Wszystko dla małej firmy

Firma Microsoft promuje swój zintegrowany pakiet oprogramowania Works dla Windows jako uniwersalne narzędzie, spełniające wszystkie potrzeby małej firmy. Przyjrzyjmy się, czy tak jest istotnie.

Firma Microsoft promuje swój zintegrowany pakiet oprogramowania Works dla Windows jako uniwersalne narzędzie, spełniające wszystkie potrzeby małej firmy. Przyjrzyjmy się, czy tak jest istotnie.

Zintegrowane pakiety programowe pojawiają się od samego początku istnienia komputerów osobistych. Są nawet pakiety dla komputerów pracujących pod kontrolą systemu operacyjnego UNIX, chociaż ich popularność jest znacznie mniejsza niż takich samych pakietów pod DOS-em i Windows. Microsoft Works dla Windows pojawił się w 1991 r. w wyniku przeniesienia do środowiska Windows, niezbyt ciepło przyjętego zestawu programów o tej samej nazwie, ale pracującego pod DOS-em. Od początku lipca br. dostępna jest polska wersja Microsoft Works dla Windows.

Zawartość

Pakiet Works dla Windows zawiera trzy podstawowe moduły, służące do przygotowywania dokumentów pisanych, operowania niewielką bazą danych i wykonywania obliczeń za pomocą prostego arkusza obliczeniowego. Dodatkowo w skład pakietu wchodzą moduły:

- rysunkowy, będący uproszczoną wersją programu PaintBrush, stanowiącego część składową systemu Windows

- do wykonywania wykresów z danych w arkuszu lub bazie

- do sporządzania raportów (wyciągów) z danych w bazie.

W stosunku do wersji angielskojęzycznej brakuje trzech Asystentów (Wizards) ułatwiających opracowanie prostej bazy danych adresowych, przygotowanie listów w eleganckiej formie i drukowanie nalepek adresowych. Strata właściwie niewielka, zwłaszcza że ich możliwości nie są na tyle duże, aby nie dało się tego samego zrobić za pomocą standardowych narzędzi. Niestety, brakuje także rzeczy znacznie ważniejszej, a mianowicie komputerowego samouczka, który w wersji oryginalnej zawiera 50 lekcji, uczących podstawowych nawyków potrzebnych przy korzystaniu z programu. Dla niewprawnego lub zupełnie początkującego użytkownika komputera, każda pomoc jest cenna. Jest to więc duża strata.

Brakuje także (na razie) modułu sprawdzania poprawności ortograficznej dokumentu, opracowywanego przez katowicką firmę TIP. Microsoft obiecuje, że każdemu nabywcy pakietu Works dla Windows prześle ten moduł, jak tylko będzie dostępny.

Problem strony kodowej 852

Z różnych względów zmuszony jestem do korzystania zamiennie z dokumentów pisanych w stronie kodowej 852 i w kodach Mazovi. Zmieniam więc często konfigurację komputera. I tu właśnie natknąłem się na problem niepoprawnej interpretacji znaków w Works, w wypadku, gdy w plikach CONFIG.SYS i AUTOEXEC.BAT nie została zainstalowana obsługa strony kodowej 852. Aby polskie Works dla Windows działały poprawnie niezbędne jest korzystanie ze strony kodowej 852. Na szczęście przy instalacji polskiej wersji Windows operacja ta dokonywana jest automatycznie i poprawnie. O problemach jakie się pojawiły przy okazji korzystania z arkusza obliczeniowego napiszę dalej. Nie ma przy tym znaczenia czy korzystamy z polskiej, czy z angielskiej wersji Windows: pliki napisane w kodach strony 852 są poprawnie odczytywane przez Works dla Windows.

Nie licz więc Czytelniku na to, że Works dla Windows poprawnie odczyta list napisany w kodach Mazovii! Może już zresztą najwyższy czas przejść na pisanie wszelkich dokumentów zgodnie ze stroną kodową 1250 (właściwą dla Windows) lub 852 (właściwą dla DOS-u).

