanie" systemu.

Duża liczba błędów w danych podważająca zaufanie do systemu.

Niewystarczające wyszkolenie użytkowników systemu, co powoduje liczne błędy.

Jednego można być pewnym: problemy będą liczne i stresujące niezależnie od ich wagi. Należy uzbroić się w cierpliwość i na bieżąco je usuwać.

Wdrożenie systemu MRP II wymaga zmian organizacyjnych. Czy można określić, jakie zmiany w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa są konieczne? Jak ona musi wyglądać, aby system mógł funkcjonować?

Wdrożenie systemu klasy MRP II jest dla przedsiębiorstwa silnym wstrząsem, a nawet rewolucją organizacyjną. Okazuje się, że wiele dotychczasowych przyzwyczajeń i hierarchii ważności będzie musiało być gruntownie zmienione. Aby umożliwić w miarę "bezbolesny" przebieg procesów dostosowawczych, zwykle przeprowadza się reorganizację, która ma na celu: uporządkowanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych służb i osób, umożliwienie prowadzenia racjonalnego planowania kroczącego w przedsiębiorstwie, przygotowanie do wprowadzenia racjonalnego rachunku kosztów i rozliczania działalności. Jednak zakres niezbędnych dostosowań i działań organizacyjnych jest różny i określany indywidualnie dla każdego przedsiębiorstwa. Wymaga to zaangażowania doświadczonych specjalistów ds. organizacji i finansów.

--------------------------------------------------------------------------------

Ludwik Maciejec jest właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe w Warszawie.

Pytania do naszych ekspertów prosimy przesyłać na adres: cw@idg.com.pl


TOP 200