Novell oferuje oprogramowanie umożliwiające przygotowywanie i dystrybucję elektronicznych formularzy.

Poczta elektroniczna w każdej firmie, w której jest wykorzystywana, prędzej czy później staje się bardzo istotnym sposobem wymiany informacji między pracownikami. Dzięki niej codzienna korespondencja w firmie realizowana jest łatwo i prosto i daje pewność, że przesyłka dotrze do adresata. Niemniej niewiele firm wykorzystuje ten potężny mechanizm, jakim jest poczta elektroniczna, do realizacji bardziej kompleksowych zadań, np. dystrybucja różnego rodzaju dokumentów i formularzy. Te bowiem rozsyłane są w sposób tradycyjny - jako zwykłe kartki papieru, na których w odpowiednich tabelach pracownicy nanoszą swoje uwagi i podpisy. Dotyczy to podań o zaliczki, urlop, nowe wyposażenie biura, a także innych dokumentów, które wymagają podpisu kilku osób.

Problem ten pomaga rozwiązać specjalne oprogramowanie formularzowe, wzbogacające funkcjonalność dostępnych na rynku pakietów pocztowych o możliwość przygotowywania odpowiednich elektronicznych formularzy a także definiowanie procesów obiegu takich dokumentów.

Elektroniczny formularz

Jednym z najpopularniejszych pakietów formularzowych jest InForms firmy Novell. Od kilku miesięcy na rynku dostępna jest nowa wersja pakietu, oznaczona numerem 4.2. Program ten, opracowany wspólnie z firmą Metastorm, pozwala sporządzać elektroniczne formularze, a następnie rozsyłać je według z góry ustalonego rozdzielnika, w odpowiedniej kolejności i tylko do wybranych pracowników firmy.

Dzięki temu można tworzyć zarówno formularze rachunkowe, jak i kartoteki osobowe (mogące zawierać także zdjęcia pracowników), śledzić zapasy magazynowe i zapisywać dane o klientach (w firmie handlowo-usługowej) czy pacjentach (w gabinecie lekarskim). Zaawansowane formularze są na tyle wyspecjalizowane, że mogą zawierać pola, w których wykonywane są obliczenia, a po ich zakończeniu wyniki mogą być przesyłane bezpośrednio do właściwego odbiorcy. InForms potrafi przechowywać i odczytywać dane z wielu różnych baz danych. Obsługa standardu ODBC pozwala sięgać do informacji przechowywanych w bazach dBase, Paradox, Clipper, Btrieve, DataPerfect, FoxPro, Lotus Notes, a także w bazach SQL - Microsoft SQl Server, Sybase, Borland Interbase, Informix, IBM DB2 itp.

InForms 4.2 składa się z dwóch podstawowych modułów: Designer i Filler. Pierwszy z nich umożliwia opracowywanie formularzy, które mogą być wzbogacone w elementy inteligencji, np. funkcję dynamicznego przesyłania informacji (przesyłka trafia do różnych adresatów w zależności od wprowadzonych danych). Ponadto formularze przygotowywane w Designerze mogą być wzbogacone o łącza z bazami danych i zawierać pola, które dynamicznie pobierają informacje z tych baz.

Filler to komponent wykorzystywany przez użytkowników końcowych oprogramowania. Zarządza on mechanizmem wprowadzania danych do formularzy. Programiści mogą modyfikować funkcjonalność Fillera przez dodawanie rozwijanych list obiektów, tworzenie dodatkowych plików pomocy dla poszczególnych formularzy, dodawanie pól, w których wykonywane są automatyczne przeliczenia itp.

InForms Designer

Moduł Designer umożliwia opracowywanie praktycznie dowolnych elektronicznych formularzy. Do programu dołączona jest biblioteka ponad 50, czasami bardzo złożonych i rozbudowanych, przykładowych formularzy. Niestety, są one dostępne tylko w języku angielskim.

Tworzenie własnego formularza jest bardzo proste. Wystarczy, korzystając z odpowiednich narzędzi dostępnych w menu lub na listwie narzędziowej, określić pole na arkuszu formularza, a następnie przypisać mu jedną z kilku typów zmiennych, jakie będziemy tam wpisywać. Mogą to być m.in. dane tekstowe (np. imię, nazwisko), dane liczbowe (wzrost, waga), daty (dzień i rok urodzenia) i inne. W takim polu można będzie wpisywać dane ściśle określonego typu, co automatycznie weryfikuje wprowadzane wielkości. Z powstaniem formularza łączy się możliwość ustalenia typu czcionek, rodzaju ramek, określenie kolorystyki formularza i jego pól, wstawienia do arkusza grafiki, a nawet przypisaniu okienku w formularzu jednego z kilkuset makrowyrażeń (sklasyfikowanych w kilkunastu różnych grupach). Dostępne są tu nie tylko typowe makrowyrażenia arytmetyczne, trygonometryczne czy finansowe - są i takie, dzięki którym "dotknięcie" wbudowanego w formularz pola może spowodować jego wydruk, przesłanie danych do zewnętrznej bazy danych czy natychmiastowe wysłanie poczty elektronicznej.