Ekran początkowy

Po wywołaniu programu pojawia się ekran początkowy (rys. 1) proponujący rozpoczęcie pracy z istniejącym dokumentem lub przejście do jednego z trzech modułów podstawowych: edytora tekstów, arkusza obliczeniowego lub bazy danych.

Edytor tekstów

Prosty edytor tekstów (rys. 2) pozwala na szybkie przygotowanie dowolnego listu, niewielkiej broszury czy danych technicznych. Jego możliwości w stosunku do bardzo rozbudowanego Word dla Windows czy AmiPro są niewielkie, ale w zupełności wystarczają na potrzeby indywidualnego użytkownika i małej firmy. Jeżeli firma zechce przygotować reklamówkę swego wyrobu, to i tak powinna raczej skorzystać z pomocy specjalistów, umiejących złożyć profesjonalny tekst, dołączyć ilustracje wielobarwne, wykonać separację barw itp. Natomiast do prowadzenia codziennej korespondencji, zarówno indywidualnej jak seryjnej do klientów, których nazwiska znajdują się w bazie danych, proponowany edytor tekstów jest aż za dobry.

Jeżeli mamy przygotowaną bazę adresową naszych korespondentów i zechcemy do nich wysłać podobnie brzmiące listy, to ich przygotowanie nie zajmie nam więcej czasu niż napisanie jednego listu! Następnie wystarczy zaimportować z bazy dane adresowe i wydrukować wiele listów.

Aby uatrakcyjnić formę dokumentów pisanych można włączać w nie rysunki i inne obiekty graficzne. Do ich opracowania używamy dowolnego narzędzia z Windows. W ramach Works dostarczany jest prosty moduł rysunkowy Draw, o możliwościach nieco mniejszych niż PaintBrush. Jednakże ścisła integracja narzędzi w ramach pakietu ułatwia włączanie ilustracji do tekstu. Pakiet korzysta bowiem, w sposób niezauważalny przez użytkownika, z dynamicznej wymiany danych DDE w celu włączenia do dokumentów innych rodzajów obiektów. Dwukrotne kliknięcie na obiekcie graficznym, wywołuje automatycznie Draw i umożliwia zmianę rysunku.

Baza danych

Z bazy danych można korzystać w dwóch formach: tabelarycznej (rys. 3) i formularzowej (rys. 4). Forma tabelaryczna jest wygodna przy przeglądaniu dużej liczby rekordów w bazie, natomiast do wprowadzania danych najwygodniejszy jest formularz, w postaci przystosowanej do przyzwyczajeń użytkownika. Układ formularza można kształtować zupełnie dowolnie. Realizuje się to przez proste przesuwanie obiektów, reprezentujących poszczególne pola.

W bazie daje się zapisać do 32 000 rekordów, co jest liczbą dostateczną dla potrzeb indywidualnego użytkownika lub małej firmy. W wypadku dużej liczby rekordów poszukiwanie w bazie jest jednak powolne. Jeżeli więc potrzebujemy operować na dużej bazie danych, to należy zalecić jakiś bardziej zaawansowany system zarządzania nią (Access, FoxPro, dBase).

Z posługiwaniem się bazą danych ściśle związana jest możliwość wybierania niektórych informacji. Kliknięcie na ikonie pytajnika w pasku narzędziowym powoduje wywołanie czystego formularza, w którym wystarczy wpisać w niektórych rubrykach dane, np. miasto lub nazwisko, aby ograniczyć liczbę pokazywanych rekordów, tylko do tych, które spełniają podane kryterium. Możliwe jest także sortowanie rekordów na podstawie zawartości określonego pola.

