Walka z uzależnieniem
-
- Leszek Maśniak,
- 03.03.2003
Niezależność myślenia
Każda osoba zajmująca się zakupami prędzej czy później styka się z problemem etyki biznesowej. Dla niektórych odpowiedź jest prosta, dla innych są to trudne dylematy. Jeśli co tydzień jadam w knajpie za pieniądze dostawcy, to czy już jest ze mną niedobrze? Jeśli podpisanie kontraktu proponują mi w Bangkoku, gdzie firma ma podobno jakieś biuro, to czy jest to już korupcja? Nie czuję się upoważniony do robienia komukolwiek wykładów z etyki i prawa i nie będę tego robił. Chciałbym raczej podzielić się bardziej praktycznym doświadczeniem z tej dziedziny. Zdolność do beznamiętnego negocjowania kontraktów jest kwalifikacją zawodową i tak powinna być traktowana. Zdobywa się ją przez doświadczenie i współpracę z lepszymi od siebie. Moja rada to kategorycznie nie pozwolić dostawcom na rywalizowanie w dziedzinie zachęt pozamerytorycznych, z góry informując ich, że takie działania zostaną wzięte pod uwagę przy podejmowaniu decyzji i są przez nas postrzegane negatywnie. Nie jest łatwo zachować niezależność myślenia przy podejmowaniu decyzji, ale trzeba o nią walczyć, bo od tego zależy los przedsięwzięcia, a często nawet firmy. Rozwiązanie, które jest naprawdę dobre dla naszej firmy, obroni się samo, i nie potrzeba do tego kolacyjek i bankietów.
Czysty biznes
Prawda broni się sama. Wystarczy grać czysto, by uniknąć kłopotów. Pytanie brzmi, czy dzisiejsza rzeczywistość to odzwierciedla? Spośród kilkunastu znanych mi firm, co do których nie mam wątpliwości, że zostały oparte na zdrowych zasadach etycznych, kilka już nie istnieje, a kolejne przeżywają kłopoty. Od dostawców oczekujemy lojalności, relacji zaufania, wysokich kwalifikacji i odpowiedzialności, ale oni często do przetrwania potrzebują intratnego zamówienia, ciemnego układu wspartego prezentami i niekompetentnego dyrektora, który podpisze jakiś uzależniający kontrakcik, umożliwiający przeżycie trudnych czasów dzięki aneksom i usługom utrzymania. Niestety, tak właśnie wygląda dziś nasza branża i w takich klimatach odbywa się największy obrót. Winą za taki stan rzeczy nie obarczałbym jednak dostawców, lecz klientów. Wielu z nich, poprzez pomieszanie celów biznesowych z drobnymi korzyściami osobistymi przyczynia się do tego, że polski rynek odbiorców IT jest bardzo niskiej jakości. Dotyczy to zarówno sposobu zamawiania, jak i nadzoru właścicielskiego, czyli egzekwowania realizacji. Dostawcy dostosowali się tylko do sytuacji i trudno im się dziwić. Naprawić ten stan rzeczy mogą tylko klienci poprzez niezależność myślenia i rezygnację z zachęt pozamerytorycznych.
Leszek Maśniak jest menedżerem IT w Agora SA, odpowiedzialnym za projekty Business Intelligence i rozwój systemów wspomagania zarządzania. Od wielu lat zarządza relacjami z dostawcami IT oraz uczestniczy w podejmowaniu ważnych decyzji zakupowych.
1. Najważniejszym dokumentem w procesie zakupowym jest - obok kontraktu - zapytanie ofertowe. Wiele zależy od tego, jak wyczerpująco i jednoznacznie opisaliśmy nasze wymagania. Czy nie pojawiają się tam niejasne i wieloznaczne słowa, np. "minimalne wymagania", "wysoce niezawodne", "najwyższej klasy", "najlepszy w swojej klasieÓ? Czy wiemy, czego naprawdę chcemy?
