WYPOWIEDZI EKSPERTÓW

Mariusz Barycki, dyrektor IT, ArchiDoc sp. z o.o.

Rozwiązania do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi tak naprawdę mają zastosowanie we wszystkich firmach, bez względu na ich wielkość. Wysoko wydajne i efektywne systemy BPM (Business Process Management) i DMS (Data Management Systems) są najczęściej wdrażane w organizacjach obsługujących bardzo dużą liczbę klientów końcowych, które prowadzą rozbudowaną dokumentację swoich działań oraz otrzymują i wysyłają masową ilość korespondencji. Coraz częściej tego typu oprogramowanie dostarczane jest w modelu Software as a Service, np. w formie usług outsourcingowych z zakresu zarządzania dokumentami. Najwięcej zleceń z tego zakresu realizowanych jest dla firm z sektorów: bankowego, ubezpieczeniowego, telekomunikacyjnego oraz energetycznego. W przyszłości spodziewamy się rozwoju usług dedykowanych dla służby zdrowia oraz sektora administracji publicznej. Charakterystyczne i wręcz naturalne dla wdrożeń BPM jest dostarczanie rozwiązań etapami. Wdrożenie można rozpocząć od procesów najlepiej udokumentowanych lub wymagających najszybszej poprawy. Czas implementacji bądź modyfikacji takiego systemu wynosi średnio kilka tygodni. Najwięcej czasu zajmuje analiza, szczególnie kiedy klient nie ma dobrze opisanych procesów. Implementacja systemu nie powinna być dłużej rozciągana w czasie ze względu na szybko zmieniające się uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne, dlatego że może się okazać, że przyjęte wcześniej założenia zdążyły się zdezaktualizować.

Adam Barzowski, ECM Sales Director, IBM Polska

Punktem wyjścia do odpowiedzi na powyższe pytanie jest zdefiniowanie wymagań dotyczących systemu BPM. System taki może być zorientowany zarówno dokumentowo (tzw. content centric), jak i integracyjnie (tzw. integration centric). W pierwszym przypadku dokument i wsparcie procesów z udziałem człowieka mają podstawowe znaczenie, w drugim najważniejsze są zagadnienia integracyjne (np. użycie w ramach procesów różnych usług udostępnianych z systemów w ramach architektury SOA). Systemy BPM często korzystają z repozytoriów dokumentów elektronicznych, ponieważ dokument jest istotnym elementem wielu procesów biznesowych. Praktycznie wszystkie wdrożenia BPM zbudowane na podstawie oprogramowania FileNet zawierają mniej lub bardziej rozbudowane repozytorium dokumentów. BPM oparty na WebSphere to "integration centric" BPM i znajduje zastosowanie w projektach, w których nacisk kładzie się nie na dokument, ale na aspekty integracji i procesy przebiegające pomiędzy systemami. W systemach takich często nie ma potrzeby budowania repozytorium dokumentów, ponieważ dokument nie jest elementem procesu. Podsumowując, w systemach nastawionych na automatyzację procesów z udziałem człowieka zwykle występują dokumenty, a systemy takie prawie zawsze korzystają z repozytoriów dokumentów elektronicznych; w systemach nastawionych na integrację i procesy przebiegające pomiędzy systemami dokumenty zwykle nie występują w procesie, więc systemy te nie potrzebują repozytoriów dokumentów.

Zobacz również:

• 8 błędów strategii danych, których należy unikać
• 9 cech wielkich liderów IT