Microsoft Office to standard. W niektórych zastosowaniach OpenOffice może być jednak znacznie tańszą alternatywą.

Różnego rodzaju pakiety aplikacji biurowych są zwykle nieodłączną częścią firmowego środowiska informatycznego. W związku z tym wiele osób zajmujących się planowaniem firmowych budżetów IT zastanawia się, w jaki sposób obniżyć koszty zakupu i utrzymania oprogramowania biurowego. Często najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest skorzystanie z rozwiązań dostępnych bezpłatnie, jak choćby pakiet OpenOffice.org. Wówczas jednak zawsze pojawia się kilka ważnych argumentów przeciw takiej decyzji - brak lub słabe wsparcie techniczne, skomplikowany interfejs oraz obawy dotyczące kompatybilności i stabilności. Argumenty te powoli tracą na znaczeniu, zwłaszcza w odniesieniu do potencjalnych korzyści. "Rozwiązania otwarte oznaczają przede wszystkim oszczędności. Mówimy zarówno o oszczędnościach na licencjach za użytkowanie pakietu biurowego, jak i na systemie operacyjnym. Zakładamy bowiem, że użytkownik pakietów otwartych z czasem przychylniej spojrzy na Linuxa" - mówi Andrzej Olsztyński, IT Specialist w IBM Polska.

Bezpłatne oprogramowanie, komercyjne wsparcie

Licencja MOLP na 100 stanowisk Microsoft Office 2007 Professional kosztuje ok. 140 tys. zł, a dodatkowy pakiet usług Software Assurance to wydatek rzędu 100 tys. zł. Za taką cenę użytkownik dostaje najbardziej rozbudowany pakiet aplikacji biurowych dostępny na rynku, ale nie zawsze wszystkie jego funkcjonalności są potrzebne. "Zamknięte oprogramowanie biurowe to obecnie najdroższy element oprogramowania dla pracowników, z których zdecydowana większość i tak wykorzystuje jego możliwości w zaledwie kilku procentach. Otwarta alternatywa daje oszczędności na poziomie 70% i więcej" - uważa Rafał Kruschewski, dyrektor marketingu Novell Polska.

Większość firm oczekuje jednak od dostawcy rozbudowanych usług wsparcia technicznego, bez względu na to, czy oprogramowanie jest zamknięte, czy otwarte. Również to, ile kosztuje, do pewnego stopnia nie ma znaczenia. Wszyscy przyzwyczaili się, że Microsoft od dawna ma w ofercie rozbudowane usługi wsparcia. Warto zauważyć jednak, że OpenOffice również pod tym względem zaczyna być poważną konkurencją - wsparcie techniczne klasy korporacyjnej dla tego pakietu oferują m.in. IBM, Novell, Sun Microsystems. Wsparcie techniczne dla użytkowników rozmaitych wersji OpenOffice jest dość często świadczone jako dodatkowy element oferowany przy zakupie komercyjnych programów wsparcia dla innych aplikacji danego producenta. Tak jest w przypadku ofert IBM i Novella. W skład komercyjnej wersji systemu SuSE Linux Enterprise Desktop 10 wchodzi m.in. pakiet OpenOffice.org Novell Edition. Uprawniająca do pełnego wsparcia technicznego roczna opłata licencyjna SLED 10 to ok. 47 euro (ok. 150 zł) za jedno stanowisko. Ale jest to oferta dla użytkowników Linuxa, a nie Windows.

Natomiast koszt zakupu usług wsparcia dla pakietu Lotus Symphony (OpenOffice w wersji IBM) na jeden rok za pakiet do 20 tys. stanowisk to 20 tys. euro. Tak więc klient zapłaci tyle samo za 2 tys. i 20 tys. użytkowników. IBM nie oferuje na razie mniejszych pakietów. Przykładowo, po zainstalowaniu oprogramowania tylko na stu komputerach wsparcie kosztuje ok. 700 zł rocznie za jedno stanowisko. W ramach wsparcia sprzedaży firma oferuje usługi konsultacyjne oraz bezpłatne wsparcie na etapie pilotażowym. Dostępne są również płatne usługi - m.in. pełnej migracji lub przygotowania narzędzi do migracji wszystkich zasobów. Wedle zapewnień przedstawicieli IBM, niebawem zostanie przygotowana podobna oferta dedykowana dla klientów sektora MSP.

