Wspólna potrzeba, jeden system

W należących do tej samej grupy kapitałowej Domach Towarowych Centrum i EMPiK-u zostanie wdrożony ten sam system finansowo-księgowy.

W należących do tej samej grupy kapitałowej Domach Towarowych Centrum i EMPiK-u zostanie wdrożony ten sam system finansowo-księgowy.

Domy Towarowe Centrum (DTC) to sieć 26 sklepów działających od 1968 r. w 22 miastach Polski. Po ich prywatyzacji okazało się, że wystąpiło wiele problemów związanych z niedofinansowaniem, charakteryzującym większość firm państwowych. Dotyczyło to także informatyki. W 26 domach towarowych należących do DTC stosowano 8 starych, niezgodnych ze sobą autorskich systemów finansowo-księgowych. Pomimo niedostatków starych rozwiązań, postanowiono zainwestować w ich modernizację, aby uodpornić je na problem roku 2000. "Nie było szans na to, aby wdrożyć przed końcem roku nowy system finansowo-księgowy" - stwierdza Andrzej Tajchert, dyrektor pionu informatyki w Domach Towarowych Centrum SA. Wraz z wprowadzeniem nowej marki "Galeria Centrum" oraz gruntownymi remontami budynków, zmienia się organizacja firmy i jej systemy informatyczne.

Niewystarczający okazał się także system finansowy EMPiK-u stosowany do obsługi 50 sklepów, 28 szkół językowych i 50 laboratoriów Kodak. Zdecydowano się więc na wybór nowego, wspólnego dla obu sieci sklepów, systemu. "Istnieją różnice w typach sprzedawanych przez nie towarów. Domy Towarowe to przede wszystkim odzież, gdzie występuje wiele różnych kategorii, rozmiarów i kolorów. EMPiK to książki, kasety i perfumy, gdzie w każdym przypadku istnieje jeden typ produktu. Od strony finansowej stosowany jest jednak zbliżony model modułów księgi głównej i zobowiązań. Pozwoliło to nam zastosować ten sam system" - wyjaśnia Andrzej Tajchert. Wspólne potrzeby i wymagania obu sieci sklepów spowodowały także, że tworzona jest dla nich sieć rozległa.

Przy wybieraniu docelowego systemu, oprócz jego wysokiej wydajności - korzystać ma z niego zarówno w przypadku DTC, jak i EMPiK-u po kilkadziesiąt sklepów - postawiono kilka warunków merytorycznych. Zakupione rozwiązanie miało przede wszystkim umożliwić budowę wielowymiarowych kont, posiadać rozbudowany moduł obsługi zobowiązań, a także powinno być przystosowane dla firm wielooddziałowych. "Wymagania były podobne, jak w przypadku holdingu" - mówi szef pionu informatyki DTC.

Ostatecznie wybrano Oracle Financials, który w pierwszej kolejności wdrażany jest w EMPiK-u. Projekt w DTC dopiero się rozpoczyna. System w EMPiK-u ma zacząć działać z początkiem 2000 r., a w DTC w połowie przyszłego roku. Nowy system ma m.in. umożliwić wspólne raportowanie i ujednolicenie formatu danych finansowych dla firm grupy kapitałowej. Możliwe będzie prowadzenie elastycznej sprawozdawczości, a także łatwiejsze tworzenie zestawień finansowych dla zarządu.

Prace nad rozwojem informatyki w Domach Towarowych Centrum monitoruje zarząd, który bierze udział w spotkaniach komitetu sterującego projektem wdrożenia nowego systemu. Zmiany w informatyce są bowiem jedynie częścią procesu restrukturyzacji DTC. "Każdy z domów towarowych był właściwie niezależną firmą, która prowadziła własną politykę dotyczącą zakupów. Przy wzrastającej konkurencji stało się to nieefektywne" - mówi Andrzej Tajchert.

"Reorganizacja w obszarze zaopatrzenia, logistyki i sprzedaży wymaga nowych systemów informatycznych, umożliwiających efektywniejsze zarządzanie" - wyjaśniają przedstawiciele DTC. Modernizacja systemów handlowych już się rozpoczęła. Podobne zmiany dotyczą systemu kadrowo-płacowego, chociaż nie podjęto jeszcze ostatecznej decyzji o jego wyborze.

Zapis projektu

Wdrożenie: Nowy system finansowo- księgowy dla DTC i EMPiK-u

Technologie: Oracle Financials release 11, baza danych Oracle 8

Wykonanie: Pracownicy pionu informatyki DTC i EMPiK-u, specjaliści Oracle Polska

Czas trwania<sup>*</sup>: 12 miesięcy

Osoba odpowiedzialna: Małgorzata Karwat, DTC

<sup>*</sup> - przewidywany