Dziewięć kilometrów akt znajduje się w Archiwum Centralnym Telekomunikacji Polskiej. Łączy ono wymogi stawiane tradycyjnym archiwom papierowym z nowoczesnym oprogramowaniem ułatwiającym jego zarządzanie. To rezultat największego w Polsce projektu zarządzania dokumentacją archiwalną.

Róża Stadnik z domu Szpądrowska (1895 - ?) pracowała w Towarzystwie Akcyjnym Telefonów Cedegren jako telefonistka od 1913 r. do 1918 r. Po odzyskaniu przez Polskę niepodległości zatrudniła się w Dyrekcji Okręgu Poczt i Telegrafów w Warszawie. O rekomendację poprosiła byłego pracodawcę. Przeszła pozytywnie egzamin przed komisją weryfikacyjną, która zaliczyła jej do stażu pracy "służbę w państwie rosyjskim". Róża Stadnik złożyła przysięgę na wierność Państwu Polskiemu w marcu 1919 r. Kilka lat później otrzymała 25 zł kary za poinformowanie koleżanki z urzędu telekomunikacyjnego w Otwocku o planowanej kontroli. Znowuż w 1936 r. przełożona złożyła na nią skargę za "otwarcie okna bez zgody wszystkich pracowników". Skąd to wiemy? Z jej teczki osobowej odnalezionej podczas porządkowania zasobu archiwalnego Telekomunikacji Polskiej. "Ponad 2500 teczek byłych, przedwojennych pracowników łączności trafi teraz do Archiwum Państwowego Miasta Stołecznego Warszawy" - mówi Arkadiusz Cisek, kierownik projektu Archiwum Centralne w Pionie Administracji Telekomunikacji Polskiej SA.

2, 5, 50, 100

Akta dzielą się na kategorię A, oznaczającą dokumenty przeznaczone do wieczystego przechowywania w archiwum państwowym, i kategorię B, która kryje dokumentację niearchiwalną, poddawaną niszczeniu po upływie od 2 do 99 lat (np. dokumentację budowlaną). W Archiwum Centralnym TP teczkę Róży Stadnik zakwalifikowano do kategorii A ze względu na jej znaczenie historyczne. Z reguły akta osobowe i dokumentacja płacowa są trzymane przez 50 lat. Jak jest to ważne, mogą powiedzieć ci, którzy szukali informacji o zarobkach u dawnych pracodawców, koniecznych do naliczenia kapitału początkowego w ZUS.

W przypadku Telekomunikacji Polskiej - jednego z dwóch następców prawnych Przedsiębiorstwa Państwowego Polska Poczta, Telegraf i Telefon - przechowuje ona akta osobowe tych pracowników, którzy zajmowali się łącznością. Gdyby nie roztropna decyzja o scentralizowaniu zasobów, pracownicy szukaliby swoich teczek po 70 archiwach zakładowych i składnicach akt, zaś dokumenty Róży Stadnik pożarłaby wilgoć.

"Projekt rozpoczął się wiosną zeszłego roku. Postawiliśmy sobie za cel scentralizowanie zasobów archiwalnych zarządzanych przez Pion Administracji. Dotychczas akta były przetrzymywane w skrajnie różnych warunkach. Brak jednolitej polityki w tym zakresie prowadził do tworzenia samodzielnych archiwów poszczególnych pionów, czy wręcz pojedynczych departamentów" - wyjaśnia Arkadiusz Cisek. Nic dziwnego, że gdy ruszył projekt, wykryto wieloletnie zaniedbania w przekazywaniu akt zarówno do archiwów państwowych, jak i do archiwów zakładowych Telekomunikacji Polskiej. Według początkowych szacunków nowe archiwum miało przejąć 15 km bieżących akt (liczonych długością półek, na których stoją). Na wszelki wypadek - z myślą o przyszłych potrzebach - pojemność Archiwum Centralnego ustalono na 22 km półek, na których mogą stanąć teczki i pudła z archiwaliami. W tej chwili jest zajętych ok. 9 km.

W połowie 2003 r. Telekomunikacja Polska ogłosiła przetarg na organizację Archiwum Centralnego oraz wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie zasobem archiwalnym. Wygrało Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, które na podwykonawcę systemu informatycznego wybrało lubelską firmę EMIKS. W trakcie rozstrzygania przetargu nikt nie przeprowadził podobnego przedsięwzięcia na tak dużą skalę, gdzie ogólnopolska korporacja wzięła się za porządkowanie swoich archiwów. Stowarzyszenie gwarantowało jakość wykonania w skali całej Polski.

Co, gdzie i ile?

Paweł Topolewski, kierownik projektu po stronie Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, określa swoją organizację jako wyspecjalizowaną w zarządzaniu dokumentami papierowymi. "Firmy traktują ten problem po macoszemu. Dopiero gdy kontrola skarbowa wykaże uchybienia i zaniedbania, grożące bolesnymi karami finansowymi, spółki przystępują do działania" - komentuje. Według niego duże firmy wolą outsourcing od samodzielnego prowadzenia archiwum. Przykładowo, Polkomtel szykuje się do przetargu na archiwum klienckie. Z usług Stowarzyszenia korzysta ING Fundusz Emerytalny, Shell i Statoil.

Im więcej jednak zasobów do zarchiwizowania, tym bardziej opłaca się mieć własne archiwum. Na razie rynek przechowalnictwa akt jest jeszcze za mały na przyjęcie kilometrów teczek. Toteż Telekomunikacji Polskiej opłacało się przebudować dawną centralę telefoniczną na warszawskim Ursusie na nowoczesne archiwum wyposażone w regały przesuwne, systemy przeciwpożarowe i bezpieczeństwa.

Stowarzyszenie Archiwistów Polskich zajęło się fizycznym uporządkowaniem dokumentacji, jej brakowaniem (niszczeniem), kwalifikacją oraz umiejscowieniem w archiwum. Natomiast firma EMIKS dostarczyła odpowiednie narzędzia informatyczne umożliwiające wprowadzenie danych dotyczących porządkowanych dokumentów. Potem EMIKS weryfikował poprawność tworzenia cząstkowych baz danych, a także nadzorował wprowadzanie wszystkich danych z poszczególnych lokalizacji do 422 baz docelowych TP, które obsługuje autorski program "Archiwum - Cyfrowy System Archiwizacji".