Linux na poważnie

Większość - przeznaczonych dla sektora MSP - systemów wspierających zarządzanie pracuje na systemach Microsoftu. Programy pracujące pod kontrolą Linuxa stanowią margines tego rynku. Margines jednak już na tyle szeroki, że firma - której zależy na korzystaniu z tego właśnie systemu - ma możliwość wyboru jednego z wielu programów. Linuxowe programy wspierające zarządzanie oferują już m.in. MacroSoft, Lefthand, Softwork, QBS i Tres. Jak podaje Rzeczpospolita, "obecnie ponad 60 producentów oprogramowania na polskim rynku tworzy aplikacje linuxowe adresowane do wszystkich segmentów rynku - od samodzielnej działalności gospodarczej po duże firmy".

Większość programów dla małych i średnich firm to programy uniwersalne, obsługujące podstawową działalność typowej firmy handlowo-usługowo-produkcyjnej. Najczęściej w skład pakietu oprogramowania wchodzą moduły obsługujące finanse i księgowość, kadry i płace, ewidencję środków trwałych, gospodarkę materiałową, sprzedaż i dystrybucję. Nieco rzadziej w skład tego typu pakietów wchodzą moduły kontrolingowe czy obsługujące transport, produkcję, serwis, gospodarkę remontową lub obieg dokumentów. Koszt zakupu pojedynczego modułu - np. programu kadrowego - może oscylować nawet wokół kilkuset złotych. Cena licencji zależy zazwyczaj nie tylko od liczby zakupionych modułów, ale również od liczby użytkowników (stanowisk). W przypadku droższych produktów cenniki rzadko są jawne, a nawet jeśli - od cen cennikowych można uzyskać nawet 50% upustu.

Jak wybrać rozsądnie

Systemy wspierające zarządzanie w małej i średniej firmie nie różnią się od siebie diametralnie. "Trudno jest uzyskać odkrywcze spojrzenie na fakturę" - stwierdził kiedyś prezes jednego z czołowych producentów oprogramowania dla tego rynku. Małe i średnie firmy nie wydają najczęściej znacznych środków na informatyzację i nieufnie przyglądają się nowinkom, a tym samym producenci oprogramowania dla tego rynku nie mogą liczyć na wysokie zyski, które mogliby zainwestować w rozwój produktów znacząco wyprzedzających produkty konkurencji. Dotychczas podstawowym impulsem dla rozwoju systemów informatycznych w małych i średnich firmach było nie tyle dążenie do podniesienia konkurencyjności, ile konieczność podporządkowania się wymaganiom administracji publicznej, która narzucała np. elektroniczny system rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Ponieważ systemy finansowo-księgowe czy kadrowo-płacowe funkcjonalnie są do siebie zbliżone, przy wyborze systemu można kierować się m.in. ceną i subiektywnie odczuwaną "przyjaznością" dla użytkownika. Innymi kryteriami mogą być dotychczas udane doświadczenia współpracy z danym producentem, rekomendacje znajomych firm o podobnym profilu czy bliskość serwisu. Wybierając system wspierający zarządzanie można zwrócić uwagę, czy jego producent otrzymał certyfikat ISO 9001 potwierdzający posiadanie efektywnego systemu zapewniania jakości. Brak certyfikatu nie oznacza oczywiście, że produkt firmy jest zły. Niemniej posiadanie go jest potwierdzeniem jakości procesów związanych z projektowaniem, pracami rozwojowymi, wytwarzaniem, wdrażaniem i serwisowaniem systemów informatycznych, a także działalnością handlową w zakresie usług informatycznych, sprzętu komputerowego i narzędzi informatycznych. Innymi słowy, jest potwierdzeniem wysiłku, jaki firma włożyła w możliwie najlepsze zorganizowanie swojej działalności przekładające się na jakość oferowanego klientom produktu.

Można również zwrócić uwagę na to, czy system jest rekomendowany przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, choć rekomendacje stowarzyszenia są nieliczne i dotyczą w większości wersji produktów sprzedawanych kilka lat temu. Lista programów rekomendowanych przez Stowarzyszenie dostępna jest na stronie www.skwp.pl. Warto także sprawdzić, czy wybrany system będzie bez problemów współpracował z systemem bankowości elektronicznej banku, który obsługuje naszą firmę. Niektóre banki - m.in. Bank Śląski i Bank BPH - udzielają tzw. certyfikatów zgodności.

Kilka dobrych rad

Konsultanci od paru lat są zgodni co do tego, że jeśli chce się osiągnąć sukces we wdrażaniu oprogramowania wspierającego zarządzanie, trzeba zacząć od rzeczy małych. Podzielić planowane wdrożenie na kilka wyraźnie zakreślonych etapów, których efekty - lub ich brak - łatwo będzie stwierdzić. Zacząć od jednego modułu, a w przypadku firmy wielooddziałowej przeprowadzić wdrożenie pilotażowe w jednym oddziale. To pozwoli uzmysłowić uczestnikom projektu, jakie ograniczenia ma wybrany pakiet oprogramowania i jakich zmian w firmie wymagać będzie jego wdrożenie. Urealni również oczekiwania, co do czasu trwania projektu i kosztów, jakie trzeba ponieść, również tych związanych z nakładem pracy własnych pracowników.

Nie warto przesadzać i z rozmachem próbować wdrożyć pełną gamę funkcjonalności, które danej firmie nie są do niczego potrzebne. Zwiększą one z pewnością sprzedaż producenta oprogramowania, ale niekoniecznie przełożą się na wzrost obrotów jego klienta. Wdrożenie będzie zaś trwało dłużej, dłużej też będą oswajać się z nowym oprogramowaniem pracownicy. W efekcie projekt będzie droższy i bardziej skomplikowany.