Zalew poczty elektronicznej

Liczba otrzymywanych listów elektronicznych stanowi problem dla rosnącej rzeszy użytkowników.

Liczba otrzymywanych listów elektronicznych stanowi problem dla rosnącej rzeszy użytkowników.

Według danych przedstawionych przez organizację Electronic Messaging Association, do roku 2000 liczba użytkowników poczty wzrośnie o jedną trzecią. Zwiększenie liczby krążących przesyłek będzie jednak niewspółmiernie większe - przybędzie ich aż 75%. Taki "zalew" poczty elektronicznej wymusi na firmach tworzenie racjonalnych zasad wykorzystania tego medium komunikacji. Problemem jest nie tyle zapychanie łączy internetowych i dysków twardych serwerów czy komputerów PC, na których pracują użytkownicy, ale czas, jaki zajmuje lektura wszystkich otrzymywanych listów. Zdaniem ekspertów, maksymalna liczba komunikatów, jakie może przetworzyć przeciętny pracownik w danym dniu, to 200 listów. Gdy poza czytaniem pozostaje jeszcze coś innego do zrobienia, potrzebne jest filtrowanie przesyłek, tak aby czytać tylko te wyglądające na ważne. Znajdujące się w programach pocztowych konfigurowalne filtry są coraz sprawniejsze. Program Outlook np. pozwala zdefiniować kolorowanie otrzymywanych przesyłek - tak aby te od szefa były oznaczone jako czerwone. Nic jednak nie zastąpi wprowadzenia wewnątrzfirmowych zasad poprawnego wykorzystania poczty elektronicznej.

Rady i porady

Administrator sieci powinien przygotować dla użytkowników wskazówki, dotyczące poprawnego korzystania z poczty elektronicznej. Pracownik, który dopiero od niedawna korzysta z tego środka komunikacji, może np. nie wiedzieć, że nieuprzejmością jest wysyłanie bez akceptacji odbiorcy listu z załącznikiem o wielkości 2 MB.

Pomocne może być też tworzenie wspólnych dostępnych w sieci folderów, gdzie byłyby trzymane rzeczy użyteczne dla wszystkich, niekoniecznie związane z pracą. Po co miałyby one wypełniać skrzynki pocztowe wielu użytkowników?

Użytkownik natomiast może zbudować sobie zbiór reguł (których tworzenie umożliwiają zaawansowane programy pocztowe), dzięki którym będzie dokonywana wstępna selekcja przesyłek. Na przykład kopie oznaczone jako Cc:, automatycznie byłyby kierowane do osobnego folderu, którego lekturą można by zająć się dopiero w wolnej chwili. Zwyczaj wysyłania kopii najlepiej ograniczyć do niezbędnego minimum. W niektórych firmach pracownicy czują się na tyle ubezwłasnowolnieni, że przy wysyłce wielu listów kierują kopię do szefa, który przez to może przeoczyć przesyłki ważne. Jeszcze większy problem, bo dotykający wszystkich pracowników, to bezmyślne wysyłanie listów czy ich kopii do każdego, kto znajduje się na liście wysyłkowej. Na przykład na alias pocztowy wszystkich pracowników. Tego rodzaju praktyki powinny być regulowane wewnętrznymi przepisami. Jeśli ich nie ma, można jedynie apelować o zachowanie rozsądku.

Radykalnym środkiem może być także ograniczenie wielkości przesyłek (aby nie krążyły listy z multimedialnymi animacjami) czy miejsca przeznaczonego na przechowywanie zawartości skrzynek pocztowych. Takie posunięcie wymusi na użytkownikach dbanie o porządek w magazynowanych zbiorach listów.