Firmy potrzebują narzędzi, które umożliwi łatwą i szybszą niż konkurencja publikację danych na serwisach WWW. Do tego celu wykorzystywane są programy CMS, niektóre z nich dostępne są bezpłatnie.

Dawniej, aby opublikować dane, wystarczała minimalna wiedza, serwer i notatnik. Dziś jednak obowiązuje zbyt wiele standardów, których należy przestrzegać. Jest to ważne, bo przecież każdy chce, aby jego strona została bezbłędnie wyświetlona w oknie przeglądarki potencjalnego klienta. Tymczasem niewiele stron internetowych jest zgodnych z wytyczonymi standardami W3C.

Pierwsze CMS

O ile do stworzenia strony WWW wystarczy trzymanie się specyfikacji HTML, to stworzenie zaawansowanej i dynamicznej strony internetowej wymaga dużo większej wiedzy. Możemy być pewni, że sprzedawca, pracujący od lat w naszej firmie, mimo wspaniałych wyników, na pewno nie będzie znał specyfikacji html, css i nie poradzi sobie z publikacją informacji o naszych produktach, nie wspominając już o czasie, który musiałby poświęcić na publikacje 1000 produktów. Dlatego w niektórych firmach publikacją plików zajmuje się informatyk, który z racji swojego zawodu posiada głębszą wiedzę z dziedziny HTML, ale model ten ma też zasadnicze wady. Dział IT nie powinien zajmować się czymś, co można wykonać za pomocą dostępnych narzędzi.

Na szczęście, większość pracowników miała styczność z edytorami tekstów, a jeżeli nie, to nauka obsługi tych programów jest łatwiejsza niż szkolenie ich z obowiązujących standardów w Internecie. Idealnym rozwiązaniem problemów z publikacją informacji byłoby połączenie łatwości obsługi edytorów tekstów z możliwością publikacji danych w Internecie. Takie rozwiązania istnieją pod ogólną nazwą Systemy Zarządzania Treścią CMS (Content Management System). CMS to gotowe rozwiązanie służące zarządzaniu informacją i strukturą strony internetowej lub intranetowej. Pozwala na łatwe i przyjemne zarządzanie treścią, dokładnie tak, jak w edytorze tekstu, bez martwienia się o standardy W3C. Systemy tego typu pozwalają na dynamiczną zmianę treści, łatwe zarządzanie dokumentami, użytkownikami strony, produktami, itp. Systemy CSM są dostępne zarówno komercyjnie, jak i w ramach licencji GNU GPL.

Pierwsze systemy były proste i pozwalały na wprowadzanie niewielkich zmian na stronie, miały ubogie możliwości edycji treści. Użytkownik niewiele mógł zmienić, jednak sama możliwość edycji w locie, za pomocą tylko przeglądarki, była ciekawą funkcją. Pozwalała na szybką korektę ewentualnych błędów lub dodanie dodatkowych informacji do strony bez korzystania z pomocy informatyka. To było istotnym elementem, który zainteresował użytkowników i dał impuls do dalszego rozwoju systemów CMS.

Zarządzać treścią

Najczęściej systemy CMS są napisane w języku skryptowym PHP, do przechowywania informacji używają różnego rodzaju baz danych, np. najpopularniejszej bazy internetowej rozwijanej jako open source - MySQL. Oczywiście istnieją też systemy napisane w innych środowiskach, za pomocą innych technik np.: Java, Perl, .NET. Każde z tych rozwiązań ma plusy i minusy.

Korzystając na co dzień z różnych serwisów internetowych, nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, iż informacje tam publikowane są za pomocą takiego systemu. Różne portale korzystają z różnych rozwiązań. Od prostych (WordPress, Mambo) do bardzo zaawansowanych (TYPO3) lub wręcz dedykowanych dla konkretnego portalu, np. dla onet.pl. Dzisiejsze systemy CMS to rozwinięte aplikacje z przyjaznym interfejsem użytkownika dostępnym z poziomu przeglądarki, umożliwiające łatwą publikację informacji na stronie firmowej i dającymi całkowitą kontrolę użytkownikowi nad zawartością publikacji.

Najważniejszą tendencją jest tworzenie systemu, który pozwoli na edycję treści w formie WYSIWYG (dostaniesz to, co widać) i dynamiczną publikację tych informacji na stronie za pomocą technologii AJAX lub równoważnych. Przy tym systemy są coraz częściej integrowane z różnymi usługami online typu: płatności, sprzedaż, rezerwacje, prognozy pogody, pobieranie danych o kursach walut, itp. CMS mają budowę modułową, pozwalająca na dokładanie potrzebnych elementów i usuwanie tych, które aktualnie nie są nam potrzebne.

Problemem dla projektantów takich systemów jest ustawienie odpowiedniego współczynnika stosunku łatwości obsługi do możliwości. W zbyt rozbudowanych systemach, przeciętny użytkownik będzie się gubił, w zbyt skromnych, narzędzie może okazać nieprzydatne. Ostatnio często stosowanym i ciekawym rozwiązaniem jest AJAX, który pozwala na zachowanie wrażenia pracy z aplikacją, a nie stroną internetową. Niestety, jeżeli zależy nam na dobrej pozycji w wynikach wyszukiwarek, wymaga to większego nakładu pracy, ponieważ nie potrafią one zindeksować prawidłowo takich witryn bez zastosowania paru ciekawych kruczków.

CMS w firmie

Dla większości firm, proste, darmowe systemy CMS są wystarczające. Jeżeli jednak firma chce publikować więcej specyficznych z jej branży informacji pobieranych z wewnątrz, np. dane z produkcji, sklep online zintegrowany ze stanami magazynowo-produkcyjnymi, z bazami kontrahentów itp., powinna skorzystać z firmy tworzącej dedykowane systemy zarządzania treścią klasy Enterprise. Oczywiście proszę pamiętać o tym, że większość z waszych potencjalnych klientów szukając wykonawcy/producenta, ogląda zazwyczaj najpierw waszą stronę firmową i często wtedy na jej podstawie wyrabia sobie opinię początkową o firmie.

Przeglądając strony można się często spotkać ze źle skonstruowanymi witrynami pod względem wizualno-funkcjonalnym. Jednym z grzechów głównych jest nieprawidłowa forma i nadużywanie efektów wizualnych kosztem funkcjonalności. Często też podczas wybierania systemu CMS, wiele firm zostawia domyślną oprawę wizualną, zmieniając jedynie treść, co czyni firmę niewyraźną, powielającą schematy. Częstym błędem firm jest dokonanie zakupu systemu, bez sprecyzowania swoich potrzeb i późniejsze rozczarowanie, że w systemie jednak brakuje pewnych potrzebnych elementów, za których napisanie przyjdzie nam słono zapłacić.

Najpopularniejsze obecnie systemy CMS