Wielka rzeka dokumentów
- 29.05.2009
Jarosław Stępień, Enterprise Solution Architect, Oracle Polska
Systemy BPM z modułami do zarządzania dokumentami i rozwiązania wyspecjalizowane do zarządzania dokumentami (wydzielonymi aplikacjami) to rozwiązania do różnych zastosowań i powiązane z różnymi wymaganiami. W systemach BPM nacisk położony jest na zarządzanie przepływem informacji w ramach procesów, dokumenty są tutaj jednym z nośników informacji. Systemy do zarządzania dokumentami oferują rozbudowaną funkcjonalność wspierającą cały cykl życia dokumentu, począwszy od utworzenia dokumentu, poprzez wersjonowanie i publikowanie, na archiwizacji lub usunięciu dokumentu kończąc.
Różnica pomiędzy tymi rozwiązaniami wynika z ich przeznaczenia - systemy BPM aranżują procesy biznesowe i korzystając z wielu różnych źródeł informacji (systemy ERP, CRM, usługi, repozytoria danych itp.), serwują ją odpowiednim użytkownikom. Natomiast systemy zarządzania dokumentami są zorientowane na przechowywanie i udostępnianie treści (nieustrykturyzowanej - czyli w postaci dokumentów), zwykle bez możliwości większej integracji z systemami dziedzinowymi wspominanymi wcześniej.
Zobacz również:
Z naszych doświadczeń wynika, że klienci decydując się na stworzenie systemu klasy workflow, w którym istotną część odgrywają dokumenty, najczęściej chcą wdrożyć oba typy systemów i ich integrację, zarówno w warstwie procesowej, jak i prezentacyjnej. Takie podejście pozwala napełne wykorzystanie możliwości silnika procesów (m.in. integracja z systemami IT, automatyzacja działania, optymalizacja pracy użytkowników) i na wprowadzenie nowoczesnego mechanizmu do zarządzania dokumentami (bezpieczny punkt dostępu do dokumentów, kategoryzacja informacji, ograniczenie pracy na dokumentach papierowych).