Zaawansowane technologie stwarzają pracownikom możliwość pracy grupowej nawet, jeżeli poszczególni członkowie zespołu znajdują się w różnych lokalizacjach. Rosnący zakres interakcji realizowanych na odległość sprawia, że coraz częściej dyskutuje się koncepcję wirtualnego biura. Choć ma ona również przeciwników. Yahoo ogłosiło niedawno, że wycofuje się z przywileju telepracy dla swoich pracowników. Takie komunikaty sprawiają, że wirtualne biuro może być postrzegane w negatywnym świetle jako nieefektywne. Jest to przestarzałe podejście, które nie uwzględnia zachodzących zmian technologicznych i mentalnych. Kontrargumenty za pracą w domu opierają się na prostym, ale rozsądnym założeniu, że najistotniejsze jest wykonanie zleconych zadań. Fakt, że biuro jest wirtualne a pracownicy pracują tam, gdzie jest im wygodniej, nie powinien nikomu przeszkadzać.

Kluczem do sukcesu jest stworzenie środowiska, w którym zdalni pracownicy mogą się swobodnie poruszać. Wymaga to zarówno mentalnego przestawienia w korporacji, jak również dopracowania systemów IT. Firmy, które budują infrastrukturę informatyczną wspierającą zdalne środowiska pracy, osiągają przewagę nad konkurencją, ponieważ swoje rozrzucone lokalizacje mogą wykorzystać, np. jako punkty sprzedaży.

Zobacz również:

• Ataki na protokół RDP - czy powinniśmy się ich obawiać?

Jednak trzeba pamiętać, że wirtualne środowisko pracy niesie ze sobą również wyzwania. Przewagą tradycyjnego biura jest wspólna fizyczna przestrzeń, dostępna dla wszystkich pracowników. Komunikacja w takim środowisku nie ma sobie równych, ale IT może dostarczyć efektywne rozwiązania, które pozwolą zbliżyć się do tego poziomu.

Jest kilka czynników decydujących o stworzeniu udanego, wirtualnego biura. Wdrożenie sprawnej infrastruktury IT przynosi korzyści wszystkim zaangażowanym. Da kierownictwu mechanizmy sprawowania kontroli nad zespołem, a pracownikom ułatwi komunikację z kierownictwem podczas pracy zdalnej. Aby stworzyć takie warunki, trzeba pamiętać o kilku aspektach.

Integracja oprogramowania

Największym wyzwaniem telepracy jest brak fizycznych interakcji. Dlatego systemy IT obsługujące wirtualne biura muszą zapewniać płynną, dwukierunkową komunikację. Firmy mogą wykorzystywać w tym zakresie rozwiązanie programowe bądź SaaS, które pomogą stworzyć produktywne środowisko pracy niezależnie od fizycznej lokalizacji pracowników.

Można tu wymienić szeroki wachlarz produktów: Skype, Basecamp, Tempo, Outlook, Dropbox, FreeConferenceCall, Google Voice czy Google Hangout. Wszystkie są efektywne i stosunkowo tanie, a jednocześnie mają bezpośredni wpływ na podstawy działania biznesu. Zlecając wszystkie prace poprzez wybrane oprogramowanie wyrobia się w członkach zespołu nawyk korzystania z tego narzędzia, jednocześnie tworząc podstawy do płynnej komunikacji.

Odpowiedni sprzęt

Również infrastruktura IT ma bezpośredni wpływ na działanie wirtualnego biura. Nowoczesne technologie uczyniły zdalny dostęp bardzo popularnym i wciąż nasilającym się zjawiskiem. Warto chociażby wskazać, że ponad połowa dorosłych użytkowników telefonów komórkowych używa je jako urządzenia dostępowe do Internetu.

W świecie biznesu oznacza to rozszerzenie środowiska pracy o dowolną lokalizację. Smartfony, tablety czy notebooki dla pracowników oraz dostęp do Internetu, np. przez Wi-Fi czy sieć 3G to najprostsza recepta na sukces. Może się to wydawać zbyt trywialne, ale ten często przeoczany detal jest niesamowicie istotny dla funkcjonowania wirtualnego biura. Ważne, żeby wszystkich pracowników wyposażyć w niezawodny i łatwy w obsłudze sprzęt, jak również we właściwy system dostępu do Internetu.

Psychologia

Jak już wspomniano, głównym problemem telepracy jest fizyczna separacja, mogąca prowadzić do problemów w komunikacji. Jest to wyzwanie głównie mentalne, które można jednak łatwo pokonać. Aby wirtualne biuro mogło działać, należy zmienić swoje nastawienie i podejść do tematu realistycznie. Szczególnie w firmach o zasięgu międzynarodowym bardzo ważne jest budowania relacji pomiędzy różnymi strefami czasowymi. Wirtualne biuro będzie funkcjonować tylko, jeśli pracownicy przezwyciężą swoje dotychczasowe przyzwyczajenia i opanują narzędzia informatyczne potrzebne w telepracy. Środowisko, w którym na pierwszym miejscu stoi komunikacja, to tylko połowa sukcesu. Wdrożona infrastruktura IT musi być skupiona na organizacji i centralizacji informacji.

Bezpieczeństwo

Z perspektywy działu IT największym wyzwaniem w tworzeniu wirtualnego biura jest zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji i dostępu do danych. Pozwalając zdalnym pracownikom na dostęp do korporacyjnej sieci otwiera się bowiem nową płaszczyznę ataku. Technologia rozwiązuje ten problem. Takie produkty, jak Log Me In, VueZone czy eKeys for eLocks są przykładami efektywnych rozwiązań, które łatwo integrują się z istniejącą infrastrukturą IT. Te rozwiązania oferują odpowiedni poziom bezpieczeństwa, a jednocześnie nie wpływają negatywnie na komfort pracy.