Wspólna sprawa

Budowa wartości firmy poprzez decyzje dotyczące obszaru IT wymaga przede wszystkim wypracowania wspólnego języka pomiędzy funkcjami CFO, CEO, HR, S&M, P&L, CIO.

W praktyce spotkać można różne struktury budżetów IT w firmie. Wyróżniłbym trzy elementy budżetu/kosztów związanych z systemami informacyjnymi: infrastruktura podstawowa/wspólna (sieć, PC, notebooki, wspólne elementy telefonii, projekty, wdrożenia wspólnych elementów infrastruktury IS/IT); infrastruktura funkcyjna (istniejące aplikacje i sprzęt dedykowany dla poszczególnych funkcji/procesów firmy) oraz projekty (wdrożenia nowych narzędzi/rozwiązań wynikające z potrzeb poszczególnych funkcji/procesów). Osobną kwestią jest sposób rejestrowania kosztów IT. Od niego zależeć będzie bogactwo i wygoda analizy kosztowej, jaką w przyszłości będziemy chcieli wykonać w celu lepszego zrozumienia natury naszych kosztów IT. Dlatego odpowiednia struktura rejestrowania kosztów, pozwalająca na ujęcie analityczne oraz całościowe podejście, jest bardzo ważna dla zrozumienia dynamiki budżetów IT.

Proces decyzyjny dotyczący budżetu IT jest sam w sobie dużym wyzwaniem. Żeby mógł on zakończyć się takim portfolio zadań, które pomoże firmie tworzyć jej wartość, wymaga przede wszystkim wypracowanego wspólnego języka pomiędzy funkcjami CFO, CEO, HR, S&M, P&L, CIO. Od stopnia wzajemnego zrozumienia zależności pomiędzy wybraną technologią, sposobem zarządzania, jej utrzymaniem oraz jej adekwatności do wyzwań biznesowych (to określa wpływ IT na tworzenie wartości firmy) zależy jakość poszczególnych budżetów IT. Przykładowo, nie zawsze najnowsza wersja tworzy wartość dodaną, czasami jest wręcz przeciwnie. Nie zawsze funkcjonalność rozproszona na wiele narzędzi w celu dopasowania jej do "idealnego" rozwiązania okazuje się dobrym rozwiązaniem. To pole do popisu dla CIO. Inwestując swój czas w budowanie wspólnego języka i w zrozumienie otoczenia biznesowego, może wpłynąć na poprawę komunikacji, zrozumienie celów i w efekcie wspomóc decyzje zarządu co do wyboru technologii i rozwiązań oraz sposobów zoptymalizowania ich TCO.

Zobacz również:

  • Nowoczesna sala konferencyjna - jakie wyposażenie warto wybrać?
  • Apple unika płacenia podatków przenosząc produkcję do Indii

Klarowne przedstawienie właścicielom procesów struktury kosztów IT i zależności pomiędzy tymi kosztami a ich działalnością znacznie ułatwia dialog i podejmowanie decyzji inwestycyjnych w obszarze IT. Właściciel procesu może lepiej uświadomić sobie związki pomiędzy kosztami narzędzi, które wykorzystuje w swoim obszarze, a ich wartością dodaną. To stwarza warunki do bardziej świadomych decyzji, które tworzą wartość, eliminując zbędny balast. Często przedstawienie struktury kosztów IT według aplikacji wywoływało zaskoczenie u osób, które wykorzystywały narzędzia w obszarze swojej odpowiedzialności. Często też okazywało się, że koszt jest nieadekwatny do korzyści i warto rozszerzyć zastosowanie rozwiązania.

Należy wreszcie wspomnieć o pułapkach związanych z tzw. szybkimi i tanimi rozwiązaniami ("quick & dirty"). Naturalną pokusą jest osiąganie celu przy jak najmniejszym nakładzie. Niedokładne zrozumienie celu oraz krótkowzroczność czasami prowadzą do pochopnych decyzji, które na pozór generują mniejsze koszty, niemniej zaraz potem okazują się zmarnowanymi nakładami, które trzeba zastąpić czymś innym i ponownie ponieść koszty. Transparentność w tej kwestii zaliczam do najcenniejszych cech CIO.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200