Regulacje prawne nie powinny określać samych formularzy elektronicznych, lecz wzory dokumentów elektronicznych, które mają powstać przy użyciu danego formularza.

W świecie papierowym formularz to blankiet dokumentu z nadrukowanymi rubrykami i objaśnieniami sposobu ich wypełnienia. Jednoznacznie określa on zawartość i zakres danych, które przekazuje wypełniający. Taki wypełniony i podpisany formularz stanowi dokument - wniosek, podanie, oświadczenie lub decyzję. Rozwiązania e-administracji wymagają jednak nowej jakości. Koniecznością jest wykorzystanie elektronicznych formularzy jako środka do utworzenia dokumentu elektronicznego (wniosku, podania, oświadczenia itp.), który ma ten sam cel co papierowy - załatwienie sprawy.

Formularz elektroniczny

Ze względu na usprawnienie procesów przetwarzania elektronicznej korespondencji w urzędach najbardziej korzystnym formatem dokumentu elektronicznego jest natywny XML oparty na ustalonym wzorze (pisałem o tym w artykule "Można składać urzędowe pisma elektronicznie"https://www.computerworld.pl/news/113851.htm ). Przepisy prawa mogą określić wygląd i postać papierowego formularza. Zastosowanie tego samego podejścia dla dokumentów elektronicznych zmusiłoby wszystkich do stosowania jednej technologii, w której formularz został przygotowany, lub konieczności dostarczenia takiego formularza w wielu technologiach. Dlatego rozporządzenia i inne akty prawne nie powinny określać samych formularzy elektronicznych, lecz wzory dokumentów elektronicznych, które mają powstać przy użyciu danego formularza.

Należy zwrócić uwagę, że formularz elektroniczny to nie same dane i rubryki, a aplikacja (np. program komputerowy, strona internetowa, dane sterujące), która wspomaga użytkownika w utworzeniu dokumentu elektronicznego. Nie jest ważne, w jakiej technologii i w jakiej interakcji z użytkownikiem formularz elektroniczny generuje dokument, znaczenie ma to, aby utworzony w ten sposób dokument był zgodny ze wzorem, który ustalił i opublikował ustawodawca.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz.U.07.151.1078) definiuje formularz elektroniczny jako rozwiązanie techniczne, obejmujące dane wraz z oprogramowaniem, które umożliwia przygotowanie dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem. Zgodność ze wzorem należy odczytywać jako poprawność struktury danych, zarówno syntaktyczną (odpowiednie ułożenie), jak i semantyczną (zawartość danych jest zgodna z ich znaczeniem i opisem). Ważnym elementem zgodności ze wzorem dokumentu elektronicznego jest poprawna wizualizacja, która będzie pokazywała całą znaczącą zawartość danych w dokumencie, a ich ułożenie będzie umożliwiało jednoznaczną interpretację treści dokumentu.

Ze względu na to, że wzór dokumentu elektronicznego definiuje znaczenie danych zawartych w dokumencie, a jego ewentualne zmiany mogłyby powodować całkowitą zmianę treści, rozporządzenie nakłada szczególne obowiązki na publikację wzorów dokumentów. Wzory te są publikowane w centralnym repozytorium, każdy wzór jest jednoznacznie identyfikowany na podstawie jednolitego identyfikatora URI, każdy opublikowany wzór powinien być dostępny i nie może podlegać modyfikacjom.

Razem czy osobno

Wspomniane rozporządzenie stanowi kolejny, znaczący krok w porządkowaniu e-administracji. Nie likwiduje jednak problemu wielości wzorów w urzędach. Mam w związku z tym obawy co do interoperacyjności.

Biorą się one m.in. z powstawania ustaw i rozporządzeń, które idą w poprzek omawianym regulacjom. Przykładem mogą być zapisy forsowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości w zakresie formularzy KRS oraz rozwiązania wprowadzane przez Ministerstwo Finansów w zakresie formularzy PIT i CIT. Aby tego uniknąć, nowe akty prawne dotyczące e-administracji powinny podlegać regulacjom wprowadzonym ustawą o informatyzacji podmiotów publicznych.

Drugim powodem jest wprowadzanie wzorów podlegających kompetencjom samorządów. Wzory dokumentów elektronicznych wprowadzane rozporządzeniami władz centralnych będą używane powszechnie, ale przykładowy wniosek o rejestrację działalności gospodarczej w każdej gminie może być inny. Czy to ma oznaczać, że w centralnym repozytorium znajdzie się kilka tysięcy wzorów wniosków o rejestrację działalności gospodarczej. Jest to rozwiązanie nieekonomiczne i może stanowić problem, gdy dokumenty utworzone na podstawie tych wzorów trzeba przekazać dalej - do innych podmiotów publicznych, np. do Centralnej Informacji Działalności Gospodarczej, gdzie dokumenty pierwotne powinny wpływać w sposób jednolity, zgodny z jednym wzorem.

Jedynym sposobem zaradzenia takiej sytuacji jest wprowadzenie ustawą zasad uzgadniania standardów interoperacyjności. Takie standardy powinny być wypracowywane wspólnie i uzgadniane pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami, a podmiot centralny powinien być odpowiedzialny za ich publikację. Tak opracowane wzory będą standardami interoperacyjności obowiązującymi zarówno władze centralne, jak i samorządowe.