Wisienka na torcie
- Monika Tomkiewicz,
- 23.08.2011
Zwieńczeniem wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Szczecina było stworzenie kokpitów menedżerskich. Decydenci mają w przystępny sposób przedstawione najważniejsze wskaźniki finansowe.
Do niedawna Urząd Miasta Szczecina, jak większość urzędów w kraju, borykał się z problemem przygotowania i dystrybucji szybkiej, syntetycznej informacji o stanie finansów miasta. Grube, opasłe tomiszcza, jakimi są raport o stanie finansów miasta czy informacja o wykonaniu budżetu, zawierają szczegółowe informacje, ale ich analiza wymaga cierpliwości. Sporządzanie papierowych analiz na żądanie nie rozwiązywało problemu. Ponadto analizy finansowe przygotowywane były często w formie wielostronicowych wydruków, które nie są przystępną formą przedstawiania danych finansowych prezydentom czy dyrektorom wydziałów, odpowiedzialnym za wydawanie publicznych pieniędzy.
Głód informacji
Sytuacja zmieniła się po wdrożeniu w urzędzie systemu ERP. "Kokpity finansowe to integralna część systemu ERP - wisienka na torcie. Kiedy planowaliśmy wdrażanie systemu ERP, logiczne było nadbudowanie hurtowni danych, systemu analitycznego i prezentacji danych" - opowiada Andrzej Feterowski, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Szczecina.Zobacz również:
Wiadomo że decydenci mają specyficzne potrzeby informacyjne. Powyżej pewnego szczebla zarządzania nie ma czasu i potrzeby analizowania wielostronicowych opracowań. Prezydent miasta, jego zastępcy, skarbnik i sekretarz potrzebują szybkiej, przedstawionej w prosty, syntetyczny sposób informacji na temat finansów miasta, którą w razie potrzeby mogą pogłębić. Zagregowane dane i analizy finansowe z wybranych obszarów finansowych są też potrzebne dyrektorom poszczególnych wydziałów urzędu, którzy potrzebują stałej kontroli nad swoimi budżetami i stanem realizacji zadań.
Klaudia Kacprzyk z Biura Budżetu i Funduszy Pomocowych Urzędu Miasta Szczecina
Przez dwa lata wdrażania systemu ERP gromadzono dane, z których korzysta obecnie system prezentacji danych i przygotowywano rozwiązanie programistyczne. Funkcjonuje ono od kwietnia br. i jest wykorzystywane przez ok. 70 osób należących do kadry zarządzającej. Przez najbliższe miesiące mają one czas na zgłaszanie uwag i potrzeb, których nie zaspakaja zaproponowany system.