Wyzwania dla liderów

Patrząc na to wydarzenie z perspektywy czasu, mogę stwierdzić, że problem, który się pojawił, był dla nas dodatkowym bodźcem do działania. Sprawił, że bardziej zrozumieliśmy oczekiwania biznesu. Zdołaliśmy się bardziej, jako zespół, zintegrować. To właśnie wspólny problem był czynnikiem sukcesu i powodem integracji.

Pozytywna interpretacja pomaga

Zajmijmy się kilkoma z przedstawionych na początku artykułu problemów. Co mogą oznaczać i jaka jest ich pozytywna intencja? Po co naprawdę pojawiają się w projekcie i co powinien wtedy zrobić menedżer projektu? Jak sobie z nimi poradzić?

Część zespołu pracuje tak, jakby nie rozumiała Waszego wspólnego celu.

Jeżeli pojawił się taki problem, masz wrażenie, że każdy coś robi, ale to się nie składa w jedną, spójną całość. Oznacza to, że zespół potrzebuje przypomnienia wspólnego celu. To nie Twoja wina. Od czasu do czasu ludzie zapominają, po co pracują. Powinieneś udać się do zespołu, spotkać się z kilkoma osobami i zapytać, jaki mają cel, po czym zwołać cały zespół. Prawdopodobnie każdy z jego członków ma rozbieżny cel i intencję. Oznacza to, że musisz przed nimi stanąć i powiedzieć o tym, co widzisz. Ja bym to ujął tak: "Zależy mi na tym, aby Nasz projekt osiągnął sukces. Jest to dla mnie bardzo ważne, ponieważ osobiście zagwarantowałem szefowi, że podołamy. Spotkałem się z kilkoma z Was, żeby zapytać o to jaki, jest nasz cel. Okazało się, że każdy ma zupełnie inne jego rozumienie. Co możemy z tą sytuacją zrobić?"

Biznes nie ma czasu na to, aby zaangażować się w opracowanie wymagań.

Jeżeli po stronie biznesu, osób, które zamawiały projekt, nie widzisz zaangażowania, najprawdopodobniej oznacza to, że nie poznaliście ich prawdziwych potrzeb. Przekonasz się o tym zapewne pod koniec projektu, jak zaczną go odbierać. Zmienią się wtedy założenia. Oznaka braku zaangażowania biznesu mówi Ci z wyprzedzeniem: "uważaj, nie poznałeś naszych potrzeb, w związku z tym nie wierzymy, że dostarczysz nam to, czego chcemy; szkoda czasu." Co powinieneś zrobić? Spotkaj się z Twoimi partnerami i zapytaj ich jeszcze raz o potrzeby. Możesz powiedzieć: "Przyszedłem, bo mam wrażenie, że nie do końca zrozumieliśmy Wasze potrzeby. Zauważyłem, że nie ma zainteresowania tym, co się dzieję. Z tego wnioskuję, że nie realizujemy Waszych potrzeb. Przecież gdyby było inaczej, to częściej byście się interesowali postępami. Co możemy w tej sytuacji zrobić?"

Trudno jest Ci przekonać sponsora, że warto mocniej wspomóc kontrolę.

Problem z zaangażowaniem sponsora jest analogiczny do powyższego. Zadaj sobie pytanie, ile czasu poświęciłeś na spotkanie ze sponsorem, aby wypytać go o prawdziwe potrzeby. W większości przypadków okazuje się, że na dyskusję ze sponsorem nie ma czasu. Nie ma czasu pozornie. To jest test dla Ciebie. Jeżeli nie odważysz się porozmawiać dłużej ze sponsorem, nie będziesz miał jego zaangażowania. Jak się nie zaangażuje, to podświadomie nie będzie Ci ufał. Lepiej spotkać się z nim i zadać mu kilka pytań dotyczących jego potrzeb związanych z projektem. Sprawdź, jaki efekt przyniosą pytania (pierwsze trzy zadaj mu kilkakrotnie):

1. Na czym najbardziej Ci zależy?

2. Co dzięki temu projektowi będziesz miał?

3. Na co Ci to pozwoli?

4. Co się stanie, jak tego nie osiągniesz?

5. Co musisz jako sponsor zrobić, żeby zapewnić sukces w projekcie.

Nie daj się zbić z tropu, gdy powie Ci, że to Twoja sprawa. Możesz odpowiedzieć: "działając razem jesteśmy w stanie podwójnie zapewnić sukces. Jeżeli będę działał tylko sam, to szansa na realizację Twoich potrzeb spada przynajmniej o połowę, bo jesteś kluczową osobą w projekcie".

Warto pamiętać o kilku najważniejszych założeniach, które sprawią, że zarządzanie projektem i współpraca z zespołem będą lepsze i łatwiejsze:

1. Każdy problem ma drugie dno - pozytywną intencję

2. Pozytywna strona problemu jest po, to aby Cię przed czymś ustrzec.

3. Jeżeli zareagujesz odważnie, Twój projekt jeszcze bardziej przyspieszy.

4. Ludzie zaangażują się, jeżeli poznasz ich potrzeby.

5. Twoje nastawienie oraz odwaga jest sednem sukcesu.

6. W znalezieniu odwagi pomoże Ci lepsze zrozumienie korzyści projektu.

7. Jak zrozumiesz korzyści, zaczniesz bardziej dostrzegać powagę sytuacji.

Wszystkiemu można zaradzić, jeśli się odpowiednio podejdzie do problemu. A tego można się nauczyć.

Tomasz Mnich, Interim Manager & Group Coach, prowadzi własną fi rmę doradczą Why Method.

Prosty sposób na problem

Wybierz przykładowy problem, z który borykasz się obecnie w projekcie, zadaniu. Zadaj sobie kilka pytań:

1. Czego on dotyczy?

2. Kiedy się pojawił?

3. Kto jest w niego zaangażowany?

4. Jakie są konsekwencje jego dalszego istnienia?

Koniecznie odpowiedz na powyższe pytania zapisując na kartce wyniki przemyśleń. Jeżeli jesteś już gotowy do kolejnego kroku, to przeanalizuj kolejne wątki:

1. Po co ten problem naprawdę się pojawił?

2. Co dzięki niemu uzyskałem w projekcie?

3. Po co naprawdę jest ten problem?

4. Co by się stało, gdyby go nie było?

Jeśli zrozumiesz pozytywną intencję problemu, zajmij się dalszym zarządzaniem. Będziesz inaczej podchodził do zadań. Twoje nowe podejście będzie charakteryzowało się lekkością, spokojem i większym racjonalizmem. Co dzięki temu uzyskasz? Mniej czasu stracisz na niepotrzebne zamartwianie się. Każdy doświadczony menedżer napotyka podobne problemy. Twoją rolą jest się nimi zająć w spokojny sposób. Każdy problem, to możliwość stworzenia jeszcze lepszego projektu.


TOP 200