Systemy zdalnego monitoringu floty pojazdów umożliwiają poprawę organizacji i usprawnienia obsługi zleceń, ale także eliminację nadużyć, trudnych do skontrolowania w inny sposób. Przykładem są efekty wdrożenia w firmie GEA-NOVA.

Na rynku dostępnych jest wiele systemów monitoringu pojazdów, a większość bazuje oczywiście na technologii GPS. Firma GEA-NOVA, działająca w branży gospodarki wodno-ściekowej, wdrożyła system, który zapewnia dokładną kontrolę działań kierowców ciężarówek. Rozwiązanie to umożliwia samoczynne rejestrowanie postojów, monitorowanie pracy urządzeń pojazdu, obsługuje geokodowanie i zawiera moduł rejestracji zleceń.

Dopełnić na lewo

Zastosowane przez firmę GEA-NOVA rozwiązanie Omega XTRACK pozwala na precyzyjną rejestrację pracy urządzeń, umożliwiając wykrycie procederu polegającego na dodatkowym wywozie nieczystości od osób innych niż zleceniodawca. Sam monitoring położenia pojazdu nie zawsze wystarcza, bo zatrzymanie samochodu może być spowodowane korkiem ulicznym, policyjną kontrolą lub regulaminową przerwą w pracy. Dzięki kontroli pracy pompy do nieczystości, "lewy" kurs kierowcy zostaje wykryty, nawet jeśli nie wynika to wprost z analizy trasy lub czasu przejazdu. Dopiero informacja o włączeniu pompy w innym miejscu niż zlecone świadczy o nadużyciu kierowcy.

"Do wykrywania <<lewych>> zleceń nie było potrzebne monitorowanie poziomu napełnienia pojazdu. Chociaż technicznie jest to możliwe, byłoby zbyt kosztowne. Wykrycie nadużyć jest możliwe za pomocą analizy przejazdów, postojów i pracy urządzeń samochodu asenizacyjnego" - mówi Michał Paca, kierownik działu sprzedaży w GEA-NOVA. Najważniejszym elementem kontroli jest sprawdzanie, czy na pracę w danym miejscu rzeczywiście było zlecenie. System monitoringu bazujący wyłącznie okresowym podglądzie położenia z GPS nie zawsze daje jednoznaczną odpowiedź na takie pytanie, ponadto przy większej liczbie zleceń, coś może umknąć uwadze spedytora. Dla firmy GEA-NOVA istotne było, aby system umożliwiał przedstawienie na mapie punktów wraz z informacjami o zleceniach.

Odlać z baku

W wielu firmach dość często spotykanym procederem jest kradzież paliwa. Wykrycie takiego nadużycia za pomocą samej analizy rozchodów nie jest proste, m.in. ze względu na zmienną charakterystykę zużycia paliwa związaną z różnym natężeniem pracy maszyn i samochodów. Zapis zużycia paliwa za pomocą rejestratora też nie rozwiązuje sprawy, bo pomysłowi kierowcy mają na to swoje sposoby.

Jak twierdzi Michał Paca, kontrola obejmująca zarówno położenie samochodu, jak i poziom paliwa w zbiorniku, daje bardzo dobre wyniki. Do wykrycia i udowodnienia kradzieży nie wystarczy bowiem sam fakt spadku poziomu paliwa. Gdy natomiast przedstawi się ciąg zdarzeń polegających na zatrzymaniu pojazdu w konkretnym miejscu oraz występującym podczas postoju spadku poziomu paliwa, nieuczciwość kierowcy jest widoczna jak na dłoni.

Zmowa w firmie

Najpoważniejszym nadużyciem w firmach tego typu jest zmowa kierowców i dyspozytora polegająca na zleceniach niefakturowanych. Gdy nieuczciwy dyspozytor przygotuje "lewe" zlecenia w odpowiedni sposób, nawet monitoring położenia samochodu może nie dać jednoznacznej odpowiedzi. Dopiero zestawienie pracy składników pojazdu, takich jak pompa lub podnośnik, z położeniem dekodowanym geograficznie, umożliwia wykrycie fuch. "W przypadku naszej firmy takie zdarzenie nie miało miejsca, ale kilka kradzieży paliwa i niemal nagminną realizację <<prywatnych zleceń>> przez byłych już pracowników, po wdrożeniu systemu udało się łatwo wykryć i udowodnić - twierdzi Michał Paca.