Przygotowanie raportów

W celu przygotowania raportu należy z opcji Widok wybrać polecenie "Twórz nowy raport", umożliwiające przygotowanie wyciągu danych z bazy i ewentualne obliczenie pewnych wartości statystycznych (rys. 5 i 6). Jest to stosunkowo wygodna forma uzyskiwania informacji liczbowych, bez konieczności posługiwania się arkuszem obliczeniowym (lub używania kalkulatora ręcznego). Możliwości obliczeniowe raportu przydadzą się wtedy, gdy w bazie zgromadzono informacje tekstowe i liczbowe, np. dotyczące sprzedaży.

Arkusz obliczeniowy

Jest to dość mocno uproszczona wersja arkusza Excel. Ograniczona liczba dostępnych funkcji obliczeniowych (chociaż właściwie funkcje z bazy danych, używane przy tworzeniu raportów też powinno się uwzględnić), brak makrodefinicji oraz możliwości programowania dla przygotowywania specjalnych aplikacji, dość skutecznie zmniejszają jego funkcjonalność.

Wyjątkowym utrudnieniem jest jednak niezbyt szczęśliwe przetłumaczenie nazw funkcji obliczeniowych. W ich nazwach występują bowiem polskie litery. Jeżeli przez pomyłkę (lub świadomie) nie korzystamy ze strony kodowej 852, to nie będziemy w stanie wpisać z klawiatury poprawnych nazw funkcji. Program, nawet po pozornie poprawnym wpisaniu ILOŚĆ(A1:A5), zamiast podać w wyniku 5 (liczbę komórek zakresu, będącego argumentem funkcji) wyświetla komunikat "Niepoprawna funkcja" (rys. 8). Sama nazwa tej funkcji jest też dyskusyjna. W jej opisie znajdujemy bowiem kuriozalne zdanie "Ilość zwraca liczbę..." Ilość to nie liczba, lecz zupełnie różne wielkości! Zawsze byłem zwolennikiem polonizowania programów przeznaczonych na polski rynek. Wydaje mi się jednak, że w tym wypadku posunięto się za daleko. Sądzę, że każdy gotów byłby zaakceptować nazwę "MIESIAC" zamiast "MIESIĄC", "JESLI" zamiast "JEŚLI" itp. Osobiście wolałbym pozostawienie oryginalnych angielskich nazw funkcji. Ułatwiłoby to łagodne przejście na Excela. Nie może tego uniknąć żaden poważny użytkownik komputera do

celów obliczeniowych.

Mimo tych ograniczeń, arkusz dobrze nadaje się do prowadzenia obliczeń na codzienne potrzeby. A że nie da się obliczyć np. transformaty Fouriera, to chyba niewielka strata.

Stosunkowo dokuczliwą wadą arkusza jest brak możliwości wklejenia funkcji (wraz z argumentami) z rozwijanej listy, standardowo dostępnej w Excelu. Bardzo ułatwia to i przyspiesza wykonywanie wszelkich obliczeń.

Wykonywanie wykresów

Z arkuszem obliczeniowym ściśle związana jest potrzeba przygotowywania wykresów na podstawie danych liczbowych. Możliwości programu Works dla Windows są w tym względzie naprawdę duże. Tworzenie wykresów wymaga jednego kliknięcia. Zmian formy wykresu też dokonuje się łatwo. Dodanie opisów osi, nazwy wykresu czy legendy nie wymaga specjalnych kwalifikacji, jak w wypadku niektórych bardziej skomplikowanych programów.

"Gdy już nic nie działa, przeczytaj instrukcję"

Integracja funkcji w programie Works dla Windows jest prawie doskonała. Bezboleśnie przechodzi się od arkusza obliczeniowego do bazy czy dokumentu tekstowego. Przenoszenie danych do dokumentu tekstowego też nie wymaga czytania dokumentacji. Jednak dobrze jest mieć ją pod ręką, aby np. zobaczyć jakie funkcje są dostępne w arkuszu.

Z całym przekonaniem polecałbym zaczynanie od Works każdemu początkującemu użytkownikowi Windows. Gdy już nabędzie sprawności w posługiwaniu się wszystkimi modułami Works, swobodnie przejdzie do programów bardziej zaawansowanych.