Za dużo informacji

Uzyskanie danych nie jest dzisiaj problemem - nieomal błyskawicznie można otrzymać dostęp do zasobnych w nie źródeł. Problem w tym, że nie chodzi o ilość, a o jakość - o to, by były to odpowiednie informacje, podane we właściwym kontekście, tak aby można je było szybko przetworzyć w wiedzę.

Uzyskanie danych nie jest dzisiaj problemem - nieomal błyskawicznie można otrzymać dostęp do zasobnych w nie źródeł. Problem w tym, że nie chodzi o ilość, a o jakość - o to, by były to odpowiednie informacje, podane we właściwym kontekście, tak aby można je było szybko przetworzyć w wiedzę.

Według danych firmy analitycznej IDC pracownicy umysłowi poświęcają 15-30% czasu aktywności zawodowej na poszukiwanie informacji czy dokumentów. Nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie to, że zazwyczaj blisko połowa poszukiwań nie kończy się sukcesem. Jesteśmy więc otoczeni informacją, tracimy wiele czasu na poruszanie się w tym gąszczu, a i tak częstokroć nie potrafimy dotrzeć do informacji, która jest potrzebna w danej sytuacji w konkretnym czasie. Źle napisana informacja bądź nieprawidłowo zorganizowana jej zawartość prowadzą do straty czasu tych, którzy będą się z nią zapoznawać. Podobnie zresztą jak zbytnio rozbudowana zawartość.

Przeładowanie informacyjne jest problemem, który powinien interesować zarządy firm. Jego skutkiem jest bowiem nie tylko zwiększenie poziomu stresu pracownika, lecz także ogólny spadek produktywności. Przeładowanie informacyjne prowadzi do trudności w filtrowaniu i klasyfikacji dostępnych źródeł danych - maleje naturalna wrażliwość i umiejętność oceny tego, co rzeczywiście jest wartościowe i godne uwagi. Średnio- i długoterminowe myślenie strategiczne zostaje zastąpione bieżącym zmaganiem się z wciąż napływającymi danymi, z których gros ma krótkoterminową ważność. To prędzej czy później przyniesie niekorzystne skutki w postaci nieoptymalnych decyzji.

Odziedziczona zachłanność

Gerry McGovern, ekspert od organizacji zawartości serwisów internetowych, twierdzi, że coraz bardziej dokuczliwe zjawisko przeładowania informacyjnego prawdziwe źródło ma w pewnym przekonaniu, które towarzyszyło ludziom przez cały okres rozwoju cywilizacji. Rozwój ten w dużej mierze bazował na chęci do pomnażania dóbr materialnych. Mieć więcej znaczyło lepiej. Nawet niekoniecznie w czysto egoistycznym, jednostkowym wymiarze - lecz również w skali społeczności, państw czy świata.

Od zarania dziejów liczyły się przede wszystkim wytwory materialne. Na początku była to głównie żywność, stanowiąca przez długie wieki podstawowy cel aktywności społeczeństw, później zaś również surowce i produkty przemysłowe. Oczywiście od dawna znano pieniądze, lecz były one tylko ekwiwalentem owych dóbr materialnych. Sytuacja zmieniła się dopiero w erze postindustrialnej, gdy najbardziej wartościowym dobrem, surowcem i celem produkcji stały się informacje. Tymczasem głęboko wpojone przekonanie, że więcej znaczy lepiej, pozostało - cały czas trzeba dążyć do tego, by mieć więcej informacji. Tutaj właśnie leży przyczyna nieradzenia sobie z zalewem informacji. Po raz pierwszy nie mamy bowiem do czynienia ze zjawiskiem ograniczoności zasobów - informacji może być dowolnie dużo. Nawet fizyczna część "cyfrowej ekonomii", czyli komputery, , itp., jest coraz tańsza, przy koszcie przechowywania jednostki informacji zmierzającym niemal do zera.

Potrzebny redaktor

Publikacja nieprawidłowo zorganizowanej zawartości kiepskiej jakości jest formą spamu. Przede wszystkim dlatego że nie przyczynia się do wytwarzania jakiejkolwiek wartości dodatkowej. Dlaczego więc podmioty gospodarcze i instytucje notorycznie produkują spam (co jest najłatwiej widoczne na firmowych stronach WWW)? Przecież trudno założyć (wyjąwszy być może pojedyncze przypadki), że robią to w celu rozdrażnienia czy wręcz utraty klientów, petentów czy partnerów handlowych.

Podstawową przyczyną nadmiarowej produkcji informacji jest nieumiejętność precyzyjnego formułowania przekazu. Przygotowanie informacji, która zawiera dokładnie tyle danych i takiej dokładności, jakiej potrzeba, jest trudnym zadaniem.

