ZUS jest gotowy

Druga strona tej sprawy, czyli Zakład Ubezpieczeń Społecznych twierdzi, że jest przygotowany na zmiany i dostosowania się do obowiązującej ustawy. ZUS już od 21 lipca 2007 r. przyjmuje od płatników dokumenty ubezpieczeniowe opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Od tego czasu ZUS przyjmuje zarówno dokumenty podpisane dedykowanym e-podpisem, który jest składany przy użyciu niekwalifikowanego certyfikatu, jaki płatnicy otrzymują za pośrednictwem Zakładu, jak i podpisem elektronicznym opatrzonym certyfikatem kwalifikowanym. Jak pokazują dane ZUS, liczba przesyłanych dokumentów podpisanych przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu rośnie w tempie 100% miesięcznie, co oznacza, że przedsiębiorcy powoli przygotowują się do wypełnienia ciążącego na nich obowiązku. Jednak w porównaniu z liczbą przesyłek podpisanych przy użyciu certyfikatu niekwalifikowanego, są to liczby niepokojąco małe.

Obecnie aktywnych jest ponad 203 tys. certyfikatów niekwalifikowanych (dedykowanych ZUS). Zmiana rodzaju certyfikatów wykorzystywanych w komunikacji z Zakładem wymaga nabycia przez przedsiębiorstwo certyfikatu kwalifikowanego. Tak więc biorąc pod uwagę, że firma dla własnego bezpieczeństwa powinna nabyć minimum dwa certyfikaty kwalifikowane (na wypadek dłuższej nieobecności pracownika, któremu jest przypisany certyfikat), centra certyfikacyjne będą musiały wydać do 21 lipca br. ponad 200 tys., a docelowo 400-450 tys. certyfikatów kwalifikowanych.

Zakładając, że centra certyfikacyjne mają ograniczone moce przerobowe, a znaczna część płatników zdecyduje się na zakup certyfikatu na przełomie lipca i sierpnia, może okazać się, że nie wszyscy przedsiębiorcy posiadają niezbędne do komunikacji z ZUS narzędzie. "Z modelu jaki opracował ZUS wynika, że znaczna część płatników może nie zostać wyposażona na czas w certyfikaty kwalifikowane" - mówi Krzysztof Chmarra, radca prezesa ZUS, pracujący w Departamencie Obsługi Klientów. A to oznacza, że po 20 lipca br., od kiedy ZUS będzie odrzucał wszystkie przekazywane w postaci elektronicznej dokumenty ubezpieczeniowe podpisane podpisem niekwalifikowanym, duża część przedsiębiorców nie będzie w stanie spełnić nałożonego na nich obowiązku.

Kara dla przedsiębiorcy?

"Należy pamiętać, że za niezłożenie dokumentów płatnik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności prawnej i finansowej" - ostrzega Cezary Przygodzki, menedżer w dziale doradztwa podatkowego Ernst & Young. "Dlatego tak ważna jest funkcja informująca i edukacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych" - dodaje. O potrzebie skutecznej akcji informacyjno-promocyjnej mówi także Piotr Rogowiecki z Konfederacji Przedsiębiorców Polskich. "Wśród przedsiębiorców wiedza na temat e-podpisu jest niewielka. Dlatego potrzebne jest szerzenie wiedzy na temat samego podpisu, jak i możliwości jego wykorzystania" - uważa Piotr Rogowiecki.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podjął już akcję informacyjną dotyczącą wdrożenia certyfikatu kwalifikowanego dla płatników, wykorzystując różne media i sposoby dotarcia do osób zainteresowanych sprawą. Czy metody te okażą się skuteczne i zachęcą przedsiębiorców do wcześniejszego zakupu niezbędnego certyfikatu? "Akcja informacyjna ZUS może okazać się niewystarczająca" - ostrzega Cezary Przygodzki. Jednocześnie zauważa, że z biznesowego punktu widzenia zaskakujące jest, że centra certyfikacyjne nie widzą interesu w podjęciu wspólnej akcji marketingowej, uświadamiającej przedsiębiorcom konieczność posiadania kwalifikowanych certyfikatów, a jednocześnie budującej rynek na ich produkty. "Przykład telekomów, które podjęły razem akcję informującą abonentów o usłudze polecenia zapłaty pokazał, że wspólne działanie było o wiele bardziej efektywne niż gdyby podmioty działały w pojedynkę" - dodaje.

Jedno życzenie ZUS

Kwestia obowiązku dostarczania przez przedsiębiorców dokumentów ubezpieczeniowych podpisanych e-podpisem weryfikowanym przy użyciu ważnego kwalifikowanego certyfikatu nie jest jedyną, jaką podnosi Zakład Ubezpieczeń Społecznych w kontekście ustawy o podpisie elektronicznym. "Bardzo ważną sprawą jest weryfikacja zagranicznych certyfikatów kwalifikowanych" - dodaje Krzysztof Chmarra. Jego zdaniem, niezbędne jest powołanie centralnej komórki, która zajęłaby się weryfikacją tych certyfikatów i poszerzaniem listy centrów, których certyfikaty są respektowane. "Trzeba uniknąć sytuacji, w której organy administracji publicznej nie są zgodne w uznawaniu poszczególnych certyfikatów" - uważa. Obecnie panuje bowiem dowolność w traktowaniu zagranicznych certyfikatów.

Dr Wojciech R. Wiewiórowski potwierdza, że problem akredytacji zagranicznych centrów certyfikacji jest sprawą, która pilnie powinna zostać uregulowana przez prawo. "Podmiot stosujący certyfikat wydany w krajach Unii Europejskiej w kontaktach z polskimi organami administracyjnymi może to zrobić powołując się na dyrektywę unijną z pominięciem prawa krajowego" - dodaje. Na to, że nie jest to problem oderwany od rzeczywistości, zwraca również uwagę Cezary Przygodzki. W swojej pracy często spotyka się on z problemem respektowania certyfikatów zagranicznych na gruncie faktur elektronicznych. "Należy pamiętać o zasadzie niedyskryminacji podmiotów zagranicznych np. poprzez nieuznawanie ich certyfikatów" - dodaje. A problem ten pojawia się m.in. w czasie realizacji licznych projektów międzynarodowych.