HP i Microsoft rozszerzają ofertę oprogramowania o aplikacje do zarządzania projektami i portfelami projektów.

Pierwszym nowym pakietem, który HP zaprezentował po zakończeniu przejęcia Mercury Interactive, jest Mercury Project and Portfolio Management Center 7.0. Jest to oprogramowanie do zarządzania projektami i portfelami projektów. Premiera ta zbiegła się w czasie z wprowadzeniem na rynek Microsoft Office System 2007, którego jednym z elementów jest Office Project Portfolio Server 2007, wykorzystujący technologie przejętej przez Microsoft firmy UTM.

Microsoft już od dłuższego czasu ma w ofercie oprogramowanie do zarządzania projektami, a Project Portfolio Server 2007 jest uzupełnieniem funkcjonalności pakietu Office EPM (Enterprise Project Management) o możliwości zarządzania portfelami projektów. Natomiast HP - kupując Mercury Interactive - dołączył do grona producentów tego typu oprogramowania, wśród których są: IBM, CA, Business Engine, Planview, Primavera Systems; Compuware, Lawson Software, Oracle, SAP, Artemis, Pacific Edge i ProSight.

Projekty pod kontrolą

HP Mercury Project and Portfolio Management Center 7.0 zawiera mechanizm umożliwiający automatyczne określanie znaczenia i bieżącego stanu różnych realizowanych aktualnie projektów przy wykorzystaniu predefiniowanych kryteriów uwzględniających m.in. budżet lub najważniejsze cele biznesowe, a także ogólną politykę firmy i obowiązujące w niej standardy. Oprogramowanie to pozwala na ujednolicenie raportów dotyczących ocen stanu realizacji projektów, bo w dużych korporacjach jednym z problemów jest to, że osoby zarządzające różnymi projektami często stosują różne kryteria do ich oceny. W efekcie kierownictwo firmy uzyskuje niespójne informacje i często ma problemy z ich obiektywnym porównaniem i oceną. Dodatkową ważną funkcją aplikacji jest możliwość inwentaryzacji i zarządzania zasobami.

Narzędzia do zarządzania projektami, a zwłaszcza portfelami projektów, znajdują zastosowanie do obsługi dużych lub skomplikowanych zadań. W przypadku małych lub prostych projektów zaplanowanie ich schematu i procedur realizacji może nie być opłacalne. Opracowanie schematu projektu nie jest bowiem zadaniem trywialnym. Jeśli będzie on zawierał zbyt wiele szczegółów, to zarządzanie może pochłonąć więcej wysiłku niż sama realizacja projektu. Z drugiej strony, jego zbytnie uproszczenie może spowodować, że zgubione zostaną ważne informacje o znaczeniu krytycznym i stosowanie aplikacji straci sens.

Wyzwania wymagające narzędzi

Oprogramowanie tego typu zyskuje jednak coraz większą popularność. Wynika to przede wszystkim ze wzrastającej liczby projektów i ich skomplikowania, które powodują, że coraz trudniej nad nimi zapanować bez odpowiednich narzędzi. Jak mówi Jeffrey Kaplan, autor książki "Strategic IT Portfolio Management" - "Menedżer łatwo może uwikłać się w rozwiązywanie codziennych problemów i zaniedbać ważny element zarządzania - strategię. Implementacja mechanizmów do zarządzania portfelami projektów zmusza do tego, aby przynajmniej od czasu do czasu oderwać się od bieżących zadań i spojrzeć na biznes z dalszej perspektywy".

Warto zauważyć, że programy do zarządzania projektami wykorzystują wiele różnych elementów i technologii dostępnych i stosowanych niezależnie również w innych aplikacjach. Są to m.in. mechanizmy zarządzania dokumentami i zadaniami, kalendarze, programy do budżetowania, zarządzania zasobami, planowania, modelowania, tworzenia harmonogramów, a także narzędzia analityczne. Choć to zaawansowane oprogramowanie może być bardzo użyteczne, należy pamiętać, że wciąż jest to tylko narzędzie, które ułatwia planowanie i realizację projektów biznesowych, ale ich nie tworzy ani nie ulepsza.