Systemy zarządzania dokumentami stają się obecnie nieodłącznym elementem praktycznie każdego większego systemu informatycznego.

Wraz z postępującą informatyzacją firm pojawia się możliwość automatyzacji wielu typowych, powtarzalnych zadań i czynności związanych z tworzeniem, kontrolą, przekazywaniem i archiwizacją dokumentów.

Mechanizmy zarządzania dokumentami i ich obiegiem stają się obecnie standardowymi elementami oprogramowania do wspomagania zarządzania dużymi przedsiębiorstwami, systemów ERP, a także aplikacji CRM, BPM, ECM itp.

Również na polskim rynku co najmniej kilkadziesiąt firm ma w ofercie systemy do zarządzania obiegiem dokumentów przeznaczone dla tej grupy klientów. Tu także w przeważającej mierze mamy do czynienia z pakietami aplikacji o szerokiej funkcjonalności albo wręcz elementami większych systemów.

Więcej integracji

Mówiąc o systemach obiegu dokumentów, nie można nie wspomnieć o ich protoplastach, a więc systemach pracy grupowej, które z biegiem czasu stały się platformami dla specjalizowanych systemów obiegu pracy i dokumentów. Pionierem w tej dziedzinie i wciąż największym dostawcą (wg danych Dataquest z 2003 r.) jest Lotus, za którym podążą Novell i Microsoft. W tym ostatnim przypadku, zwłaszcza w ostatnim czasie, następuje koncentracja wysiłków, by rozszerzać funkcjonalność związaną z obiegiem dokumentów.

Powyższe pakiety są rozwiązaniami uniwersalnymi, tzn. nieprzystosowanymi do specyficznych wymagań określonej firmy. Ich efektywne wykorzystanie z reguły wymaga wdrożenia związanego z opracowaniem odpowiedniego zestawu procedur, formularzy itp. Szczególnie dobrze widać to na przykładzie technologii Lotusa. Zarządzanie obiegiem dokumentów i pracy staje się jednak immanentną cechą szerokiej gamy systemów, które można umownie nazwać systemami zarządzania treścią.

Najbardziej rozbudowane pakiety tego rodzaju oferują firmy, takie jak FileNet lub Documentum. Wiele elementów zarządzania dokumentami i pracą zawiera także oprogramowanie do archiwizacji lub zarządzania wiedzą. Ale można też znaleźć systemy koncentrujące się przede wszystkim na organizacji przepływu pracy. Ciekawym przykładem takiego systemu jest nowe na polskim rynku oprogramowanie WorflowGen firmy Advantys czy opracowany przez Hoga.pl system IntraDok.

Bardziej specjalizowane zastosowania mechanizmów zarządzania obiegiem dokumentów to systemy Logotec Engineering (umożliwiają zarządzanie dokumentami technicznymi), Empolis (zarządzanie wiedzą), a także oprogramowanie oferowane przez większość liczących się na rynku producentów drukarek, którzy choć koncentrują się na funkcjach związanych z drukiem, kopiowaniem, faksowaniem lub skanowaniem dokumentów, to wprowadzają również elementy zarządzania obiegiem dokumentów.

Funkcjonalność związana z obiegiem dokumentów i pracy w oczywisty sposób staje się powszechna. Do tego stopnia, że elementy takiej funkcjonalności są już wbudowane w najnowszą wersję pakietu Microsoft Office System (w połączeniu z usługami SharePoint Portal Services systemu Windows Server 2003). Tylko patrzeć, a zostaną one zintegrowane z oprogramowaniem do zarządzania treścią, systemami zarządzania cyklem życia informacji oraz systemami do zarządzania procesami biznesowymi. Przykładowo, FileNet wprowadził ostatnio nową wersję platformy do zarządzania treścią P8 v.3.0, która integruje mechanizmy zarządzania treściami i procesami biznesowymi, prezentując informacje w formie dokładnie takiej, w jakiej są wykorzystywane, wraz z ich aktualnym statusem. Taka funkcjonalność może okazać się niezbędna, gdy procesy biznesowe mają być zgodne z różnego typu regulacjami prawnymi.

