W styczniu 2011 r. będziemy wysyłać e-faktury

Koniec mozolnego procesu kompletowania, przesyłania i katalogowania drukowanych dokumentów sprzedażowych jest bliski...

Miesięcznie generujemy ponad 5000 faktur. Nie jest to może ilość powalająca, ale eliminując choćby 30 proc. faktur możemy zaoszczędzić czas i realne pieniądze.

Dominik Micuła, dyrektor IT firmy POCH

Do tej pory bywało, że elektroniczne faktury były wykorzystywane jednocześnie z klasycznymi dokumentami drukowanymi. Dlaczego? Dlatego że wysyłka dokumentu sprzedaży w formie cyfrowej była zdecydowanie szybszym i wygodniejszym, a często także pewniejszym sposobem na dostarczenie dokumentu sprzedażowego kontrahentowi. Towarzyszył temu jednak proceder drukowania i składania faktur, aby udawać, że zostały one otrzymane pocztą tradycyjną.

Od stycznia przyszłego roku takie działania przestaną być potrzebne. Wówczas bowiem - w ramach dostosowywania polskiego prawa do przepisów unijnych - zacznie obowiązywać rozporządzenie Ministra Finansów liberalizujące obieg faktur. Znosi ono m.in. obowiązek przesyłania dokumentów sprzedażowych w formie drukowanej. Oznacza to, że zgodnie z prawem fakturę będzie można przesłać kontrahentowi tylko w wersji elektronicznej, i to bez obowiązku opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwestia wyboru formatu i sposobu przesyłania faktur powinna być rozwiązana w wyniku porozumienia obu stron. Takie podejście ma m.in. ułatwić wdrażanie odpowiednich procedur organizacyjnych i niezbędnego oprogramowania.

Autentyczność i integralność

18 mld euro

oszczędności rocznie może przynieść wprowadzenie e-faktur w całej Unii Europejskiej.

Planowane zmiany oznaczają również, że od stycznia 2011 r. formalne ograniczenia dotyczące dystrybucji faktur w formie cyfrowej dotyczyć będą w zasadzie tylko konieczności zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu. Zgodnie z planowanym rozporządzeniem integralność i autentyczność faktury elektronicznej będą zachowane w szczególności dzięki zastosowaniu podpisu cyfrowego bądź przesłania faktury za pośrednictwem dedykowanego systemu wymiany danych EDI.

Przedsiębiorcy uzyskają jednak także możliwość przesyłania faktur dowolnymi środkami elektronicznymi gwarantującymi pewność co do tożsamości nadawcy i treści dokumentu. Dopuszczalne stanie się więc m.in. przesyłanie faktur zapisanych w formacie PDF i opatrzonych odpowiednim certyfikatem. Rozporządzenie wprowadzające zmiany, o które od lat zabiegali przedsiębiorcy, uprości również zasady przechowywania dokumentów.

Według przedstawicieli resortu finansów, dzięki przyspieszeniu przepływu faktur między podmiotami oraz zmniejszeniu kosztów dystrybucji dokumentów możliwe ma być podniesienie konkurencyjności polskiej gospodarki. Z pewnością stracą natomiast firmy doręczające klasyczne faktury. Statystycznie koszt obsługi faktur dystrybuowanych drogą elektroniczną jest 3-krotnie niższy od kosztów związanych z obsługą drukowanych dokumentów sprzedażowych. Z analiz przeprowadzonych na zlecenie Komisji Europejskiej wynika, że wprowadzenie faktur elektronicznych w całej Europie może przynieść oszczędności rzędu nawet 18 mld euro rocznie.