Zdecydują koszty

Wprowadzenie faktur elektronicznych to niższe koszty wydruku i kompletacji dokumentów oraz wysyłki, katalogowania i składowania. Chociaż na wdrożeniu e-faktur skorzysta środowisko, to nietrudno domyślić się, że głównym czynnikiem napędzającym wzrost popularności dokumentów sprzedażowych dystrybuowanych w formie elektronicznej będzie czynnik kosztowy. Tymczasem z analiz Deloitte wynika, że koszty przetwarzania faktur w wersji elektronicznej są nawet o 80% niższe niż koszty obsługi dokumentów drukowanych.

Liberalizacja sposobu dystrybucji faktur przyczyni się również do ograniczenia dotychczasowych kosztów i nakładu pracy związanych z przechowywaniem dokumentów sprzedażowych w formie drukowanej. Oszczędności w tym zakresie planowano m.in. w gliwickiej firmie POCH. "Miesięcznie generujemy ponad 5000 faktur, każda ma średnio po dwie strony. Nie jest to może liczba powalająca, ale eliminując choćby 30% faktur możemy zaoszczędzić czas i realne pieniądze" - mówi Dominik Micuła, dyrektor IT firmy POCH.

Według niego, przymiarki do wdrożenia systemu faktur elektronicznych jako części posiadanej platformy B2B miały miejsce wiosną 2010 r. Okazało się jednak, że przy tej - niemałej skądinąd - liczbie wysyłanych faktur koszty licencji i wygenerowania podpisu elektronicznego wynosiły w przeliczeniu na jeden dokument nawet kilkanaście groszy, co praktycznie równało się z kosztami druku. Zdecydowano więc o odłożeniu projektu na przyszłość. "Jeśli zostanie zniesiony obowiązek podpisu kwalifikowanego, to nie wyobrażam sobie, żeby w ciągu następnych 5 lat poważne firmy bawiły się jeszcze w papier. Jedno to oszczędność papieru i tonera, a drugie - znaczące usprawnienie procesu i przewaga nad konkurencją" - uważa.

Warto dodać, że w firmie POCH od niemal roku w formie elektronicznej do klientów wysyłane są m.in. odnośniki do atestów jakościowych. Każdego dnia system automatycznie przesyła kilkaset atestów pocztą elektroniczną. "Tu nie ograniczały nas żadne przepisy, potrzebna była tylko dobra wola klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie takich informacji dokumentów drukowanych" - podkreśla Dominik Micuła. Jego zdaniem, oszczędności wynikające z wprowadzenia mechanizmów pozwalających na przesyłanie atestów w wersji elektronicznej w POCH sięgają nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie. Projekt rozporządzenia nakłada jednak na wystawców i odbiorców faktur cyfrowych obowiązek zapewnienia "bezzwłocznego dostępu" do nich uprawnionym organom państwowym. W praktyce obowiązek taki można będzie wypełnić stosunkowo łatwo.