Wisienka na torcie

Zwieńczeniem wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Szczecina było stworzenie kokpitów menedżerskich. Decydenci mają w przystępny sposób przedstawione najważniejsze wskaźniki finansowe.

Do niedawna Urząd Miasta Szczecina, jak większość urzędów w kraju, borykał się z problemem przygotowania i dystrybucji szybkiej, syntetycznej informacji o stanie finansów miasta. Grube, opasłe tomiszcza, jakimi są raport o stanie finansów miasta czy informacja o wykonaniu budżetu, zawierają szczegółowe informacje, ale ich analiza wymaga cierpliwości. Sporządzanie papierowych analiz na żądanie nie rozwiązywało problemu. Ponadto analizy finansowe przygotowywane były często w formie wielostronicowych wydruków, które nie są przystępną formą przedstawiania danych finansowych prezydentom czy dyrektorom wydziałów, odpowiedzialnym za wydawanie publicznych pieniędzy.

Głód informacji

Wisienka na torcie

Strona wejściowa obejmuje główne wskaźniki świadczące o sytuacji finansowej miasta. To najbardziej syntetyczne informacje służące do bieżącego monitoringu sytuacji finansowej

Sytuacja zmieniła się po wdrożeniu w urzędzie systemu ERP. "Kokpity finansowe to integralna część systemu ERP - wisienka na torcie. Kiedy planowaliśmy wdrażanie systemu ERP, logiczne było nadbudowanie hurtowni danych, systemu analitycznego i prezentacji danych" - opowiada Andrzej Feterowski, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Szczecina.

Zobacz również:

Wiadomo że decydenci mają specyficzne potrzeby informacyjne. Powyżej pewnego szczebla zarządzania nie ma czasu i potrzeby analizowania wielostronicowych opracowań. Prezydent miasta, jego zastępcy, skarbnik i sekretarz potrzebują szybkiej, przedstawionej w prosty, syntetyczny sposób informacji na temat finansów miasta, którą w razie potrzeby mogą pogłębić. Zagregowane dane i analizy finansowe z wybranych obszarów finansowych są też potrzebne dyrektorom poszczególnych wydziałów urzędu, którzy potrzebują stałej kontroli nad swoimi budżetami i stanem realizacji zadań.

"To najbardziej syntetyczne informacje służące do bieżącego monitoringu sytuacji finansowej. Pozwalają one prezydentom i dyrektorom szybko odpowiedzieć na pytania dotyczące m.in. jakości planowania i poziomu realizacji budżetu miasta".

Klaudia Kacprzyk z Biura Budżetu i Funduszy Pomocowych Urzędu Miasta Szczecina

Od samego początku wdrażania systemu ERP w Urzędzie Miasta wiadomo było, że zostaną stworzone menedżerskie kokpity finansowe. Początkowo nie było tylko wiedzy i pomysłu, jak to zrobić. Ułatwieniem był fakt, że wiadomo było, czego potrzebują decydenci - jakiego rodzaju informacji i w jakiej formie. "Nie chcieliśmy, by był to pakiet stałych raportów, który wymagałby od decydentów definiowania potrzeb informacyjnych i rodzajów analiz. Wiadomo było bowiem, że osoby, którym ma służyć ten system analityczny, nie mają czasu na definiowanie zapytań - muszą mieć podane potrzebne informacje na tacy" - wyjaśnia Andrzej Feterowski.

Przez dwa lata wdrażania systemu ERP gromadzono dane, z których korzysta obecnie system prezentacji danych i przygotowywano rozwiązanie programistyczne. Funkcjonuje ono od kwietnia br. i jest wykorzystywane przez ok. 70 osób należących do kadry zarządzającej. Przez najbliższe miesiące mają one czas na zgłaszanie uwag i potrzeb, których nie zaspakaja zaproponowany system.


TOP 200