Z kolei wysyłając e-maile, warto przestrzegać kilku zasad. Na wszystkie zapytania należy odpowiadać konkretnie i tego samego oczekiwać od korespondentów. W przypadku spraw merytorycznych czy chociażby ustalania spotkań warto wysyłane e-maile opatrywać klauzulami typu "brak odpowiedzi do jutra oznacza akceptację".

Broniąc się przed niechcianymi informacjami warto ograniczyć swoją aktywność pozazawodową, realizowaną w godzinach pracy. I nie oznacza to tylko ograniczenia liczby przeglądanych każdego dnia witryn internetowych. Trzeba zastanowić się nad celowością korzystania z grup dyskusyjnych i list e-mailingowych, a także dokonać analizy ich rzeczywistej wartości. Uczestnictwo w wielu listach zazwyczaj naraża nas na konieczność odbierania dziesiątków e-maili od ich uczestników, często nie przestrzegających podstawowych zasad netykiety i zwracających się z dziesiątkami banalnych pytań.

Oznacza to także znaczące ograniczenie korespondencji prywatnej. Dla wielu osób poczta elektroniczna jest wciąż przede wszystkim kanałem do przesyłania różnego rodzaju życzeń i żartów, które rzadko ograniczają się do wymiany jednego, dwóch e-maili. Osobom, którym trudno zrezygnować z tego typu aktywności, warto polecić założenie drugiego prywatnego konta, na które będzie przesyłana wszelka korespondencja pozazawodowa. Potem pozostaje już tylko rygorystyczne przestrzeganie zasady, że do skrzynki tej zaglądamy tylko po godzinach pracy lub w momencie, gdy nie mamy pilnych zajęć.

Ważna postawa

Zmiany nie mogą jednak dotyczyć tylko zasad korzystania z poczty elektronicznej. Powinna za tym iść modyfikacja harmonogramu pracy, pozwalająca na efektywne wykorzystanie najbardziej produktywnych godzin dnia. W tym właśnie czasie warto ograniczyć do minimum korzystanie z poczty elektronicznej, a jeśli to możliwe, także telefonu, i skupić się na realizacji najbardziej wymagających zadań. Taka chwilowa izolacja zazwyczaj doskonale poprawia efektywność pracy i chroni przed frustracją, związaną z niewywiązywaniem się z najważniejszych obowiązków.

Wprowadzenie w życie tych zasad nie jest rzeczą łatwą. Wymaga dużej sumienności, a także asertywności, by przekonać współpracowników do ich respektowania. Wydaje się jednak, że po kilku miesiącach wysiłku wszyscy powinni przyzwyczaić się do stosowanych przez nas zasad.

Wystarczy konsekwentne ignorowanie przypadkowych e-maili, a także stworzenie odpowiedniego harmonogramu pracy, w którym powinno się znaleźć miejsce na załatwianie spraw nie związanych z codzienną pracą zawodową. Wszystkie tego typu kontakty powinny jednak mieć ustaloną porę i nie mogą zakłócać normalnego trybu pracy. Wydaje się, że jest to jedyny sposób, by zapanować nad bezmiarem informacji zalewających nas każdego dnia. Bo przecież lepiej jest "wykonywać właściwą pracę niż jakąś pracę wykonywać właściwie".

---