Wyrafinowana digitalizacja procesów w Grupie Nowy Styl

Grupa Nowy Styl, jedna z największych polskich firm wyspecjalizowanych w projektowaniu i produkcji mebli dla biur oraz miejsc użyteczności publicznej, zawdzięcza swoją skuteczność uporządkowanej architekturze korporacyjnej, a także cyfryzacji kluczowych procesów logistycznych, operacyjnych i sprzedażowych.

Grupa Nowy Styl produkuje meble w kilku krajach, współpracuje z licznymi dostawcami materiałów, ma rozbudowaną sieć dilerską. Prowadzi sprzedaż na całym świecie, ma swoje departamenty w 17 krajach w Europie i na Bliskim Wschodzie. Stworzenie architektury korporacyjnej jako fundamentu cyfryzacji procesów biznesowych było więc dla firmy kwestią kluczową.

Nowy Styl buduje wartość dodaną przez ścisłą współpracę powiązanych jednostek. Spółki w poszczególnych krajach są podporządkowane polskiej centrali. Dynamiczny rozwój Grupy oraz związany z tym proces narastania złożoności organizacyjnej spowodował, że firma zaczęła szukać nowych narzędzi efektywnej koordynacji jednostek biznesowych, procesowania projektów sprzedażowych, a także procesów ofertowania.

Zobacz również:

Cyfrowa platforma wsparcia sprzedaży

Wypracowaną przez dział IT odpowiedzią na zidentyfikowane problemy jest rozbudowany system wsparcia sprzedaży 3S (Sales Support System) – cyfrowa platforma biznesu Grupy Nowy Styl. „3S to koncepcja zintegrowanego działania, stworzenia środowiska typu Digital Workplace dla ludzi pracujących przede wszystkim w obszarach handlowych. Usprawniła także procesy logistyczne” – mówi Mariusz Sobociński, dyrektor IT i Business Analysis Manager w Grupie Nowy Styl. „Ideą przewodnią projektu 3S jest osiąganie korzyści wynikających z synergii działań”.

Początkowo proces stworzenia systemu wsparcia sprzedaży przedstawiłem zarządowi jako wsparcie procesów integracji. Po czasie okazało się, że efekt synergii dał znacząco więcej; sama wartość wynikająca z uporządkowania danych była nie do przecenienia” – wspomina Mariusz Sobociński.

Najważniejsze zmiany zaszły w krytycznych procesach ofertowania i sprzedaży. Wraz z implementacją założeń 3S „zmienił się proces wdrażania produktu, zmienił się proces ofertowania, pojawiły się obszary zarządzania cenami oraz danymi. Stworzyliśmy dedykowane Centrum Usług Wspólnych oraz aplikację do ofertowania: P3S” – opowiada Mariusz Sobociński.

Przed wdrożeniem P3S osoby przygotowujące oferty sprzedaży korzystały tylko z papierowego cennika i swoich lokalnych baz danych.Proces ten był pracochłonny, podatny na błędy i nieprzejrzysty. Obecnie proces przygotowania oferty przebiega sprawnie i jest znacznie bardziej intuicyjny.

System zawiera szereg funkcjonalności, które istotnie ułatwiają tworzenie oferty oraz zarządzanie zmianą na niej. Jedną z nich jest macierzowy tryb wprowadzania danych, który pozwala osadzać skonfigurowane produkty (wymienione w wierszach) w docelowych pomieszczeniach (kolejne kolumny w zestawieniu). „Często podczas ofertowania występuje konieczność prezentacji produktów znajdujących się w poszczególnych pomieszczeniach czy lokalizacjach klienta. W P3S mamy możliwość odwzorowania takiej struktury i jej czytelnego zaprezentowania na dokumencie oferty. Nie byłoby w tym nic imponującego, gdyby nie fakt, że na tej podstawie ofertę tworzymy jedynie poprzez wprowadzanie ilości produktów w danych pomieszczeniach” – mówi Krzysztof Bednarczyk, analityk biznesowy w Grupie Nowy Styl.

Dodatkowo w aplikacji wykorzystany został konfigurator produktowy zintegrowany z branżowym narzędziem pCon – silnikiem służącym do renderowania trójwymiarowych modeli produktów z uwzględnieniem wprowadzanych w konfiguratorze zmiennych.

Aplikacja zawiera także moduł pozwalający na analizę rentowności oferty sprzedaży, uwzględniając przy tym zarówno koszty wytworzenia produktów, jak i pozostałe koszty związane z potencjalną realizacją zamówienia (np. koszty montażu po stronie firmy). Co więcej, w toku budowania oferty narzędzie kontroluje poprawność wprowadzanych danych i komunikuje zdiagnozowane błędy, m.in. nieaktualne ceny czy konfiguracje produktów.

Wszystkie związane z procesami sprzedażowymi usługi zarówno wewnętrzne (np. budowanie oferty), jak i zewnętrzne (np. logistyka i transport), zostały powiązane z opracowanym w ramach firmowego systemu CRM cyklem życia szansy sprzedaży. Dzięki integracji systemu CRM z platformą P3S oraz systemem obiegu dokumentów wywoływane są powiązane usługi, takie jak: Space Planning (usługa polegająca na projektowaniu pomieszczeń biurowych), wnioski o przygotowanie indeksów wyrobów czy limity kredytowe. W ten sposób wiedza z CRM i procesu sprzedażowego jest na bieżąco przekazywana do innych procesów związanych z procedowaniem kolejnych etapów sprzedaży.

