W 2005 r. w regionie mazowieckim Polskiego Górnictwa Naftowego i Gazownictwa (obecnie Mazowiecki Oddział Handlu i Mazowiecka Spółka Gazownictwa) został wdrożony system billingowy Oracle PeopleSoft, zastępujący wiele rozproszonych instancji poprzedniego systemu billingowego. System PeopleSoft, ze względu na ówczesną strukturę organizacyjną PGNiG, został wdrożony jako jedna instancja (jeden system billingowy dla regionu mazowieckiego) przeznaczona do równoczesnej obsługi procesów biznesowych związanych ze sprzedażą gazu i jego przesyłem.

Jednak w związku ze zmianą przepisów prawa energetycznego 1 lipca 2007 r. Grupa Kapitałowa PGNiG dokonała organizacyjnego i prawnego rozdzielenia swojej działalności, czyli technicznego przesyłu gazu od jego sprzedaży.

W wyniku formalnego rozdziału pomiędzy Obrót (obecnie Mazowiecki Oddział Handlu PGNiG SA) i Dystrybucję (obecnie Mazowiecka Spółka Gazownictwa sp. z o.o., w 100% należąca do PGNiG SA) oraz ze względu na zbliżającą się deregulację polskiego rynku gazu nastąpiła konieczność podziału systemu billingowego na osobne instancje obsługiwane przez Obrót i Dystrybucję.

To był zatem główny, ale nie jedyny impuls do zmiany. Pozostałe były ważne także z biznesowego punktu widzenia. Poprzedni system nie miał zaimplementowanej najnowszej wersji standardu PGNiG Obsługi Klienta Indywidualnego i Biznesowego, związanej z pismami i wydrukami przesyłanymi do klientów. Nie był również zintegrowany z systemem obsługującym odczyty liczników klientów biznesowych i nie umożliwiał automatycznej retaryfikacji w obsłudze klientów w taryfach biznesowych ani optymalizacji procesu księgowania.

Z tych wszystkich powodów w 2010 r. w PGNiG został uruchomiony projekt "upgrade techniczny systemu billingowego Oracle PeopleSoft na Oracle Customer Care and Billing". Głównym dostawcą rozwiązania został Oracle, który w tym czasie zdobył doświadczenie we wprowadzaniu podobnych systemów i - co także miało znaczenie - mógł zaoferować rozwiązanie kompleksowe, czyli jeden system, który będzie mógł rosnąć wraz z firmą, być rozszerzany i wzbogacany o kolejne funkcje. Głównym podwykonawcą została firma Infovide-Matrix SA.

Kilkuset wykonawców, miliony kont

Wszyscy uczestnicy wdrożenia, które trwało trzy lata, podkreślają zgodnie, że zadanie było bardzo trudne. W całe przedsięwzięcie zostało zaangażowanych około 250 osób z PGNiG i 8 firm zewnętrznych. Z Grupy Kapitałowej PGNiG w projekcie uczestniczyło 100 osób - począwszy od dyrektorów wchodzących w skład Komitetu Sterującego, poprzez Zespoły Ekspertów i Zespoły Użytkowników Kluczowych, po specjalistów technicznych. Wspólna praca tak dużych i rozproszonych zespołów wymagała dobrej komunikacji oraz szczególnej koordynacji i zarządzania, zwłaszcza gdy wiele procesów przebiegało jednocześnie.

Dodatkowym wyzwaniem było to, że w trakcie realizacji projektu następowały zmiany legislacyjne, które wymusiły reorganizację oraz zmianę procesów biznesowych. W nowym systemie integracja następowała równocześnie na kilku poziomach. Ponieważ wdrażany system działa w dwóch środowiskach sprzętowych, opartych na platformie różnych producentów (m.in. HP i IBM), więc trzeba było stworzyć specyficzne aplikacje dodatkowe, umożliwiające swobodną komunikację i przepływ informacji pomiędzy nimi, przy zachowaniu modelu zasilania w dane ze wspólnego repozytorium. Uzupełnieniem instalacji jest kompleksowy system raportowania, oparty na platformie Oracle Business Intelligence. W module analitycznym wykonano implementację kilkudziesięciu najważniejszych raportów biznesowych oraz przygotowano system do wizualizacji dokumentów, takich jak faktury, pisma czy umowy.

Ważnym elementem projektu było także przeprowadzenie integracji systemu Customer Care and Billing (CC&B) z systemami zewnętrznymi, takimi jak system masowego wydruku, urządzenia przenośne służące do gromadzenia odczytów czy systemy zaplecza.

Projekt obejmował wdrożenie dwóch instancji CC&B: instancji MOH używanej do rozliczeń klientów oraz instancji MSG wykorzystywanej do zbierania danych pomiarowych i rozliczeń z OSD. Obie instancje są połączone interfejsami w celu zapewnienia sprawnej wymiany informacji z OSD. Dane z systemu źródłowego są "rozdzielone" na dwie instancje w procesie migracji danych.

Dane wędrują jednocześnie

Ze względu na skalę przedsięwzięcia to właśnie ta część projektu była w praktyce najtrudniejsza. W ramach procesu migracji została przeniesiona 3-letnia historia danych dla 1,7 mln kont małego i dużego odbioru gazu. Migracji podlegały: dane podstawowe, teleadresowe oraz rozliczeniowe wszystkich kontrahentów zapisanych w systemie PeopleSoft (poprzednia instalacja). Ponadto przeniesiono dane dotyczące dokumentów windykacyjnych, wszystkich punktów poboru zdefiniowanych w systemie, układów pomiarowych, a także umów handlowych i przyłączeniowych wraz z definicjami słownikowymi.

W celu zminimalizowania problemów związanych z migracją danych dla bezpieczeństwa integracji danych przyjęto migrację jednofazową (tzw. wariant Big-Bang: wszystkie dane migrowane od razu), zastosowano odpowiednie procedury, narzędzia i procesy do weryfikacji poprawności jakości danych.

"Było to tym cenniejsze doświadczenie, że w trakcie jego realizacji zespoły wdrożeniowe wypracowały unikalne modele eksportu i agregacji danych w nowym środowisku. Poszerzyliśmy znacznie nasz zasób najlepszych praktyk wdrożeniowych dla sektora energetycznego" - mówi Arkadiusz Stacherski, kierownik projektu Infovide-Matrix SA.

To jeszcze nie koniec

Do obsługi nowego systemu zostało przeszkolonych 500 użytkowników, którzy uczestniczyli w warsztatach stacjonarnych i przez internet.

Klienci PGNiG mogą zauważyć zmiany graficzne na fakturach, ale najistotniejsze jest to, że wprowadzone przez system eliminuje praktycznie możliwość błędnego naliczania opłat. I to niezależnie od tego, czy rozliczenie następuje na podstawie zużycia faktycznego, czy jego prognozy.

Atutem systemu jest również to, że będzie mógł zostać uzupełniony o nowe potrzebne klientowi funkcje i - co ważne z punktu widzenia dostawcy - może zostać rozszerzony na pozostałe regiony, w których działa PGNiG.