Zapytaj eksperta

Na pytania Czytelników, dotyczące zintegrowanych systemów MRP II/ERP, odpowiada Ludwik Maciejec.

Na pytania Czytelników, dotyczące zintegrowanych systemów MRP II/ERP, odpowiada Ludwik Maciejec.

Na czym polega zarządzanie przez finanse? Czy chodzi tylko o kontroling? Czy systemy wspomagają ten typ zarządzania?

System ERP to zorientowany na finanse system informacyjny, wspierający zarządzanie przedsiębiorstwem. Służy do określania i planowania zasobów przedsiębiorstw potrzebnych do realizacji spedycji i rozliczania zleceń klientów. Można zatem powiedzieć, że istotnie wspomaga zarządzanie przez finanse, czyli zarządzanie opierające się na uzyskiwaniu założonych parametrów finansowych, np. zysku, kosztu jednostkowego wytworzenia, rentowności kapitału itd. Od systemów ERP wymaga się więc, żeby obsługiwały rachunkowość fiskalną (czyli wymogi Ustawy o rachunkowości, przepisy podatkowe itp.), rachunkowość finansową (bardziej rozbudowaną księgowość w celu uzyskania danych finansowych na własne potrzeby, a nie tylko wymaganych przez prawo), rachunkowość zarządczą (kontroling, czyli nie tylko danych finansowych, ale też danych o kosztach, stanie zapasów czy prac w toku). Często żąda się także raportowania dla menedżerów i analiz online.

Trzeba pamiętać, że wiele systemów finansowych jest zorientowanych na obsługę dokumentów, np. faktur, zamówień. Bardziej efektywne są systemy finansowe, ukierunkowane na obsługę procesów, w których wskaźniki finansowe są miernikiem bieżącego działania przedsiębiorstwa, a nie jedynie podstawą do zestawień statystycznych, sporządzanych wiele tygodni po zaistnieniu zdarzeń.

Czy kontroling w każdych warunkach spełnia rolę gwaranta konkurencyjnego działania przedsiębiorstwa? Kontroluje koszty, a więc najbardziej strategiczny czynnik konkurencyjności?

Jest to narzędzie bardzo pomocne w każdym przedsiębiorstwie, ale w wielu nie może być stosowane jako jedyne czy nadrzędne. Jeśli przedsiębiorstwo o innowacyjnej kulturze nastawi się na ograniczanie kosztów, to szybko zabraknie pieniędzy na badania i rozwój, działania motywacyjne, ryzykowne projekty. Przedsiębiorstwo być może poprawi strukturę kosztów, ale straci ważniejszy atut - innowacyjność i premię innowatora. Kontroling nie rozwiązuje problemów znacznie prostszych, np. związanych z prawidłową strukturą zawartości magazynów. Dzięki obserwacji stanu wartościowego zapasów i wysiłkom zmierzającym do ich zmniejszenia można zredukować kapitał w nich zamrożony o 10-20%, bo system wymusi płynne uzupełnienia. Ale uzyskanie prawidłowej struktury zapasów będzie możliwe dopiero po sięgnięciu również po inne dane niż finansowe, np. pochodzące z systemów MRP.

Integracja jest fetyszem informatyki. Czy rzeczywiście zawsze niezbędny jest system zintegrowany?

Nie, nie zawsze. Wszystko zależy od tego, co jest krytycznym czynnikiem biznesu w danej firmie. Należy podkreślić, że wymagania tzw. e-biznesu tym bardziej będą podważać wartość systemów zintegrowanych, ponieważ sensowniejsze może okazać się utrzymywanie lokalnych baz danych, natomiast powiązanie działań następuje na wyższym poziomie za pośrednictwem Internetu. Na razie jednak systemy zintegrowane są niezastąpione np. przy nadzorowaniu stanu zapasów, liczeniu kosztów, sprawdzaniu zdolności kredytowej przy sprzedaży, czyli wszędzie tam, gdzie trzeba sięgać do danych z kilku obszarów (finansów, gospodarki magazynowej, planowania produkcji itd.).

Dostawcy systemów informatycznych wprowadzają określenie ERP II. Co ono znaczy?

Nie ma jeszcze oficjalnej definicji, opracowanej np. przez stowarzyszenia APICS. Uważa się, że jest to ERP poszerzony o obsługę łańcucha dostaw SCM, zarządzanie relacjami z klientem CRM i e-gospodarkę (B2B, B2C, zaopatrzenie z wykorzystaniem witryn internetowych itp.). Ale tak naprawdę określenie to ma na razie jedynie znaczenie marketingowe. Doradzałbym wywarcie presji na dostawców, aby sprecyzowali, co mają na myśli mówiąc, że oferują system ERP II.

--------------------------------------------------------------------------------

Ludwik Maciejec jest konsultantem, właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe w Warszawie.


TOP 200