Liczbę dokumentów zgromadzonych na wszystkich publicznie dostępnych serwerach WWW ocenia się na ok. 700 mld. Ile z nich jest w ogóle czytanych, czy też może raczej z ilu można zrobić praktyczny użytek? Ocenia się, że wskaźnik nie czytanych wynosi aż 70%.

Zła jakość informacyjna jest znacznie gorsza niż brak informacji, bo tracimy niepotrzebnie czas. A strata czasu klientów czy pracowników może mieć dla firmy fatalne konsekwencje. Pewna duża międzynarodowa korporacja, badając wykorzystanie swoich stron WWW, ze zdziwieniem odkryła, że 30% z nich nigdy nie zostało wyświetlonych - nikt nigdy nie chciał ich obejrzeć, chociaż były publicznie dostępne. A przecież serwis internetowy tej firmy byłby znacznie lepszy, prostszy i efektywniejszy, gdyby tych 30% w ogóle na nim nie było. Dlatego zawodem przyszłości może okazać się redaktor - osoba, która potrafi zarządzać zawartością informacyjną. Istotną częścią umiejętności dobrego redaktora jest wiedza, wsparta doświadczeniem i intuicją, czego nie należy czy też nie warto publikować. Być może brak pracy redaktorów jest przyczyną obecnego zalewu informacyjnego - wciąż nie potrafimy usunąć tego, co jest w istocie niepotrzebne.

Dlatego Gerry McGovern przewiduje, że w niedalekiej przyszłości w firmach zostaną podjęte działania organizacyjne mające na celu ograniczenie produkcji zbędnych informacji. Są to chociażby limity liczby wysyłanych e-maili przez danego pracownika, objętości publikowanych informacji na stronach WWW czy też ściślejsze kontrolowanie tego, co ma się znaleźć w przekazie medialnym, tak aby ograniczyć jego objętość.

Najważniejsze publikacje o przeładowaniu informacyjnym

Pitney Bowes:

Messaging for Innovation: Building the Innovation Infrastructure Through Messaging Practices.

Popularne pakiety elektronicznego komunikowania się są dzisiaj dostępne dla większości pracowników umysłowych. Jednak jedynie jednostki używają samodzielnie dopracowanych rozwiązań indeksowania wiedzy czy autokomunikacji (wykorzystywania narzędzi elektronicznej komunikacji do efektywnego wspomagania własnej pracy).

Michelle Weil, Larry Rosen:

TechnoStress: Coping with Technology @WORK @HOME @PLAY.

Wiley & Sons 1997

Książka napisana przez psychologów zajmujących się przyczynami stresu na współczesnym stanowisku pracy pracownika umysłowego. Ich zdaniem podstawową przyczyną są ogromne możliwości stwarzane przez współczesne technologie informacyjne, z których korzystamy zbyt zachłannie, w efekcie tracąc poczucie, że coś udało się nam skończyć - bo zawsze można pójść jeszcze dalej.

James Gleick:

Faster: The Acceleration of Just About Everything.

Vintage Books 1999

W usieciowionym świecie pojęcie globalnego, stale tykającego zegara jest dla wszystkich oczywiste. Sprawia on, że mamy poczucie konieczności ciągłego pośpiechu, zaś każda zwłoka może powodować dezaktualizację napływających informacji.

Tymczasem do XIX w. tak nie było, czas był odczuwany bardziej indywidualnie.

David Shenk:

Data Smog: Surviving the Information Glut.

Harpers 1997

To już klasyczne dzieło traktujące o przeładowaniu informacyjnym. Mimo sześciu lat, które minęły od czasu jego pierwszego wydania, niewiele straciło na aktualności.

David Lewis:

Information Overload.

Penguin Books 1999

Autor książki jest psychologiem, który zajmuje się zjawiskiem przeładowania informacyjnego. Jego zdaniem podstawowymi symptomami tego zjawiska jest wyczerpanie, złość, kłopoty z pamięcią oraz trudność w skupieniu uwagi na dłużej na pojedynczej sprawie.

Kristan J. Wheaton:

The Warning Solution: Information Analysis in the Age of Information Overload.

Afcea International Press 2001

Autor wykorzystał w tej książce ponad 20-letnie doświadczenie z wielu dziedzin, którymi się zajmował. Był analitykiem, prawnikiem, finansistą, oficerem wywiadu. To podręcznik właściwego obchodzenia się z dużymi zbiorami informacji, tak aby na ich podstawie w możliwie krótkim czasie wyciągać odpowiednie wnioski.


TOP 200