BPM i jego problemy

W średnich i dużych firmach i instytucjachoraz podmiotach typu korporacyjnego typowe procesy są realizowane za pomocą systemów ERP, procesy unikalne - z wykorzystaniem systemów BPM. Wdrożenia BPM, w których systemy do zarządzania obiegiem dokumentów stanowią istotną część, można podzielić na dwie grupy: integracyjne i tzw. workflows (procesy zorientowane na wspomaganie obiegów spraw/dokumentów w firmie). W procesach integracyjnych najistotniejsze kwestie to możliwość komunikacji z systemami IT funkcjonującymi w danej organizacji i wydajne przetwarzanie pozyskanych informacji w ramach określonych przepływów. Druga grupa procesów, tzw. workflows, jest zorientowana na interakcję z ludźmi i usprawnienie obiegu zadań/spraw/dokumentów w ramach organizacji. W tego typu procesach istotne jest, aby dana informacja trafiła do odpowiedniego użytkownika. Bardzo często nośnikiem informacji w firmach jest właśnie dokument (papierowy lub elektroniczny). "Dlatego też klienci decydujący się na budowę systemów workflow, opierając się na platformie procesowej, zazwyczaj decydują się również na zakup systemu do zarządzania dokumentami. Dzięki temu mogą jednocześnie korzystać z możliwości oferowanych przez BPM (automatyzacja, delegacja zadań/spraw) i mieć w pełni zarządzalny system do przechowywania, wyszukiwania i publikowania dokumentów. Jednocześnie dzięki integracji systemów BPM i rozwiązań do digitalizacji dokumentów osiągają znaczącą poprawę efektywności działania poprzez eliminację dokumentów papierowych z obiegu (skanowanie i praca na kopii elektronicznej)" - mówi Jarosław Stępień, Enterprise Solution Architect, Oracle Polska.

Według specjalistów z ArchiDoc, różne są koszty wdrożenia BPM, w zależności od skali wdrożenia i stopnia skomplikowania systemu. W dużych organizacjach przykładowa analiza biznesowa jednego, rozbudowanego procesu to koszty pracy trzech analityków w ciągu jednego miesiąca. Są jednak przypadki, gdy cała inwestycja zamknęła się w kwocie 25 000 zł. Pozostałe elementy wdrożenia to programowanie, szkolenia pracowników, adaptacja, testy i serwis, których koszty negocjowane są w ramach umów SLA. Wydatki związane z wdrożeniem są tak naprawdę kwestią indywidualną każdego klienta. Ich wysokość zależy od zakresu wdrożenia, szacowanego m.in. na podstawie liczby procesów, ich komplikacji (na poziomie organizacyjnym, integracyjnym), liczby dokumentów czy liczby użytkowników. Składniki kosztowe są podobne jak przy standardowych wdrożeniach (licencje, wdrożenie, szkolenia). Znaczącą różnicą w porównaniu z tradycyjnmi systemami dziedzinowymi są niższe koszty utrzymania i modyfikacji aplikacji opartych na platformie procesowej. Koszt wdrożenia każdego systemu informatycznego to koszt licencji oprogramowania, potrzebnego sprzętu komputerowego oraz usług konsultacyjnych, wdrożeniowych i utrzymania systemu.

Zobacz również:

• 8 błędów strategii danych, których należy unikać
• 9 cech wielkich liderów IT

Łączna kwota wdrożenia rozwiązania BPM opartego na IBM FileNet może być różny - od 20 tys. euro za mały i prosty system o standardowej funkcjonalności i niewielkiej liczbie użytkowników do kilkunastu milionów euro za bardzo skomplikowane systemy dla wielkich korporacji z rozproszonymi lokalizacjami oddziałów. Czas wdrożenia zależy od skali złożoności procesów oraz doświadczenia organizacji we wdrażaniu zmian i wynosi zwykle od 2 - 3 miesięcy do 2 - 3 lat. Wdrożenie systemu BPM praktycznie zawsze wiąże się z modyfikacja samych procesów. Modyfikacja procesów funkcjonujących w firmach jest źródłem zdecydowanej większości problemów podczas wdrożeń systemów tego typu.