Mniej rozbudowane licencje oferuje polska firma UX. Zakup oprogramowania OpenOffice.ux.pl w wersji profesjonalnej dla 100 stanowisk to wydatek ok. 7000 zł. W ramach tej opłaty klientowi przysługuje wsparcie techniczne świadczone przez Internet oraz bezpłatna aktualizacja oprogramowania w okresie 12 miesięcy.

Cena to nie wszystko

Koszty zakupu licencji i wsparcia są ważne, ale ważne są też koszty migracji i potencjalne problemy z obsługą wykorzystywanych w firmie plików zapisanych przy pomocy używanych wcześniej formatów danych. Formaty stworzone przez Microsoft w praktyce stały się standardem dla wszystkich podobnych aplikacji. Wsteczna kompatybilność i obsługa większości najpopularniejszych formatów były dotychczas najważniejszymi czynnikami, dla których firmy decydowały się zakupić licencje Microsoft Office. Sytuacja ta uległa pewnej zmianie wraz z premierą jego najnowszej wersji wprowadzającej nowy format Office Open XML (OOXML) konkurencyjny w stosunku do standardu Open Document Format (ODF).

"Musimy jeszcze wypracować sposób, w jaki będziemy mogli przekonać masowego użytkownika do korzyści płynących z otwartych pakietów i nie ograniczać się przy tym do komunikowania tylko oszczędności płynących z licencji" - zauważa Andrzej Olsztyński. W popularyzacji otwartych pakietów oprogramowania biurowego istotna może okazać się dyskusja wywołana zakończonym niedawno procesem standaryzacji ODF i OOXML. OpenOffice zyskuje też nowe funkcje i coraz lepszą obsługę licznych formatów zapisu plików.

Największymi barierami w popularyzacji otwartych pakietów biurowych w polskich przedsiębiorstwach są jednak przede wszystkim przyzwyczajenia użytkowników i niechęć do zmian. Wiele firm zamierzających zastąpić posiadane oprogramowanie biurowe rozwiązaniami otwartymi staje przed koniecznością przeprowadzenia szkoleń z obsługi rozwiązań konkurencyjnych lub przynajmniej instrukcji obejmujących najważniejsze różnice dotyczące m.in. interfejsu graficznego. Ale również migracja do Office 2008 często wymaga konwersji dokumentów, a oprogramowanie ma zmieniony interfejs obsługi. Paradoksalnie przyzwyczajenia użytkowników do korzystania ze starszych wersji Office mogą pomóc w popularyzacji konkurencyjnych aplikacji. Okazuje się bowiem, że sposób obsługi aplikacji wchodzących w skład OpenOffice jest bardziej zbliżony niż w wypadku Microsoft Office System 2007, do interfejsu znanego ze starszych wersji pakietu biurowego Microsoftu.

Microsoft ma jednak poważny atut. Już od pewnego czasu firma rozwija funkcjonalność pakietu aplikacji biurowych pod kątem ich integracji z innymi elementami firmowego środowiska IT. Word lub Excel są zintegrowane z systemem Windows, oprogramowaniem Microsoft Outlook i Exchange oraz rozwiązaniami klasy ERP koncernu z Redmond. Integracja oprogramowania stopniowo staje się istotnym elementem wyróżniającym ofertę Microsoftu. Korzyści z niej wynikające najpewniej jeszcze długo będą niedostępne dla rozwiązań firm konkurencyjnych, a zwłaszcza dla aplikacji rozwijanych przez społeczność open source. Pytanie, ilu firmom taka integracja jest potrzebna?