Wdrażanie technologii CASE (cz. II)

Niniejszy artykuł stanowi drugą część omówienia wybranych problemów często towarzyszących wdrożeniom nowoczesnych technologii analizy, projektowania i konstruowania systemów informatycznych, realizowanych za pomocą narzędzi CASE. W pierwszej części mówiliśmy o problemach wynikających z braku strategicznej wizji docelowej organizacji pracy zespołu informatycznego. Istnienie takiej wizji pozwoli na stopniowe, planowe osiąganie założonych celów wdrożenia -wynikających ze strategii macierzystej organizacji oraz na optymalne umiejscowienie służb informatycznych w jej strukturze organizacyjnej. Obecnie omawaimy zagadnienia transferu wiedzy poprzez szkolenia i konsultacje.

Niniejszy artykuł stanowi drugą część omówienia wybranych problemów często towarzyszących wdrożeniom nowoczesnych technologii analizy, projektowania i konstruowania systemów informatycznych, realizowanych za pomocą narzędzi CASE. W pierwszej części mówiliśmy o problemach wynikających z braku strategicznej wizji docelowej organizacji pracy zespołu informatycznego. Istnienie takiej wizji pozwoli na stopniowe, planowe osiąganie założonych celów wdrożenia -wynikających ze strategii macierzystej organizacji oraz na optymalne umiejscowienie służb informatycznych w jej strukturze organizacyjnej. Obecnie omawaimy zagadnienia transferu wiedzy poprzez szkolenia i konsultacje.

Warsztaty, szkolenia, kursy

Wdrożenie technologii CASE wiąże się z różnorodnym wysiłkiem podejmowanym przez macierzystą organizację. Jednym z elementów takiego wysiłku jest konieczność podnoszenia kwalifikacji zespołu poprzez różnego rodzaju kursy i seminaria. Sprawą wielkiej wagi, jest dostosowanie programu i przebiegu kursów do opracowanego wcześniej planu stopniowego wdrażania nowej technologii. Próba jednorazowego wdrożenia nowoczesnej, profesjonalnej metodyki, takiej jak Information Engineering Jamesa Martina czy Systems Engineering firmy LBMS (hipertekstowa encyklopedia Systems Engineering to ponad 40 MB informacji) musi zakończyć się zapaścią wydajności zespołu informatycznego, o ile nowe elementy wiedzy nie będą przekazywane i wdrażane stopniowo.

Typowy kurs metodyki strukturalnej to trzy lub cztery pełne dni, w czasie których omawiane są zupełnie nowe dla słuchaczy zagadnienia. Program jest zwykle pewnym kompromisem między przekazaniem wiedzy o złożonej strukturze metodyki (często sama idea cyklu projektowego jest dla słuchaczy rzeczą defacto nową) a sprawnym opanowaniem poszczególnych technik (niezbędne minimum stanowi jakaś odmiana formalnej analizy wymagań, logiczne i fizyczne modelowanie danych, logiczne i fizyczne modelowanie procesów oraz analiza funkcyjna). Takiej ilości wiedzy nie da się w krótkim czasie przyswoić w stopniu umożliwiającym prawdziwie samodzielną pracę. W tegorocznym marcowym numerze czasopisma "Computing", w artykule "The case in question" Joe Celko proponuje stosowanie we wdrożeniu technologii CASE programu szkoleń opartego na zasadzie just in time. Myślą przewodnią jest włożenie programu szkoleń w czasie i dozowanie zwartych, niedużych porcji wiedzy w miarę rozwoju projektu.

Ten pomysł sprawdził się również w naszej działalności. Wdrażając technologię CASE u jednego z naszych klientów byliśmy zmuszeni do zastosowania "dozowanych" szkoleń poprzez fakt, że wdrożenie było prowadzone równolegle z poważnymi pracami analitycznymi. Rezultaty tych szkoleń były na tyle zachęcające, że metoda just in time jest dzisiaj podstawowym sposobem realizowania przez nas programu szkoleń tam, gdzie związany jest on z wprowadzeniem proponowanego przez naszą firmę środowiska analizy, projektowania i konstrukcji systemów. Pełne, klasyczne szkolenia pozostają oczywiście w naszej ofercie kursów "publicznych", nie związanych bezpośrednio z konkretnym pakietem CASE.

Oprócz metody just in time kolejnym czynnikiem poprawiającym skuteczność szkoleń są warsztaty. Ich celem jest zastosowanie teoretycznej wiedzy, popartej przykładami, które na kursach zwykle nie są zbyt skomplikowane, do konkretnego, prawdziwego projektu. Warsztaty grupują pewną liczbę reprezentantów użytkownika analizowanego systemu i analityków z praktycznym doświadczeniem na intensywnej, jedno- lub dwudniowej sesji projektowej. Warsztaty muszą być poprzedzone kilkudniowym przygotowaniem się analityków i jasnym określeniem zamierzeń, np.: "Zadaniem warsztatów jest określenie zakresu wymaganego systemu wspomagającego działalność marketingową organizacji". Analitycy przeglądają materiały opisujące sposób działania marketingu, gromadzą przykłady dokumentów wykorzystywanych w tej działalności, przygotowują listy pytań, kwestionariusze i organizują formalną stronę przedsięwzięcia - wybierają reprezentantów użytkownika, odpowiednią salę, sprzęt do prezentacji.

Następnie przeprowadzają sesję z udziałem użytkowników i szkolonych osób, używając techniki analizy wymagań krytycznych, modelowania procesów i modelowania danych zagregowanych (Clustered Data Modelling). Po sesji dane są opracowywane przez analityków i prezentowane raz jeszcze na sesji przeglądowej.

Kompetentnie przeprowadzone warsztaty mogą być nieocenionym uzupełnieniem kursu, demonstrującym praktyczne wykorzystanie metodyki oraz sposobu jej funkcjonowania w kontaktach z użytkownikami. Poza swoją rolą czysto dydaktyczną, warsztaty mogą stać się punktem przełomowym w relacjach między informatykami a użytkownikami.

Ważnym elementem programu szkoleń jest prowadzenie ich przez "praktykujących" analityków i projektantów - w przeciwnym wypadku, lepiej po prostu samemu przeczytać trochę książek na dany temat. Kwalifikacje prowadzącego są szczególnie ważne przy warsztatach, na których musi się on wykazać zdolnością poprowadzenia wyczerpującego, intensywnego spotkania oraz przy realizacji szkoleń "dozowanych", gdzie musi sensownie zaplanować rozkład i zakres szkoleń.