W poczuciu odpowiedzialności

Do usprawnienia procesu planowania - i wywiązywania się z planów - mobilizuje nas przede wszystkim chęć zaspokojenia oczekiwań akcjonariuszy Budimex Soft S.A.

Do usprawnienia procesu planowania - i wywiązywania się z planów - mobilizuje nas przede wszystkim chęć zaspokojenia oczekiwań akcjonariuszy Budimex Soft S.A.

Na początku nasza spółka składała się z kilkunastu osób. Wtedy planowanie nie stanowiło problemu, odbywało się spontanicznie, na bieżąco, podczas spotkań wszystkich pracowników. Dzisiaj Budimex Soft S.A. liczy ponad 80 zatrudnionych, dzieli na kilka departamentów zajmujących się różnymi dziedzinami oraz ma kilku akcjonariuszy, którzy spodziewają się po niej zysków. Planowanie musiało uzyskać bardziej sformalizowany charakter, a zarazem nie mogło powielać złych wzorów planowania z poprzedniej epoki gospodarki centralistycznej. Wypracowaliśmy własną procedurę.

Na podstawie bilansu

Obowiązują u nas plany roczne, które konstruowane są zawsze w styczniu. Do najniższych komórek trafiają dane o wykonaniu ubiegłorocznego planu, a przede wszystkim o rzeczywistych kosztach, jakie wiązały się z ich działalnością, czyli dane zaczerpnięte z bilansu oraz informacje od zarządu o głównych kierunkach pracy firmy. Każdy departament jest reprezentowany w zarządzie przez swojego dyrektora. Dyrektor na bieżąco widzi, co się dzieje na rynku. Zarząd wytycza główne kierunki rozwoju na podstawie ich informacji. Strategiczne decyzje rozwojowe lub wpływające na kondycję całej spółki, np. takie jak podjęta ostatnio współpraca z CSBI, zatwierdza Rada Nadzorcza. Obecnie najważniejszym punktem naszego planu jest rozwój działu sieci, a w następnym roku będzie to najprawdopodobniej oprogramowanie do zarządzania przedsięwzięciami (project management) oraz systemy do zarządzania produkcją MFG/PRO (temu ostatniemu służy właśnie ostatnia umowa z CSBI).

Plan na arkuszu

Dyrektorzy departamentów i kierownicy niższych szczebli na podstawie uzyskanych danych tworzą własne plany. Polega to na tym, że wartościowo określają plan sprzedaży. Jeśli zamierzają zatrudnić nowych ludzi, to nie ich widać w planie, lecz odpowiednie liczby oznaczający koszty ich pozyskania, utrzymania oraz zysk z ich pracy. Plany poszczególnych kierowników - w postaci rzędów cyfr - trafiają do zarządu. Zarząd czasem indywidualnie je jeszcze konsultuje, a następnie akceptuje. W tym momencie zostają wprowadzone do arkusza kalkulacyjnego. Plany podzielone są na miesiące, działy, kwoty kosztów itd. Każdy kierownik dostaje ów plan oraz co miesiąc wydruk z wyliczeniem - na podstawie danych księgowych - na ile jego plan został wykonany. Na spotkaniach szefów analizowane są szczególnie drastyczne przypadki nie realizowania planu.

Czasu ciągle za mało

Aczkolwiek nie ma w naszej firmie znienawidzonego przez wszystkich planowania wg procedur obowiązujących w gospodarce centralistycznej (czyli pod dyrektywy z góry), to jednak pozostał pewien odruch alergiczny. Od kierowników niższych szczebli bardzo trudno jest wyegzekwować propozycję planu, albowiem oni uważają, że mają ważniejsze sprawy na głowie niż planowanie. Oni są naprawdę mocno zajętymi ludźmi i swoim czasem gospodarują bardzo uważnie. Planowanie niekiedy uważają za stratę czasu (mimo że doskonale władają narzędziami informatycznymi ułatwiającymi je), zwłaszcza że ciągle mamy do czynienia z bardzo niestabilnym rynkiem. Stale pojawiają się na nim nowe produkty, które o 100% potrafią zmienić sytuację danej firmy. Zmienia się nawet od lat ustalony i - wydawałoby się niezmienny - rytm wzmożonych i słabych zakupów sprzętu w poszczególnych miesiącach. Tego wszystkiego nie da się przewidzieć. Inną przeszkodą efektywnego planowania jest rozbieżność między pierwszymi reakcjami potencjalnych klientów (przeważnie pozytywnymi, rokującymi nadzieje na dużą sprzedaż) a ostatecznie podejmowanymi decyzjami o zakupie (które już są znacznie bardziej wstrzemięźliwe). Jest to bardzo mylące. Zarząd naciska jednak na skrupulatność przy planowaniu, bo ma poczucie obowiązku wobec akcjonariuszy oraz pracowników. Musi przewidzieć spływ gotówki, musi zabezpieczyć się finansowo przed niespodziankami, musi stabilizować gospodarowanie pieniędzmi po to, aby stale inwestować i rozwijać się. Planowanie jest po prostu konieczne.

Maria Madej jest dyrektorem ekonomicznym oraz wiceprezesem Budimex Soft S.A.