W przypadku niektórych firm poważnym problemem mogą być nieuczciwe zlecenia wykonywane podczas legalnych kursów (na przykład przy wywózce śmieci lub przewozie towaru). O ile całkowite ukrócenie procederu jest bardzo trudne, zastosowanie geokodowania wraz z bazą klientów i połączenie danych z informacjami o pracy urządzeń samochodu, może pomóc w wychwyceniu większości lewizn.

Od kontroli do współpracy

Przez pracowników rozwiązania takie jak GPS są traktowane głównie jako narzędzie kontroli. Czasami bywają potajemnie montowane w samochodach. Jeśli nie są one jawnym i istotnym elementem rozliczania pracownika, zdarza się, że kierowcy celowo niszczą rejestratory. W GEA-NOVA wybrano rozwiązanie polegające na wymuszeniu współpracy z systemem. Każdy kierowca ma klucz identyfikacyjny, wkładany do terminala. Wyjazd bez klucza równa się utracie premii za przejazd, gdyż kierowcy są rozliczani na podstawie informacji dostarczanych z systemu. Za zepsucie urządzenia grożą kary finansowe.

Systemy monitoringu z jednej strony umożliwiają niemalże całkowitą likwidację nadużyć, ale z drugiej strony chronią uczciwych pracowników. Przykładowo system informuje, że kierowca rzeczywiście pojechał w konkretne miejsce, stał tam przez dany czas i wykonał zlecenie (np. przystawka mocy pracowała przez czas wystarczający do odpompowania zamówionej ilości ścieków). Jeśli zlecenia nie wykonał choćby z powodu nieobecności właścicieli na posesji, w systemie pozostaje zapis obecności samochodu. Stanowi to też ważną informację w razie reklamacji dotyczącej jakości usług.

Oprócz modułów rejestracji, dostępne są także terminale, umożliwiające bezpośrednie wysyłanie informacji o zleceniach wprost do kierowcy pojazdu. Ułatwia to koordynację zleceń, zmniejsza się problem pustych przebiegów. Ponadto kierowca może od razu wysłać informacje do bazy o statusie zlecenia, na przykład informacje o wykonaniu lub nie, o odrzuceniu zlecenia itd. Dzięki temu, liczba telefonów do kierowców spada, a praca dyspozytury oraz pracowników w terenie jest bardziej efektywna.

Po prostu łatwiej

Możliwość kojarzenia zleceń z lokalizacją geograficzną i nanoszenia ich na elektroniczną mapę istotnie ułatwia pracę spedytorów. System automatycznie informuje o stanie poszczególnych zleceń i spedytor nie musi zapisywać. Odciążenie spedytorów od ręcznego zapisywania informacji i samoczynne rejestrowanie wykonanych zleceń powoduje, że ich praca jest wydajniejsza. W pewnych przypadkach zlecenia można łączyć, co automatycznie podpowiada oprogramowanie. Optymalizator zleceń, co prawda nie wyręczy dobrego spedytora, ale na pewno go odciąży i uchroni od popełniania błędów.

Efektem ubocznym wdrożenia systemu monitoringu floty wraz z modułem obsługi zleceń jest całkowita zmiana zasad prowadzenia pracy w dyspozyturze. Proces usługowy kończy się wystawieniem faktury i monitorowaniem płatności. Wystawienie faktury może odbywać się w tym samym programie, zaś informacja o dokumencie i rozrachunkach powinna być umieszczona automatycznie w programie finansowo-księgowym. "W firmie GEA-NOVA pracuje oprogramowanie Symfonia FK i system monitoringu został z nim zintegrowany. Faktury za usługi nie objęte standardowymi zleceniami są wystawiane w innym programie" - twierdzi Michał Paca. Jego zdaniem, wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania zleceniami, który potrafi dokonywać rozliczeń, powoduje bardzo poważne zmiany w firmie. Wzrasta efektywność pracy kierowców i głównej dyspozytury, firma staje się bardziej elastyczna, zaś od oszczędności paliwa znacznie ważniejsze są zyski biznesowe spowodowane lepszym wykonywaniem usług.