Różne firmy, różne inwestycje, jedno źródło: fundusze Unii Europejskiej. Przykłady pokazują, że warto starać się o unijne dotacje. Koszty inwestycji w projekty IT można bowiem obniżyć o ponad połowę.

Współfinansowanie inwestycji ze środków Unii Europejskiej nie jest dla polskich przedsiębiorstw nowością. Mogły się o nie starać jeszcze przed wejściem Polski w struktury unijne. Możliwości z tym związane były powszechnie wykorzystywane, narzekano jednak na skomplikowane formalności. Obecnie - jak relacjonują przedsiębiorcy - sytuacja znacznie się poprawiła. Wnioski o dotacje z funduszy strukturalnych są prostsze niż w przypadku funduszy przedakcesyjnych.

Dobre przykłady

Warto także dodać, że wiele firm twierdzi, iż w ostatnim czasie zwiększyła się przyjazność pracowników Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Kiedyś nawet najdrobniejszy błąd popełniony we wniosku skutkował jego odrzuceniem. Obecnie urzędnicy wzywają firmy do skorygowania drobnych błędów. Ciężkim grzechem wydaje się zatem zaniechanie wnioskowania o dotacje. Prezentujemy przykłady trzech firm, które skutecznie - przy wsparciu ze strony funduszy Unii Europejskiej - dokonały projektów informatycznych.

W tym miejscu warto jeszcze tylko zwrócić uwagę na dwie kwestie. W związku z tym, że coraz więcej firm chce korzystać ze środków Unii, wzrasta konkurencja. Dlatego - i doradzają to prawie wszyscy beneficjenci - warto w staraniach o dotację skorzystać z usług firmy, która pomoże przygotować wniosek od strony formalnej. Proces ten wymaga bowiem dosyć specyficznej wiedzy. Najczęstsze uchybienia to zwykle błędy w analizie biznesowej lub nawet jej brak. Tymczasem brak dokumentacji procesu analitycznego może skutkować nieotrzymaniem lub - w najgorszym razie - nawet cofnięciem dotacji.

Wreszcie, co szczególnie istotne dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, warto pamiętać o możliwości łączenia dotacji z finansowaniem inwestycji z innych źródeł niż tylko własne zasoby finansowe. Poza firmami leasingowymi (czytaj także str. 16-17), wiele firm informatycznych oferuje własne usługi w tym zakresie (czytaj także str. 45-46). Znacznie obniża to barierę "wejścia w inwestycję". Jeśli bowiem firma decyduje się na takie rozwiązanie to - po zakończeniu projektu - PARP co miesiąc dokłada się do spłacanych rat.

Szewc w butach

Supremis to firma konsultingowa wyspecjalizowana w świadczeniu usług doradczych w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem i wdrażania systemów wspomagających zarządzanie. Na swoim koncie ma projekty w 200 przedsiębiorstwach, które zdecydowały się na zakup i wdrożenie oprogramowania klasy ERP, Business Intelligence (BI), do sprzedaży internetowej (B2B) oraz wspierającego pracę mobilnych handlowców. W 2005 roku firma zdecydowała się na zakup rozwiązania, które miałoby wspierać jej własną działalność. Naturalnym wyborem było rozwiązanie SAP BusinessOne dedykowanego dla sektora MSP.Zdecydowano przy tym, aby ubiegać się o dotację.

Projekt - poza wdrożeniem SAP BusinessOne - miał obejmować system zgłoszeń serwisowych oraz inwestycję w infrastrukturę serwerową. "Podjęliśmy decyzję o współpracy z firmą doradczą. Nie czuliśmy się mocni od strony proceduralnej. Sami napisaliśmy jednak część biznesową wniosku obejmującą biznesplan i uzasadnienie inwestycji" - mówi Janusz Pytlak, wiceprezes zarządu Supremis. Z chwilą złożenia wniosku, firma rozpoczęła projekt. Nie można rozpocząć go wcześniej, ponieważ koszty poniesione przed złożeniem wniosku nie mogą być dotowane. Co więcej, decyzja obarczona jest pewnym ryzykiem. Może się bowiem zdarzyć, że wniosek zostanie odrzucony. "Ryzyko jest coraz większe, ponieważ coraz więcej firm składa coraz lepiej przygotowane wnioski. Kiedyś konkurencja była mniejsza" - mówi Janusz Pytlak. "Warto pamiętać, że dodatkowe punkty otrzymuje się za powiązanie inwestycji z wdrożeniem systemu zarządzania jakością lub z ochroną środowiska. W przypadku IT trudno mówić o ochronie środowiska, z ISO jest już znacznie łatwiej" - dodaje.

Uzyskanie dotacji na inwestycję nie wiąże się z koniecznością współpracy z firmą akredytowaną przez PARP. Takie ograniczenia związane są wyłącznie z usługami doradczymi. W przypadku inwestycji w sprzęt czy oprogramowanie PARP nie ogranicza, kto może być dostawcą produktów. Niewiele firm, zwłaszcza z rynku MSP, decyduje się jednak ubiegać o dotacje na usługi. Wynika to z faktu, że inne są zasady ich przyznawania. Inwestycję można rozpocząć dopiero po podpisaniu umowy z PARP. W przypadku firmy Supremis opóźniłoby to rozpoczęcie projektu o prawie rok. Innym powodem, który zniechęca firmy do korzystania z dotacji na usługi, jest coraz mniejszy zakres usług stanowiących koszt kwalifikowany podlegający refundacji. W przypadku wdrożenia ERP może ona wynieść zaledwie 7% łącznych kosztów. Biorąc pod uwagę to i długi czas oczekiwania na podpisanie umowy, wielu firmom łatwiej będzie w ciągu roku zarobić na pokrycie 7% kosztów usług lub namówić dostawcę na udzielenie rabatu w tej wysokości.

Przedłużające się formalności to największy problem, z jakim miała do czynienia firma. "Najpierw składa się wniosek. Następnie zapada decyzja o przyznaniu dotacji. Wysyłane są rozliczenia, po których do firmy trafia kontrola sprawdzająca. W naszym przypadku trwało to 14 miesięcy. Później trzeba było czekać kolejne dwa miesiące na przelew" - wspomina Janusz Pytlak. Dotacja Supremis wyniosła 65% całości inwestycji. Dodatkowe punkty firma zdobyła za "pochodzenie". Firma mieści się w Starej Iwicznej k. Warszawy. Lokalizacja w powiecie wiejskim pozwala na ubieganie się o dodatkowe 15% dotacji.

Obecnie firma myśli o kolejnych inwestycjach i dotacjach. W planach jest rozbudowa systemu SAP o dodatkowe funkcje kontrolingowe, rozbudowa infrastruktury sprzętowej i systemowej oraz uzyskanie dotacji na wdrożenie systemu zarządzania jakością.