Z satysfakcją przedstawiamy dziś wyniki analizy programów finansowo-księgowych, dokonanej przez współpracującą z Computerworld firmę - Softutor. Satysfakcja tym większa, że poprzednia analiza (ComputerWorld nr 30), dotycząca programów dla hurtowni spotkała się z żywą i - co ważniejsze - pozytywną reakcją.

Opublikowany materiał zawiera tylko najważniejsze elementy tej analizy. Ułatwia on w pewnej mierze wybór, ale nie powinien stanowić podstawy do ostatecznej decyzji zakupu. Z natury rzeczy decyzja taka wymaga skojarzenia specyficznych potrzeb użytkownika z bardziej szczegółowo - niż w niniejszej publikacji - określonymi cechami programów. Sądzimy, że w tej materii SOFTUTOR byłby dobrym doradcą.

Co to znaczy - dobry program finansowo-księgowy?

Jaki powinien być dobry program obsługujący tak ważną dziedzinę zarządzania firmą jak finanse i księgowość? Jakie funkcje powinien spełniać, jakich informacji dostarczać? Inaczej mówiąc, który z licznych produktów tego typu mógłby aspirować do rangi standardu?

Odpowiedź na to pytanie nie należy do łatwych, głównie z powodu braku kryteriów. Jeżeli chodzi o kryteria formalne, istnieje w tej materii tylko nader ogólnikowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4.03.1991 r. Formułuje ono jedynie ogólne kryteria, które powinien spełnić pozostawiając ogromną dowolność co do koncepcji jego budowy.

Stąd też software finansowo-księgowy kształtowało w naszym kraju samo życie, a głównie konkretne zamówienia odbiorców. Tak powstającym rozwiązaniom starano się później nadać atrybut większej uniwersalności. Zadanie było tym trudniejsze, im częściej zmieniały się przepisy. Ta sytuacja trwa zresztą do dziś.

W poszukiwaniu wspólnego mianownika

Programy o większej uniwersalności, dostępne na bardziej powszechnym rynku, powstawały w różnym okresie. Różne było doświadczenie ich producentów, różna geneza. Z tego też powodu mamy dziś olbrzymią rozpiętość zastosowanych algorytmów prowadzenia kont księgowych, wzorów wydruków, prezentacji zapisów na ekranie. Dlatego również znalezienie jednolitych kryteriów oceny wydaje się niezwykle trudne. Ci, którzy próbują tego dokonać, z reguły narażeni są na zarzut zbyt daleko idących uproszczeń, zwłaszcza w sensie pominięcia specyficznych zalet, znamiennych tylko dla takiego, a nie innego programu.

Już na wieść o zamiarze opublikowania wyników tej analizy (w komputerowym światku wieści rozchodzą się szybko) kilka firm telefonowało do redakcji, w obawie czy nie zostaną pokrzywdzone.

My z kolei boimy się, że porównania z konieczności dotyczą programów uzyskanych tu i teraz. Niektórzy producenci mogą więc mieć uzasadnioną pretensję, że w zbyt małym stopniu uwzględniono walor łatwej i szybkiej adaptacji programu do zmieniających się przepisów.

Softutor dokonał analizy programów (nie wszystkich - następną grupę przedstawimy w jednym z najbliższych numerów), zawierających podstawowe dla prowadzenia sprawozdawczości finansowej i księgowości funkcje, również takie, które rozbudowane są wieloma przydatnymi modułami jak np. budżetowanie, arkusz kalkulacyjny itp.

Były to zarówno niektóre programy producentów krajowych, jak i dwa spośród dostępnych na naszym rynku programów zagranicznych.

Zamierzeniem autorów (ambitnym, trzeba przyznać) stała się próba stworzenia modelowego standardu i zastosowania go jako miary do badanych "delikwentów". Każda funkcja, jaką powinien spełniać taki standardowy, czy wzorcowy program została rozłożona na czynniki pierwsze.

