W pewnym sensie wdrożenie systemu standardowego przyczynia się więc do standaryzacji procesów biznesowych - ze wszystkimi zaletami i wadami takiego podejścia. Poza tym w przypadku aplikacji standardowych koszt produkcji oprogramowania rozkłada się na wielu klientów. Z tego faktu wynikają zwykle wielokrotnie niższe koszty wejścia w inwestycję w postaci oprogramowania biznesowego. "Oprogramowanie standardowe, zwane pudełkowym, jest zbudowane z myślą o maksymalnym uproszczeniu procesu instalacji i konfiguracji oraz prostocie obsługi. Klient może zatem samodzielnie wykonać wdrożenie systemu i zaoszczędzić na kosztownym szkoleniu" - mówi Krzysztof Raszczuk, architekt oprogramowania w firmie InsERT. Według niego, dodatkowe korzyści wynikają z możliwości przetestowania wersji demonstracyjnych oprogramowania. "Dzięki temu jeszcze przed zakupem licencji użytkownicy mogą przekonać się, czy zaszyta w systemie implementacja predefiniowanych procesów biznesowych rzeczywiście jest zgodna z potrzebami biznesowymi" - dodaje Krzysztof Raszczuk.

Chociaż producenci większości nowoczesnych, pudełkowych aplikacji biznesowych zapewniają, że oprogramowanie można w pewnym zakresie modyfikować, to trudno oczekiwać, aby takie systemy udało się w pełni dopasować do specyfiki każdej firmy. Z drugiej jednak strony aplikacje standardowe są zwykle rozwiązaniami bardziej dojrzałymi i gruntownie przetestowanymi. To z kolei oznacza mniejsze ryzyko biznesowe. "Rozwiązania pudełkowe, świetne z punktu widzenia organizacji oferujących standardowe produkty i usługi, niekoniecznie będą sprawdzać się w przypadku ofert niestandardowych i innowacyjnych. Podobnie organizacje będące lub aspirujące do bycia liderem rynku wymagają elastyczności również na poziomie oprogramowania biznesowego oraz - co równie ważne - potrzebują szybkości działania. Oba te warunki mogą być osiągnięte wtedy, gdy wykorzystywane w firmie oprogramowanie odpowiada dokładnie określonym potrzebom biznesowym" - mówi Michał Kopeć, sales manager rozwiązań dedykowanych na rynki zagraniczne w firmie Ericpol Telecom. Jego zdaniem, to właśnie elastyczność i możliwość relatywnie szybkiego wprowadzania modyfikacji w zakresie sposobu funkcjonowania systemu powodują, że w wielu dojrzałych organizacjach za obsługę kluczowych procesów decydujących o konkurencyjności biznesu odpowiada oprogramowanie szyte na miarę.

Kwestia kompromisu

Z drugiej strony, rozwiązania standardowe, choć tańsze w zakupie, często wymagają przeprowadzenia zmian organizacyjnych. Zazwyczaj nie gwarantują również pełnego wachlarza potrzebnych funkcji. Jednocześnie często oszczędności względem napisanych na zamówienie systemów topnieją w oczach w miarę konieczności zakupu dodatkowych licencji, aktualizacji oprogramowania i realizowanych odpłatnie zmian funkcjonalnych mających na celu pełne dopasowanie systemu do realiów firmy. Tu objawia się natomiast największa zaleta oprogramowania dedykowanego. Rozwiązania napisane pod kątem potrzeb konkretnej firmy zazwyczaj bazują na wiernym odwzorowaniu procesów biznesowych organizacji. Zwykle mają również szereg dodatkowych funkcji dedykowanych obsłudze specyficznych procesów biznesowych firmy. "Oprogramowanie dostępne od ręki jest często kompromisem pomiędzy ceną a funkcjonalnością. Różnica jest taka jak z zakupem garnituru w sklepie, a zleceniem jego uszycia u dobrego krawca. Niby oba leżą jak ulał, ale wprawne oko od razu rozpozna nienaganny krój, fachowy ręczny szew i perfekcyjnie wykończone, innowacyjne detale, których brak jest w produkcji seryjnej" - uważa Michał Kopeć.