2. Stwórzmy i aktualizujmy bazę potencjalnych dostawców. Może zostali już wcześniej zidentyfikowani, może ich dane tkwią w rozmaitych bazach danych? Dokumentujmy dotychczasową współpracę z nimi. Jak szybko reagowali na zmiany wymagane w trakcie projektu? Jak oceniono współpracę z nimi w przeszłości? Bardzo często zdarza się, że współpraca z dostawcą była fatalna, ale nie zostało to nigdzie odnotowane. I nagle okazuje się, że kolejny projekt będzie realizowany przez dostawcę, który już raz zawiódł. Zdarza się to szczególnie często w dużych organizacjach, w których informacje nie przepływają z jednego działu do drugiego.
3. Nie podchodźmy do negocjacji wyłącznie z zamiarem wyciśnięcia z dostawcy ostatniego dolara marży. Nie oceniajmy ofert wyłącznie na podstawie ich ceny, bo systemy informatyczne to nie są standardowe i łatwe do opisania długopisy. W specyfikacji przetargowej powinien zostać opisany sposób, w jaki będą stawiane oceny. Dostawca przed złożeniem oferty powinien wiedzieć, jakie są kryteria i priorytety odbiorcy. Każde kryterium powinno być zdefiniowane, w przypadku każdego powinna zostać określona jakaś skala punktowa, przy czym każda pozycja na tej skali również powinna zostać zdefiniowana, a każde kryterium powinno otrzymać pewną wagę w ostatecznej ocenie.
4. Poszczególne cele, które sobie wyznaczyliśmy, muszą być powiązane z zapisami kontraktu motywującymi dostawcę do ich osiągnięcia. Coraz częściej łączy się elementy różnych rodzajów umów, by uzyskać jak najlepsze rezultaty projektu, jeśli chodzi o koszty, harmonogram i poziom realizacji. Jeśli zdecydowaliśmy się podpisać kontrakt, którego wartość jest stała (fix price), pomyślmy o premii motywacyjnej, która będzie stymulować dostawcę do realizacji projektu przed czasem.
5. Zapisanie w kontrakcie kar umownych nie gwarantuje ostatecznego sukcesu projektu, tak jak nie gwarantuje go nic innego. Prawdopodobieństwo sukcesu jest natomiast tym większe, im bardziej obszerna była nasza ocena możliwości dostawcy, im wcześniej pomyśleliśmy o sposobie raportowania postępu prac i im szybciej stworzyliśmy mechanizmy porozumiewania się z dostawcą.
6. Czy zastanowiliśmy się, jak rozwiążemy konflikt wykorzystania zasobów, który może się pojawić, gdy dostawca zacznie realizować więcej projektów? Czy wprowadziliśmy wskaźniki informujące nas o wzrastającym ryzyku w projekcie? Bądźmy świadomi niepewności i ryzyka związanego ze współpracą z danym dostawcą.
Nie zakładajmy, że poziom realizowanych przez niego projektów będzie zawsze taki sam.
7. Bądźmy rozsądni. Jeśli wiemy, że projektu nie da się zrealizować w czasie krótszym niż sześć miesięcy, to nie zmuszajmy wykonawcy do opracowania czteromiesięcznego harmonogramu. Jeśli dostawca jest zdesperowany i potrzebuje tego kontraktu, obieca wszystko. Ale to nie ma sensu, no bo czego właściwie oczekujemy?
Możemy najwyżej oczekiwać, że dostawca nie spełni naszych - nierealnych - żądań. I obaj przegramy.
Przed podpisaniem kontraktu zastanówmy się nad strategią wyjścia z niego. Pomyślmy też o możliwych zmianach w otoczeniu konkurencyjnym, zmianach technologii, zmianach organizacji naszej firmy. Zmianach, które z pewnością nastąpią i które powinny znaleźć odzwierciedlenie w podpisywanym kontrakcie. Co się stanie, jeśli będziemy zmuszeni do zmniejszenia zatrudnienia?
