Wyspecjalizowane aplikacje

W drugiej warstwie omawianej architektury informatycznej, umożliwiającej obróbkę i analizę danych, można mówić zarówno o rozwiązaniach specjalizowanych, gotowych do zastosowania na podstawie systemów ERP, CRM czy SCM, oraz takich, które należy do konkretnego celu w istotny sposób sparametryzować bądź stworzyć. Ogólną cechą tego oprogramowania jest dość łatwa instalacja, konfiguracja i obsługa. Aplikacje te są bowiem wykorzystywane przez specjalistów zajmujących się zarządzaniem finansami czy innych menedżerów nie związanych zawodowo z informatyką. Aby efektywnie posługiwać się takim oprogramowaniem, przyszli użytkownicy muszą aktywnie uczestniczyć w procesie ich parametryzowania.

W skład gotowych rozwiązań wchodzą m.in. aplikacje wspierające budżetowanie, konsolidację sprawozdań i raportowanie oraz Activity Based Costing i Balanced Scorecard. Każda z tych aplikacji charakteryzuje się inną funkcjonalnością, wynikającą z wymagań danej techniki zarządczej.

Budżetowanie, konsolidacja i raportowanie

Budżetowanie, konsolidacja sprawozdań oraz raportowanie finansowe i zarządzcze, jako jedne z najstarszych i najbardziej okrzepłych elementów kontroli, doczekały się największej liczby dedykowanych rozwiązań informatycznych.

Głównymi cechami aplikacji do planowania i budżetowania są: wsparcie konsolidacji danych budżetowych, możliwości wyznaczania celów budżetowych i możliwości tworzenia zapisów budżetowych przez planistów najniższych poziomów. Przy wykorzystaniu tego rodzaju specjalizowanych aplikacji można wspierać cykliczne i iteracyjne procesy tworzenia budżetów.

Aplikacje wspierające konsolidacje sprawozdań i raportowanie cechuje możliwość dynamicznej modyfikacji struktur organizacyjnych, łatwego ładowania danych z systemów transakcyjnych (część z rozwiązań ma gotowe połączenia do niektórych systemów ERP, CRM czy baz danych wykorzystywanych jako składnice w hurtowniach danych). Ponadto aplikacje takie mają możliwość publikacji danych poprzez serwery WWW . Szczególnie ta ostatnia cecha jest istotna z punktu widzenia organizacji rozproszonych geograficznie.

Rachunek kosztów działań (ABC)

Coraz powszechniejszym elementem mechanizmów kontroli zarządczej jest rachunek kosztów działań (Activity Based Costing). Zastosowanie tej metody umożliwia ocenę rentowności produktów, klientów czy kanałów dystrybucji. Tradycyjne metody alokacji kosztów nie dają właściwego obrazu rentowności. Zastosowanie metody ABC, która opiera się na zrozumieniu kosztów poszczególnych działań i powiązania tych działań z poszczególnymi produktami i usługami, umożliwia podejmowanie lepszych decyzji zarządczych opartych na informacjach kosztowych. Systemy informatyczne wspomagające tę metodę mają za zadanie wykonanie zestawu obliczeń oraz umożliwienie budowania modeli matematycznych i logicznych w prosty sposób. Istotne z punktu widzenia tej koncepcji są możliwości raportujące takich narzędzi informatycznych.

Na rynku systemów informatycznych istnieje kilka produktów wspierających koncepcję rachunku kosztów działań. Są to produkty gotowe, które należy odpowiednio sparametryzować na potrzeby konkretnego modelu. Rozwiązania te wspierają modelowanie złożonych systemów rozliczania kosztów za pomocą graficznych interfejsów. Zasilane danymi z systemów pierwszej warstwy umożliwiają raportowanie kosztów w odpowiednio wymaganych przekrojach. Niedogodnością tych narzędzi jest to, iż zwykle są one zbudowane według jednej z kilku istniejących technik definiowania ABC. Wybór narzędzia decyduje więc o zastosowanej technice, a raczej odwrotnie - wybór stosowanej techniki decyduje o wyborze narzędzia.

Strategiczna karta wyników (Balanced Scorecard)

Strategiczna karta wyników (Balanced Scorecard) zdobywa coraz większą popularność wśród narzędzi zarządzania efektywnością. Składają się na nie precyzyjnie dobrane zestawy mierników, kluczowych dla poszczególnych obszarów działalności firmy. Każdy istotny członek organizacji ma przypisaną pewną odpowiedzialność, a w jej ramach mierniki, na podstawie których jest oceniany. Karty tworzone są dla różnych szczebli organizacji, stając się narzędziem komunikacji strategii i oceny wyników stopnia jej realizacji. Koncepcja ta jest ściśle związana z koncepcją budżetowania. W przypadku strategicznej karty wyników wspomaganie informatyczne nastawione jest głównie na prezentację danych. Istotne z punktu widzenia tej koncepcji jest umożliwienie użytkownikowi oglądania wartości wskaźników przypisanych jego odpowiedzialności. Ta prezentacja musi być dla niego całkowicie czytelna i zrozumiała.