Zapytaj eksperta

Na pytania Czytelników odpowiada Andrzej Góralczyk, szef Instytutu Produktywności IDG Poland SA.

Na pytania Czytelników odpowiada Andrzej Góralczyk, szef Instytutu Produktywności IDG Poland SA.

Jaka jest praktyczna różnica między rachunkiem kosztów a rachunkiem wydatków?

W naszym kraju najczęściej wydatki pojmuje się jako wypływ gotówki w danym okresie, niezależnie od jej przeznaczenia. Oczywiście kontrolując wydatki, wygodnie jest klasyfikować je, rozróżniając na przykład wydatki na zakup materiałów, podróże, meble biurowe, prezenty świąteczne dla dzieci pracowników itd.

Koszty natomiast to wydatki, które podporządkowujemy konkretnemu wynikowi, na przykład koszty wytwo- rzenia produktu, remontów, ogólnego zarządu, wdrożenia systemu informatycznego czy kampanii promocyjnej. Koszty dotyczą wyniku.

W praktyce różnica pomiędzy wydatkami a kosztami bywa istotna. Na przykład w lutym ponosimy wydatki na wypłatę wynagrodzenia pracowników, ale do kosztów robocizny w lutym musimy doliczyć składki na ubezpieczenia, chociaż wydatki na ich zapłatę poniesiemy dopiero w marcu.

Podobnie z materiałami i towarami. Powiedzmy, że do bieżącej produkcji zużywamy materiały zakupione na kredyt. Zużyte materiały są składnikiem kosztu wytworzenia produktów, chociaż wydatki na ich zakup poniesiemy dopiero w przyszłości. Odwrotnie z materiałami zużywanymi z zapasu: wydatki ponieśliśmy wcześniej niż koszty materiałowe produkcji.

Mówienie o rachunku wydatków na ogół wygląda na przesadę, ponieważ znaczenie ma tylko ich suma, czasem suma w poszczególnych pozycjach np. budżetu. Kontrola wydatków ma duże znaczenie w przypadkach, gdy rola rachunku kosztów jest nikła. W praktyce polega to na konfrontowaniu wydatków z budżetem, a w gospodarce rynkowej także z napływem gotówki (gdy chodzi o utrzymanie płynności finansowej).

Dlaczego tzw. zarządzanie oparte na budżecie, czyli korygowanie go o kilka procent w sto- sunku do lat ubiegłych jest uważane za mało wspierające rozwój? Przecież jest bardzo realistyczne.

Problem tkwi w owym "realizmie". Nawoływanie do realizmu jest zwyczajnym wykrętem, obroną przed podejmowaniem wyzwań i zmianami.

Przed kilku laty próbowaliśmy pomóc przedsiębiorstwu przemysłu lekkiego z północno-wschodniej Polski. Zakładano tam, że skoro rynek na produkty ich sektora rośnie o 20% rocznie, wystarczy przyjmować w budżecie 20-proc. wzrost sprzedaży z roku na rok. Polityka ta zrujnowała firmę, ponieważ nie brano pod uwagę, że silniejsi konkurenci rosną szybciej kosztem słabszych, wypadających z rynku. A przecież pozycję konkurencyjną przedsiębiorstwa mierzy się i ocenia względem konkurentów, a nie tylko udziałem rynkowym.

Powyższy przykład i wiele podobnych wskazują, że zawsze gdy działa-my na rynku intensywnie konkurencyjnym, musimy przyjmować budżet "nierealistyczny", czyli podejmować wyzwania i prowadzić firmę ścieżka-mi szybkiego rozwoju. Budżet konstruujemy wychodząc nie od budżetu zeszłorocznego, lecz od wartości do-celowych, które dyktuje nam wizja, długookresowy interes kontrahentów społecznych przedsiębiorstwa i konieczność zwycięstwa. Coraz mniej jest na rynku miejsc, w których możemy sobie pozwolić na spokojną kontynuację przeszłości.

Czy redukcja kosztów jest zawsze właściwym miernikiem pozytywnych zmian w firmie?