Model

W modelowym standardzie przyjęto ściśle sprecyzowane założenia:

Plan kont. Program fin.-ks., który pretenduje do miana standardu, musi dawać możliwość swobodnego budowania planu kont. Analizie poddano sposób budowania planu kont oraz podziału kont syntetycznych na konta analityczne. Po jednym punkcie przyznano m.in. za: format konta, dający możliwość rozbudowania konta syntetycznego do co najmniej dwóch analitycznych; definiowaną przez użytkownika strukturę grupy kont; definiowaną przez użytkownika długość konta głównego (syntetycznego) od 2 do 5; podział na konta rozrachunkowe i nierozrachunkowe; możliwość tworzenia i wykorzystania przy budowaniu planu kont tzw. skoroszytów-grup analitycznych; możliwość przeszukiwania planu kont przy zastosowaniu różnych kryteriów.

Księgowanie. Za dobrze opracowane księgowanie można było zarobić stosunkowo dużo punktów. Oceniano zarówno sposób wprowadzania dekretacji, jak i stosowane przez program zabezpieczenia przed wprowadzaniem błędnych danych. I tak, program otrzymywał m.in. jeden punkt za każdą pozytywną odpowiedź na pytania o: możliwość zapisywania dekretacji do zbiorów roboczych; możliwość definiowania przez użytkownika symboli dowodów; możliwość stornowania dowodów; możliwość dopisywania pozycji do zaksięgowanych dowodów; możliwość opisu dowodu; podpowiedź planu kont podczas księgowania; możliwość zapamiętywania kont i przywoływania ich w innym miejscu; kontrolowanie bilansowania dowodu. Premiowano również badanie występowania podanych kont w planie kont oraz możliwość ich prowadzenia w wielu walutach.

Rozrachunki. Przydatność programów, z punktu widzenia prowadzenia rozrachunków na kontach, badano pod względem możliwości automatycznego kojarzenia zapisów, ręcznego kojarzenia zapisów oraz możliwości uzyskania informacji o stanie rozrachunków na koncie. Dodawano punkt za informowanie o wykonanych rozrachunkach oraz za anulowanie błędnych rozrachunków od daty do daty. Za każdą pozytywną odpowiedź przyznano jeden punkt.

Odsetki. Z rozrachunkami ściśle wiąże się możliwość uzyskiwania informacji o stanie płatności zarówno obcych, jak i własnych (co jest szczególnie istotne przy obecnym poziomie wzajemnego zadłużenia firm) oraz o terminowości dokonywania płatności. Programy obdarzano jednym punktem m.in. za: automatyczne naliczanie odsetek na dowolny dzień, naliczanie odsetek zmiennym w czasie wskaźnikiem oraz za drukowanie monitów, not odsetkowych i poleceń przelewu.

Sprawozdania - prezentacja danych. Podstawą tej części analizy był sposób przedstawiania wyników w części "księgowanie". Za zbliżone do standardu (modelu) prezentowanie danych programy mogły uzyskać największą ilość punktów. Jednocześnie, w tym kryterium zanotowano największą różnorodność zastosowanych rozwiązań. W analizie punktowano zestawienia wymagane przez Ministra Finansów w Rozporządzeniu z dn. 4.03.1991 r. oraz zestawienia dające możliwość poprawnego wykonywania takich funkcji jak: wyszukiwanie kwoty, sumowanie grupy kont, obroty miesięczne. Programy mogły zarobić punkty za zdolność przygotowania raportu kasowego, sprawozdań dla GUS, możliwość definiowania własnych raportów użytkownika, możliwość posługiwania się arkuszem kalkulacyjnym, za dziennik zapisów w układzie chronologicznym, za przenoszenie sumy na wydrukach wielostronicowych, itp.

Oprócz uzyskiwania zestawień w postaci liczb na ekranie i wydruku, w tej części analizy wzięto pod uwagę również graficzną prezentację danych. Po jednym punkcie przyznano za wykresy zdefiniowane przez producenta, za możliwość definiowania wykresów przez użytkownika oraz za wykresy słupkowe, liniowe, kołowe, trójwymiarowe.

Bezpieczeństwo. Przy ocenie bezpieczeństwa zwracano uwagę na to, by dostęp do programu i do danych w nim zawartych miały tylko upoważnione osoby. Programy uzyskiwały po jednym punkcie za system haseł, przyznawanie uprawnień dla danego hasła, czasowe przyznawanie uprawnień, kodowanie zbiorów, kontrolę aktywności użytkowników oraz możliwość archiwizowania baz danych.