Zaawansowane systemy zarządzania dokumentami z reguły zawierają narzędzia do analizy danych niemających określonej struktury, takie jak faksy lub obrazy skanowane bez stosowania mechanizmów OCR, oraz mechanizmy przenoszenia dokumentów między różnymi zasobami pamięci masowych zależnie od ustalonej przez użytkownika polityki przechowywania, mającej zwykle związek z cyklem jej życia w organizacji. Dla przykładu, oprogramowanie Documentum Content Storage Services firmy EMC dołącza do dokumentów obszerny zestaw metadanych. Informują one nie tylko o jego formacie (plik w formacie Word, Excel, obraz graficzny itd.), ale również jego statusie w systemie obiegu lub specjalnych wymaganiach dotyczących poufności i ograniczenia dostępu.

Workflow z półki

Na polskim rynku pojawiła się nowa oferta systemu do zarządzania obiegiem dokumentów i zadaniami - WorkflowGen - francuskiej firmy Advantys. Jego wyróżniającą cechą jest przede wszystkim łatwość implementacji - wdrożenie systemu w małej lub średniej firmie zajmuje w praktyce kilka dni, jak zapewnia Marek Pułtorak z Softex Data, która jest wyłącznym dystrybutorem oprogramowania Advantys w Polsce.

WorkflowGen znajduje zastosowanie również w dużych systemach korporacyjnych. Największa instalacja systemu obsługuje ok. 30 tys. użytkowników, a na liście referencyjnej Advantys znajdują się takie firmy, jak Deloitte & Touche France, Legrand, Agencja Energii Atomowej, sieć hotelowa Accor czy firma ubezpieczeniowa Generali.

WorkflowGen pozwala na automatyzację procesów akceptacji faktur zakupowych, rejestracji sprzedaży, obsługi zamówień, zgłoszeń awarii i serwisowych itd., zależnie od potrzeb występujących w konkretnej firmie. Aplikacja umożliwia graficzne projektowanie procesu obiegu dokumentów, które są tworzone w postaci formularzy PDF, a następnie kontrolowanie ich przepływu, obsługę procesów równoległych oraz tworzenie statystyk i raportów. Oprogramowanie ma zlokalizowany interfejs użytkownika, funkcjonuje w środowisku Windows i współpracuje z bazami danych Microsoft Access, SQL Server lub Oracle.

WorkflowGen jest instalowany tylko na serwerze, a licencja nie ogranicza liczby użytkowników, choć najprostsza wersja Lite może obsłużyć 50 stanowisk (współpracuje tylko z bazą danych Access, która ma takie właśnie ograniczenie). Pozostałe dwie wersje: Standard i Advanced współpracujące z bazami SQL Server lub Oracle nie narzucają takich ograniczeń. Najbardziej zaawansowany pakiet WorkflowGen Advanced jest wyposażony m.in. w zestaw narzędzi programistycznych oraz interfejsy API, które programiści mogą wykorzystać do budowania aplikacji za pomocą narzędzi zewnętrznych. Ceny oprogramowania (za serwer) wynoszą 7900 euro (Lite), 19 500 euro (Standard) i 29 500 euro (Advanced).

Jeśli użytkownik chce samodzielnie projektować formularze PDF, musi dysponować lub dodatkowo zakupić odpowiednie oprogramowanie Adobe. Możliwe jest jednak wykorzystanie gotowych formularzy przygotowanych przez dystrybutora zgodnie z wymaganiami użytkownika. Softex Data oferuje możliwość praktycznego przetestowania WorkflowGen przy wykorzystaniu oprogramowania zainstalowanego na serwerze tej firmy, a także usługę opracowania dodatkowych interfejsów do aplikacji działających w firmie (np. systemu finansowo-księgowego lub CRM).