Po zebraniu tego typu danych ze wszystkich umów, które obowiązują naszą firmę, przychodzi czas na skonfrontowanie zapisów ze stanem faktycznym i podsumowanie stanu wiedzy. Nie zawsze będzie to proste, bo każdy kontrakt ma swoją specyfikę, dlatego w zarządzaniu nimi należy precyzyjnie zidentyfikować wszelkie niestandardowe wymagania, dotyczące na przykład jakości usług, produktów, gwarancji bankowych czy konieczności przedłożenia dodatkowych certyfikatów lub gwarancji.

Dysponując jasnym obrazem istniejącej w naszej firmie sytuacji, możemy przejść do następnego etapu, czyli dokładnie określić cele i zadania, jakie ma spełniać w organizacji system zarządzania umowami. "Należy zadbać o to, aby zarządzanie kontraktami było umiejscowione w strukturze organizacyjnej w sposób nie stwarzający konfliktu interesów" - mówi Monika Uiterwijk. Nie jest na przykład dobrym pomysłem, żeby osoba odpowiedzialna za zarządzanie umowami podlegała bezpośrednio dyrektorowi działu sprzedaży. Bo choć jednym z istotnych zadań contract managementu jest pełnienie funkcji wspierających proces sprzedaży, to jednak presja dyrektora handlowego na wzrost przychodów i jak najszybsze efekty działań nie zawsze idzie w parze z zachowaniem porządku w gąszczu paragrafów umowy.

Dokumenty w ruchu

Kolejnym istotnym aspektem jest zapewnienie właściwego obiegu informacji między działem zarządzania kontraktami oraz pozostałymi departamentami. I tym razem pomogą w tym odpowiednie procedury.

Aby efektywnie spełniać swoją rolę w organizacji, contract manager musi otrzymywać całą dokumentację związaną z zawieranymi kontraktami (czyli także wszelkie raporty, protokoły, aneksy i harmonogramy) oraz uczestniczyć w wewnętrznych i zewnętrznych spotkaniach.

Należy również zapewnić właściwą współpracę zespołu odpowiedzialnego za kontrakty z innymi departamentami, przede wszystkim tymi odpowiedzialnymi za finanse i sprzedaż. I tym razem nieodzowne będą stosowne procedury, bo nie ma co liczyć na to, że "ludzie po prostu się dogadają". Trudno tu o złoty środek, bo w każdej firmie komunikacja pomiędzy działami oparta jest na innych zasadach. Ważne jest, aby nie przeszkadzały one w realizacji zadań żadnego z tych działów. Informacje muszą być zawsze rzetelne i przekazane na czas.

Zarządzanie kontraktami to w Polsce wciąż dość świeży temat i nawet całkiem duże korporacje nie zawsze zdają sobie sprawę z jego krytycznego znaczenia dla prowadzenia biznesu. Tylko jako anegdotę przytoczmy rozmowę, gdy jedna z osób odpowiedzialnych za IT w korporacji, zapytana przez nas, jak wygląda w jej firmie zarządzanie kontraktami, odpowiedziała po prostu: "ale o czym mam właściwie opowiedzieć?". Po wyjaśnieniu tematu, ów pracownik uznał, że lepiej będzie, jeśli na razie jego firma nie pojawi się w artykule o zarządzaniu kontraktami.

Każde przedsiębiorstwo musi samodzielnie odpowiedzieć sobie na pytanie, czy stać je na ignorowanie kwestii zarządzania umowami. Chociażby po to, by nie znaleźć się w sytuacji pewnej firmy produkcyjnej, która nie zauważyła, że za miesiąc kończy się jej umowa na outsourcing usług IT. Cóż, cały proces negocjacji nowego kontraktu zamknął się właściwie w jednej propozycji dostawcy: przyjmujecie nasze warunki albo za 30 dni wyłączamy serwery...