Przyjazność programu. Program, obsługiwany przez wiele osób wiele godzin dziennie, powinien być przyjazny dla użytkownika. Dawać mu szansę skupienia się na pracy merytorycznej i analizowaniu zapisów, a nie na "walce" z programem. W tej części analizy zwrócono uwagę na możliwość definiowania przez użytkownika tzw. menu, pomoc kontekstową (F1-Help); możliwość definiowania zawartości podpowiedzi przez samego użytkownika oraz możliwość korzystania z kalkulatora.

Otwartość. W tej części analizy skupiono się na zbadaniu otwartości programu na eksport i import danych. Biorąc pod uwagę płynność przepisów i to, że praktycznie każda firma w Polsce ma tzw. specyfikę branżową, programy uzyskiwały punkty za dostępność dokumentacji technicznej, dostępność do kodu źródłowego oraz możliwość modyfikowania programu przez producenta, bądź przez samego użytkownika.

Sprzęt. Standardowy program powinien sprostać wymaganiom sprzętowym od PC XT po najnowsze maszyny. Praktycznie wszystkie programy wyszły z tej części analizy obronną ręką. Dodatkowo przyznano punkty za możliwość wykorzystania dowolnej drukarki, polskie litery, poprawną pracę w sieci typu Novell oraz możliwość pracy w systemie UNIX.

Informacje dodatkowe

Podobnie, jak w przypadku programów obsługujących hurtownie, nie weryfikowano liczby wdrożeń, polegając na danych uzyskanych od producenta oprogramowania. Ceny oprogramowania dotyczą najpełniejszej wersji ze wszystkimi modułami, które (wg autorów analizy) powinny być zawarte w standardzie. Dwa programy mają rodowód zagraniczny.

Rezultaty

Analiza programów finansowo-księgowych wykazała, że, niestety, nie ma w tej chwili na rynku programu standardowego. Kilka firm posiada oprogramowanie zbliżone do standardu. Czas pokaże, który program stanie się najbliższy ideałowi. Polscy producenci oprogramowania mało uwagi poświęcają graficznej prezentacji danych oraz budżetowaniu, planowaniu wydatków i dochodów (być może dlatego, że w naszym kraju trudno cokolwiek zaplanować). Natomiast producent zagraniczny zupełnie pominął naliczanie odsetek za płatności przeterminowane (za granicą nie mają z tym kłopotów?). Wśród analizowanych programów nie stwierdzono żadnych niezgodności z przepisami.

W wybranym zbiorze można rozróżnić trzy grupy programów.

Pierwsza grupa, to produkty dobre, mogące zadowolić praktycznie każdego użytkownika. Druga grupa, to produkty podobne do tych z pierwszej, ale zawierające mniejsze możliwości funkcjonalne, czyli mniej przyjazne dla użytkownika. Trzecia grupa to programy dla użytkowników z doskonałą pamięcią (brak pomocy), oferujące wyraźnie mniejszy zakres możliwości funkcjonalnych.

Potencjalnym użytkownikom polecamy dokładne przestudiowanie tabel ukazujących stopień zbliżenia się programów do standardu. Przypominamy jednak, iż niektórym potencjalnym klientom może zupełnie wystarczać program spełniający tylko podstawowe funkcje.

Na koniec kilka uwag od autorów analizy. Z powodu braku możliwości skwantyfikowania oceny dotyczącej sposobu komunikowania się systemu z użytkownikiem i jakości obsługi, autorzy przyznali subiektywne oceny poszczególnym programom. Z tego punktu widzenia - zdaniem autoró w- wyróżniają się programy firm: Simple, SOFTAR oraz Buchalteria.

Z podobnych powodów przyznano subiektywnie punkty za jakość instrukcji, dołączanych do każdego programu. Na uwagę - w opinii autorów - zasługują instrukcje do programów firm: leGAT, Simple i SAARI-MAJOR. Instrukcje te bowiem dają pełną wiedzę o programach i zawartych w nich funkcjach.