W wielu walutach
-
- 01.10.2015, godz. 00:13
Zmiana systemu informatycznego sprawiła, że firma Quad/Graphics zyskała nowe możliwości, usprawniła pracę i jest już gotowa do przejścia na rozliczenia w euro.
W Quad/Graphics Europe przez wiele lat funkcjonował system wykorzystujący narzędzia Open Edge Progress. System ten działał od początku istnienia firmy i chociaż był rozbudowany funkcjonalnie i technologicznie, wykorzystywał dużą część starych modułów. Niezbędny był nowy, elastyczny system, który byłby zintegrowany z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie, obsłużyłby finanse, sprzedaż (fakturowanie zamówień), płace, zasoby, zaopatrzenie i magazyn.
Marek Gruszecki, wiceprezes ds. finansowych w Quad/Graphics Europe, mówi: „Przeprowadziliśmy długą i wnikliwą analizę przedwdrożeniową, zastanawiając się, czego naprawdę potrzebujemy. Jednego byliśmy pewni: nie chodziło o system, który w naszej firmie natychmiast zastąpi wszystkie inne rozwiązania informatyczne. Przyjęliśmy strategię elastycznego wdrożenia systemu finansowego, bez odcinania się od rozwiązań, które przez lata z powodzeniem użytkowaliśmy”.
Finalista konkursu "Computerworld Lider Informatyki 2015"
w kategorii "Przemysł": Quad/Graphics Europe.
Elastyczny system umożliwia ujmowanie operacji gospodarczych w wielu walutach
Quad/Graphics Europe współpracuje z wieloma zagranicznymi klientami, rozliczając się przy tym w różnych walutach. Nowy system musiał być nowoczesny, wielowalutowy, możliwy do szybkiego wdrożenia w nowej spółce, gdyby była taka potrzeba. Firma oczekiwała także elastyczności kont w księdze głównej, możliwości modyfikowania struktury raportowej bez programowania, dopasowania do potrzeb firmy, a także zgodności z systemem FK istniejącym w spółce-matce. Obecnie w Quad/Graphics Europe rozliczenia obejmują wiele walut, w tym korony duńskie, norweskie i szwedzkie, funty szterlingi, a także euro, USD i PLN. System IFS umożliwia sprawne ujmowanie takich rozliczeń.
Marek Gruszecki wyjaśnia: „Spółka Quad/Graphics Europe od lat dynamicznie się rozwija. Prowadząc działalność w Polsce i oferując usługi w całej Europie, nasz biznes oceniamy w walucie euro, lokalnie raportujemy w złotówkach, a będąc częścią korporacji Quad/Graphics Inc., raportujemy również w dolarach. W związku z tym potrzebowaliśmy systemu międzynarodowego i wielowalutowego, który pomógłby nam analizować ryzyko walutowe i pozwolił w metodyczny sposób to ryzyko minimalizować. Poprzednie używane przez nas systemy IT nie zapewniały takich możliwości. Technicznie jesteśmy w stanie oceniać wyniki w euro, nie czekając na wprowadzenie tej waluty w Polsce. Uważam, że to naprawdę innowacyjne rozwiązanie”.
Projekt wdrożenia systemu IFS w Quad/Graphics został zaplanowany na siedem miesięcy, ale podjęta została decyzja o przesunięciu wdrożenia głównego o trzy miesiące, by rozpocząć od uruchomienia systemu w spółce zależnej od Quad/Graphics Europe – CRT. W ten sposób firma mogła nabrać doświadczenia, lepiej przygotować się do migracji i ostatecznie podnieść jakość wdrożenia głównego.
Znaczące usprawnienie pracy
Wdrożenie nowoczesnego oprogramowania wymagało dużo pracy, w tym także zmian organizacji procesów, ale przyniosło istotne usprawnienia. Najważniejsze zmiany objęły analitykę, raportowanie, centralizację kontrahentów i fakturowanie.
Marek Gruszecki wyjaśnia: „Mamy ogromne potrzeby w zakresie analiz finansowych i raportowania. W naszym dziale finansowo-księgowym zapotrzebowanie na różnego rodzaju analizy rośnie w ogromnym tempie. W związku z tym mocno polegamy na systemach IT, gdyż tylko ich zastosowanie daje nam możliwość zwiększenia efektywności działania”.
Już w tej chwili system pozwala nam zwiększyć efektywność o 30% – o tyle wzrosła liczba transakcji procesowanych w IFS Applications. Oczekujemy, że system pozwoli nam na dalsze znaczące zwiększanie efektywności.
Wdrożenie IFS Applications umożliwiło poprawę jakości danych w systemie. Przy wdrożeniu uporządkowany został plan kont, zapewniono spójność danych finansowych dla danego obszaru, a nowy system raportowania jest o wiele sprawniejszy i wydajniejszy od dotychczasowego. Aplikacje umożliwiły również automatyzację wielu zadań – eliminacja ręcznej pracy przyczynia się nie tylko do wzrostu wydajności, ale także do zmniejszenia liczby błędów. Ma to istotne znaczenie w firmie, która regularnie podlega audytom zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym.
Marek Gruszecki mówi: „Ogromne znaczenie ma dla nas zapewnienie spójności i prawidłowości wszystkich danych finansowych. Wymogi raportowania finansowego są bardzo wysokie, a system IFS Applications pomaga nam je spełnić w sposób jasny i prosty. Dodam jeszcze, że działamy w specjalnej strefie ekonomicznej, co oznacza, że musimy mieć odpowiednio sparametryzowany system uwzględniający specyfikę takiej działalności. To również musieliśmy uwzględnić w czasie wdrożenia”.
