Nie ma przesady w stwierdzeniu, że sukces firmy jest w dużej mierze zasługą zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie i ludzi, którzy stali za jego wdrożeniem.

W jednej z najbardziej znanych polskich firm branży kosmetycznej informatyka nie ma długiej historii. Wprawdzie z komputerów korzysta się tu od dawna, ale tak naprawdę przygoda Laboratorium Kosmetycznego Dr Irena Eris z informatyką przez duże "i" zaczęła się zaledwie pięć lat temu. Z potrzeby głębokich zmian zdano sobie sprawę pod koniec lat 90., kiedy biznes zaczął rosnąć szybciej niż wynikało to z prognoz, portfolio przekroczyło 250 produktów, a rynek sygnalizował nowe wyzwania. Na rewolucję zdecydowano się w najlepszym momencie. Informatyka okazała się przydatnym narzędziem nie tylko w czasie, gdy firma znakomicie się rozwijała. Wartość udowodniła, gdy w marazmie pogrążyła się gospodarka i celem stało się przetrzymanie kryzysu bez strat.

Sposób na krem

W Polsce działa kilkaset firm zajmujących się produkcją i importem kosmetyków do pielęgnacji twarzy. Na rozdrobnionym rynku działają obok siebie wielkie zagraniczne koncerny, polscy producenci, którzy nawiązują do światowych wzorców, i niezliczona rzesza firm zalewających półki sklepów podrzędnej jakości wyrobami po bardzo niskich cenach. Laboratorium Kosmetyczne Dr Irena Eris jest liderem rynku, choć udział w nim firmy z podwarszawskiego Piaseczna nie przekracza 17%.

Na sukces w biznesie kosmetycznym składa się tak wiele czynników, że nie sposób wskazać ten najważniejszy. Z pewnością nie wystarczy posiadanie dobrego produktu. Krem może kosztować 2 zł albo 102 zł, ale klient rzadko sam doceni walory droższego. Nie do przecenienia są dobra reputacja i znana marka. Pod tym względem Dr Irena Eris nie ustępuje ani polskiej, ani zagranicznej konkurencji. Jak pokazują badania, przeszło 90% konsumentów zna markę obecną na rynku od 21 lat.

Niezmiernie istotna jest też umiejętność dotarcia do klienta. Produkty do pielęgnacji twarzy z logo Dr Irena Eris trafiają do salonów sprzedaży za pośrednictwem 13 regionalnych dystrybutorów. Są także dostępne w ogólnopolskich sieciach super- i hipermarketów oraz w aptekach i gabinetach kosmetycznych. W tym biznesie, przy tak ogromnym udziale nakładów marketingowych, niedopuszczalne jest zaprzepaszczenie szansy na sprzedaż produktu. Kosmetyki muszą zawsze czekać na klienta na półkach, a towar w magazynach musi być w każdej chwili gotowy do ekspedycji. Stąd kluczową sprawą jest utrzymywanie bezpiecznych zapasów magazynowych - nie mogą one spaść poniżej pewnego poziomu, nawet jeśli z czysto logistycznego punktu widzenia wydawałoby się to rozrzutnością.

Integracja od 1,44 do pełnego ERP

Przed 1999 r. w Laboratorium Kosmetycznym Dr Irena Eris wykorzystywano wiele niezależnych aplikacji. Platformą integracyjną spajającą aplikacje-wyspy w jeden archipelag były dyskietki 1,44 MB.

Programy były co prawda niezawodne, ale nie oferowały wiele ponad to, czego od przedsiębiorców wymagał ustawodawca.

Tomasz Pieniążek, nowo zaangażowany dyrektor finansowy przedsiębiorstwa, od początku forsował ideę wdrożenia systemu, który pozwoliłby zapanować nad całym biznesem i przygotować firmę do spodziewanego zaostrzenia gry rynkowej. Do prowadzenia projektu został zaangażowany Jacek Badowski, obecny kierownik działu informatyki.

Laboratorium kosmetyczne jest firmą prywatną, należącą do założycieli - małżeństwa Ireny Eris i Henryka Orfingera. Przed pięcioma laty przychody € € firmy wynosiły ok. 50 mln zł. Sporo, jak na rdzennie polskie przedsiębiorstwo, niemniej zakup zintegrowanego systemu informatycznego stanowił istotne obciążenie dla budżetu. Tym bardziej, że na krótkiej liście dostawców, rekomendowanych przez doradzających przy wyborze konsultantów, znalazła się ówczesna światowa czołówka ERP - szwedzka Intentia, niemiecki SAP i amerykański JD Edwards (firma zgodziła się ujawnić nazwy dostawców po upłynięciu pięciu lat od przetargu).

Od początku zakładano, że system ERP ma objąć prawie wszystkie procesy (tylko za obsługę kadr i płac odpowiada odrębna aplikacja). W owym czasie przytłaczająca liczba instalacji ERP ograniczała się do finansów i kilku podstawowych modułów. "Pod względem funkcjonalnym proponowane nam systemy były zbliżone. Również pod względem ceny. Nikt nie dysponował przekonującymi referencjami dla naszej branży. W efekcie dużą rolę odegrały kompetencje konsultantów, którzy prezentowali nam system" - mówi Jacek Badowski. Najwyżej w przetargu oceniono ofertę Intentii oferującej system Movex.