Zapewne narażę się na protesty, twierdząc z całą stanowczością, że w praktyce redukcja kosztów prawie zawsze jest miernikiem fałszywym. Twierdzę tak, ponieważ niemal zawsze szefostwo przedsiębiorstw podchodzi do tego zadania w sposób mechaniczny, ograniczając wydatki na poszczególne pozycje uwidocznione w zwykłym księgowym rachunku kosztów. W większości przypadków postępowanie takie prowadzi do pogorszenia kondycji firmy.

Błąd wynika z braku świadomości, że koszty stanowią ekonomiczny obraz wielkości zasobów oraz ich zużycia w toku działania. Typowy przykład: powiada się, że skoro mamy nadmiar mocy produkcyjnych, trzeba się ich pozbyć, sprzedając maszyny i zwal- niając pracowników. Rozwiązanie pozornie oczywiste i łatwe, jednak niezwykle niebezpieczne, chociażby dlatego że raz utracone moce trudno odbudować.

Właściwym rozwiązaniem jest poszukiwanie sposobów na pełniejsze wykorzystanie zasobów. Z pewnością jest to podejście trudniejsze, wprowadza firmę na niełatwą drogę dywersy-fikacji, czyli poszerzania profilu działalności.

Podobnie jest z kosztami działania. Dążąc do oszczędności, obniża się głównie wydatki na reklamę, szkolenia, zapewnienie jakości itp. Skutek najczęściej jest dramatyczny. Właściwe rozwiązanie musi rozpocząć się od pytania, jaką wartość przynoszą rozważane działania: wartość dla klienta i wartość biznesową. Dopiero po takiej ocenie można podjąć systematyczne eliminowanie działań nie przynoszących wartości, usprawnianie działań pozostawionych oraz oddawanie w outsourcing działań potrzebnych, lecz w danych warunkach zbyt kosztownych lub komplikujących procesy rutynowe.

Co to jest produktywność?

To jedno z najstarszych pojęć ekonomii i praktyki społeczno-gospodarczej, mające wiele znaczeń. Przed dwustu laty oznaczało zdolność przedsiębiorstwa do sprzedaży produktu o wysokiej atrakcyjności, a więc z wysokim zarobkiem. Takie ekonomiczne ujęcie, lecz współczesne, każe rozumieć produktywność jako ogólną wydajność gospodarczą wszystkich zasobów przedsiębiorstwa. Jednak nie należy mylić produktywności z konwencjonalnym pojęciem wydajności, np. wydajności pracy. Ogólna definicja ekonomiczna produktywności organizacji wyraża się formułą:

Wyjście

Produktywność = -------------

Wejście

W praktyce stosujemy różne miary tego, co otrzymujemy na "Wyjściu" naszej działalności i różne miary tego, co pobieramy (zużywamy) na "Wejściu". Na przykład produktywność materiałów w działalności wytwórczej mierzymy zazwyczaj uzyskiem, czyli stosunkiem masy produktów do masy surowców i materiałów. Produktywność pracy to najczęściej wielkość sprzedaży w przeliczeniu na jednego zatrudnionego, a jeszcze lepiej: wartość dodana w przeliczeniu na jednego zatrudnionego. Produktywny pracownik to pracownik wytwarzający dużo wartości dodanej.

Produktywność w ujęciu ekonomicznym jest tym wyższa, im lepiej wykorzystujemy wszystkie zasoby przedsiębiorstwa, im więcej korzyści z nich wyciągamy.

Dla przedsiębiorcy ważne są również dwa inne pojęcia produktywności:

- produktywność jako postawa umysłowa, stałe dążenie do doskonalenia produktów, struktur, metod działania, a także mechanizmy w firmie pozwalające dobrze wykorzystać taką postawę;

- produktywność jako zdolność przedsiębiorstwa do zaspokajania wszystkich potrzeb jego partnerów społecznych - produktywna firma przynosi dobry produkt klientowi, należyty zysk inwestorowi, wysokie płace i bezpieczeństwo socjalne pracownikom, rozwój i karierę menedżerom, dobrze urządzone i chronione środowisko naturalne społeczności lokalnej...


TOP 200