Wdrożenie koncepcji 3S napotykało trudności. „Problemem była wielowątkowość i stopień złożoności komunikacji. Oczywiście dobrze jest funkcjonować jak jeden organizm, ale z tym wiążą się konsekwencje, np. długie łańcuchy dostaw czy konieczne zmiany w odniesieniu do różnych rynków” – wyjaśnia Mariusz Sobociński. Złożoną kwestią było modelowanie danych – opracowanie zasad i metod działania, modelu dziedziny produktów oraz jego przełożenia na system zarządzania zasobami.

O Grupie Nowy Styl

Grupa Nowy Styl to europejski lider w zakresie rozwiązań meblowych dla przestrzeni biurowych oraz miejsc użyteczności publicznej. Codziennie wyposaża nowe biurowce, centra konferencyjne, kina, stadiony, obiekty muzyczne, sportowe i wielofunkcyjne. Aranżuje przestrzeń, opierając się na dogłębnej analizie specyfiki i potrzeb klientów, efektywności, organizacji pracy, ergonomii i akustyki. Prowadzi projekty na wszystkich etapach, od badań, przez space planning, koordynację produkcji, logistykę i montaż. Dzięki doświadczeniu oraz zapleczu technologiczno-produkcyjnemu każda oferta jest „szyta na miarę”.

Grupę Nowy Styl tworzy sześć marek: Nowy Styl, BN Office Solution, Grammer Office, Rohde &Grahl, Sitag i Forum Seating, pod którymi kryją się zarówno wysoce ergonomiczne fotele, designerskie siedziska modułowe, jak i systemy meblowe pozwalające wyposażyć wszystkie strefy nowoczesnych biur i przestrzeni publicznych.

Skorzystały z nich już m.in. wielkie międzynarodowe korporacje, instytucje kulturalne, takie jak NOSPR czy Opera w Monachium. Na naszych krzesłach obradowali przywódcy państw podczas szczytu NATO w Lizbonie; zasiadają na nich urzędnicy w niemieckim Urzędzie Kanclerskim oraz publiczność w Leicester Square Theatre w Londynie, a także kibice Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej 2016 we Francji.

Integracja operacyjna i logistyczna

Architektoniczne podejście do rozwoju zasobów IT oraz cyfryzacja procesów przenikają także inne projekty prowadzone przez Grupę Nowy Styl. Tylko na przestrzeni ostatnich dwóch lat firma dokonała pełnego włączenia czeskiego oddziału w architekturę korporacyjną centrali oraz zintegrowała procesy spedycyjne na rynku francuskim, budując przeznaczoną do wymiany komunikatów ze spedytorem szynę danych.

Projekt czeski był kolejną odsłoną integracji operacyjnej w Grupie. „To metoda działania, którą przyjęliśmy jeszcze w 2009 r., przy okazji włączania francuskiej spółki do struktur grupy. Polega na wprowadzeniu całego, wypracowanego dotąd instrumentarium – architektury korporacyjnej – do przejmowanej spółki” – opowiada Mariusz Sobociński. W efekcie m.in. księgowość, IT czy elementy procesów logistycznych prowadzone są z polskiej centrali.

Drugi projekt – integracja spedycji we Francji – został przeprowadzony po likwidacji nierentownego magazynu w Saint-Marcellin. Powodem realizacji była konieczność zagwarantowania konkurencyjnego czasu dostaw z polskich zakładów produkcyjnych. W tym celu firma stworzyła szynę danych automatyzującą wymianę komunikatów ze spedytorem. „Ustawiliśmy szereg komunikatów, np. zlecenia i potwierdzenia wysyłek czy odbioru, które wywoływane są normalnymi operacjami w naszym magazynie. Cała komunikacja odbywa się poprzez wdrożoną w tym celu szynę integracyjną WSO2 i platformę Talend” – mówi Mariusz Sobociński.

Mariusz Sobociński, dyrektor IT i Business Analysis Manager w Grupie Nowy Styl

Mariusz Sobociński, dyrektor IT i Business Analysis Manager w Grupie Nowy Styl

To projekt gotowy do dalszych wdrożeń wśród innych partnerów spedycyjnych Grupy Nowy Styl. „Architektura po naszej stronie jest już stała i stabilna. Mamy opracowany model obsługi komunikatów w procesach ETL [Extract, Transform and Load – red.], który został zintegrowany z naszym systemem ERP od IFS. W przypadku kolejnego projektu będziemy musieli jedynie wypracować komunikaty ze spedytorem. O ile zatem pierwszy projekt integracyjny wykonaliśmy w trzy miesiące, o tyle teraz – mając dobrego partnera – bylibyśmy w stanie zamknąć go w miesiąc”.

Sukces projektu integracji spedycji we Francji sprawił, że w średniej perspektywie czasowej Grupa zastosuje wypracowane narzędzia także w kontaktach z innymi spedytorami. W dalszym ciągu rozwijać będzie platformę P3S, procesy zarządzania danymi oraz projekt TMS [platformę zarządzania transportem – red.], którego elementami będą m.in. aplikacja mobilna dedykowana kierowcom oraz moduł aukcyjny dla spedytorów.

Grupa Nowy Styl w liczbach

  • 3. największy producent mebli biurowych w Europie
  • 6 marek w portfolio
  • 15 zakładów produkcyjnych w Polsce, w Niemczech, Szwajcarii, na Ukrainie, w Rosji oraz Turcji
  • 16 oddziałów poza Polską
  • 25 lat na rynku
  • 28 show roomów w Europie i na Bliskim Wschodzie oraz wirtualne biuro #OfficeVR
  • 1381 mln zł wyniosły przychody Grupy w 2016 roku


TOP 200