Pięć pór roku

Zgodnie z regułami sztuki wdrożenie starannie zaplanowano. Podzielono je na pięć etapów. Pierwszym była analiza status quo. Po zewidencjonowaniu stanu zastanego nadszedł czas na analizę przyszłych potrzeb przedsiębiorstwa - użytkownicy zgłaszali swoje życzenia pod adresem dostawcy. Następnym krokiem było szkolenie i konfiguracja - konsultanci Intentii na bazie informacji zebranych wcześniej od użytkowników próbowali tak skonfigurować Movex, aby system jak najbardziej odpowiadał potrzebom przedsiębiorstwa. Następnie dostawca przeprowadzał szkolenia, prezentując efekt swoich prac i zbierał od użytkowników uwagi. Czwartym etapem było "napełnianie" baz danych, ostatnim uruchomienie systemu.

Wdrożenie trwało rok, czyli tyle, ile zakładano. Budżet został nieznacznie przekroczony (ok. 10%), co w pionierskich przedsięwzięciach jest wynikiem przyzwoitym. Dwa obszary, w których najwyraźniej ujawniło się dobrodziejstwo systemu zintegrowanego, to analiza kosztów i planowanie produkcji. "Przed wdrożeniem nie było możliwości dokładnego śledzenia kosztów. Po wdrożeniu okazało się, że koszty precyzyjnie wyliczane przez Movex często różnią się od szacowanych metodą tradycyjną" - mówi Jacek Badowski.

Dzisiaj zapanowanie nad asortymentem 300 produktów, zarządzanie zamówieniami i planowanie produkcji nie byłoby możliwe bez systemu ERP. Do 1999 r. nie było w ogóle dedykowanej komórki planistycznej. Głównym narzędziem szefa produkcji było jego doświadczenie. Planowanie z prawdziwego zdarzenia nastało wraz z Movexem.

Wdrożenie i konfiguracja modułu produkcyjnego były najtrudniejszymi elementami projektu. Niektórych potrzebnych funkcjonalności brakowało w oprogramowaniu Intentii, zaś w samym laboratorium kosmetycznym nie było wystarczających kompetencji, by szybko wspólnie z dostawcą uzupełnić mankamenty. Strojenie modułu produkcyjnego trwało jeszcze rok od uruchomienia pozostałych części systemu. "Może wydać się to dziwne, ale mimo usprawnienia planistyki nasze zapasy surowców i produktów gotowych nie zmalały. Jest to jednak konsekwencja zmian, jakie w tym czasie zaszły na rynku, a nie błędów w implementacji" - twierdzi Jacek Badowski.

Sprzedaż bez przestojów

Jedną z tych zmian jest rewolucja, jaką w handlu wywołała ekspansja wielkich sieci detalicznych. Supermarkety stają się coraz bardziej znaczącym kanałem sprzedaży kosmetyków. Nie jest tajemnicą, że nie są one łatwym partnerem handlowym.

Współpraca z supermarketami wymaga od producentów utrzymywania podwyższonych zapasów magazynowych i zaakceptowania ich zwyczajów składania zamówień. Jacek Badowski dostrzega, że sieci detaliczne naciskają na swoich dostawców, by ci jak najszybciej zastosowali się do elektronicznej wymiany danych w standardzie EDI. Kłopot w tym, że dostawanie się do każdej sieci to oddzielny projekt. "Wszyscy wielcy detaliści stosują odstępstwa od standardowego EDI" - mówi szef informatyki. Wdrożenie EDI dla wszystkich sieci to ogromne zaangażowanie działu IT, które na razie nie przyniosłoby poprawy w funkcjonowaniu biznesu. "Zabrzmi to niepopularnie, ale dążymy do ograniczenia wymiany elektronicznej z sieciami sprzedaży. Wynika to z czysto biznesowej kalkulacji. Zamówienia od supermarketów są stosunkowo rzadkie, w porównaniu z innymi, i proste w opisie. Na razie wygodniej jest pracować na zamówieniach papierowych" - mówi Jacek Badowski.

EDI sprawdza się zaś we współpracy z 13 dystrybutorami, za pośrednictwem których na rynek trafia gros produktów Dr Irena Eris. Jako niezależne firmy, dystrybutorzy mają dowolność w wyborze rozwiązań informatycznych, ale w praktyce ściśle współpracują z centralą w Piasecznie.

Najnowszy wspólny projekt, współfinansowany przez centralę, to system sprzedaży mobilnej. Handlowcy pracujący dla dystrybutorów otrzymają komputery HP iPaq, na których będą zapisywać zamówienia od klientów. Skonsolidowane dane o zamówieniach mają trafiać do centrali. To kolejne usprawnienie w zarządzaniu, ale poza tym dzisiaj przedstawiciel handlowy firmy zapisujący zamówienia ołówkiem w zeszycie wygląda coraz mniej poważnie.