Jak przekonuje Monika Uiterwijk, im wcześniej osoba odpowiedzialna za negocjacje zapozna się ze specyfiką przyszłej umowy, a więc pozna wymagania drugiej strony i swojej własnej organizacji oraz zaznajomi się ze specyfiką, celami i wyzwaniami transakcji, tym wcześniej uda się zidentyfikować ryzyka i przygotować się na ich skutki. Jak? Na przykład poprzez bardziej precyzyjne sformułowanie treści umowy w fazie negocjacji. "Profesjonalne zarządzanie kontraktami powinno zatem obejmować fazę przygotowawczą, negocjacje oraz administrację zawartymi umowami. Tak szerokie spektrum działań pozwoli organizacji na właściwe zarządzanie ryzykami i kosztami, umożliwi kontrolę nad realizacją zobowiązań wynikających z umowy, a także identyfikację problemów w celu przygotowania i wdrożenia planu naprawczego" - podsumowuje konsultant SourceOne Advisory.

Logistyka kontraktu

Dla Krzysztofa Jaworskiego, dyrektora business IT w firmie logistycznej DHL Express (Poland), efektywne zarządzanie kontraktami zaczyna się na bardzo wczesnym etapie działalności biznesowej: od wdrożenia dobrze opracowanego procesu zarządzania zakupami. To przede wszystkim od niego zależy, czy w firmie panuje porządek w zakresie zarządzania umowami na świadczenie usług informatycznych. "Proces zarządzania zakupami jasno definiuje, kto i za co odpowiada oraz jakie ma uprawnienia decyzyjne" - podkreśla Krzysztof Jaworski. Specyfika działalności zakupowej powoduje, że pracujący dla DHL Express informatycy pełnią w nim przede wszystkim rolę ekspertów i doradców.

"To rozwiązanie sprawdza się w praktyce i nie planujemy go zmieniać" - wyjaśnia podział obowiązków między działem zakupów i informatyki Krzysztof Jaworski.

Samo zarządzanie umowami przebiega w jego firmie dwutorowo. Dostawy sprzętu, zakup licencji oraz ich ewidencja realizowane są przy wykorzystaniu systemu SAP R/3 zintegrowanego z modułami składania i obsługi zamówień. Dodatkowo, wszystkie umowy są ewidencjonowane w łatwo dostępnych dla zainteresowanych plikach Excela.

Zarządzaniem zasobami informatycznymi zajmuje się w DHL Express wyspecjalizowany zespół w ramach działu IT, który jednocześnie ściśle współpracuje z działem zakupów.

Dzięki temu firma Krzysztofa Jaworskiego nie jest zaskakiwana zbliżającym się terminem wygaśnięcia kluczowej dla jej funkcjonowania umowy, na przykład na outsourcing usług IT. Jak jednak podkreśla dyrektor business IT, w zarządzaniu kontraktami narzędzia informatyczne to tylko jeden z aspektów sprawy.

Niezwykle istotne jest też przygotowanie ludzi, którzy odpowiadają za ten fragment działalności przedsiębiorstwa. "Wyzwaniem jest dla nas takie zorganizowanie pracy, aby osoby odpowiedzialne za przygotowania zapytania ofertowego oraz propozycji nowej czy zmienionej umowy mogły w pełni poświęcić się tylko temu zadaniu"- wyjaśnia szef business IT.

Plan działania

Jak zatem zorganizować sprawnie funkcjonujący proces zarządzania umowami? Najlepiej zacząć od początku, czyli od zorientowania się, czym firma aktualnie dysponuje i na jakim etapie zaawansowania w zarządzaniu kontraktami się znajduje. "Konieczny jest przegląd wszystkich aktywnych umów pod względem stopnia ich realizacji" - mówi Monika Uiterwijk. W tym celu należy zapoznać się ze zobowiązaniami obu stron, które zostały określone w kontrakcie. Szczególnie istotne będą, przede wszystkim, dane dotyczące harmonogramu dostaw, stanu ich realizacji, przewidzianych szkoleń i terminów płatności. Przydatne będzie też skompletowanie dokumentacji towarzyszącej umowie, takiej jak raporty czy protokoły.